큰 규모의 이벤트를 준비할 때는 초대한 게스트에게 필요한 모든 정보를 하나의 캘린더 일정에 담아두는 것이 좋습니다. 그렇게 하면 초대받은 사람들이 이벤트가 언제 열리는지, 어디에서 진행되는지, 사전에 준비해야 할 추가 서류가 무엇인지 미리 파악할 수 있습니다. 구글 캘린더를 사용하면 이 모든 작업을 한 번에 처리할 수 있다는 사실을 알고 계셨나요? 일정을 설정하고 게스트와 공유하기만 하면 나머지는 구글이 알아서 처리해 줍니다. 지금부터 PC와 모바일의 구글 캘린더에서 위치와 첨부 파일까지 포함된 일정을 만드는 방법을 단계별로 살펴보겠습니다.
구글 캘린더로 일정 만드는 방법
일정을 만들려면 브라우저에서 구글 캘린더 웹사이트에 접속한 뒤, 아래 단계를 따라 해 보세요.
- 캘린더가 원하는 보기 방식으로 표시되지 않으면 오른쪽 상단의 드롭다운 메뉴를 클릭해 적합한 형식을 선택하세요. 가까운 미래의 일정을 빠르게 등록하려면 '월간' 보기가 가장 편리합니다.
- 이벤트를 열 날짜를 선택하고 클릭합니다.
- 회의가 시작될 예상 시간을 선택합니다.
- 새로운 일정 전용 창이 팝업으로 열립니다.
- 맨 위에 이벤트 이름을 입력합니다. 시작 및 종료 시간도 함께 설정할 수 있으며, 시작과 끝이 정해져 있지 않은 일정이라면 '종일'에 체크해 하루 종일 지속되도록 설정할 수 있습니다.
모바일에서는 대부분의 안드로이드 기기에 기본 설치되어 있는 구글 캘린더 앱을 사용해 일정을 등록할 수 있습니다.
- 구글 캘린더 앱을 연 뒤 왼쪽 상단의 햄버거 메뉴를 탭해 월간 보기로 전환합니다.
- 이벤트가 열릴 날짜를 선택합니다.
- 해당 날짜를 한 번 더 탭하면 일정 생성이 시작됩니다.
- 일정 이름을 입력하고 시작 예상 시간을 설정합니다. '종일' 일정이라면 해당 옵션을 켜면 됩니다.
일정에 위치 추가하는 방법
데스크톱에서 구글 캘린더를 사용 중이라면 이제 일정에 위치를 추가해 보겠습니다. 특정 장소에서 이벤트를 주최할 때 특히 유용한 기능으로, 게스트가 위치를 바로 확인하고 행사장까지 길찾기를 받을 수 있습니다.
- 먼저 '위치' 입력란에 이벤트 장소를 입력합니다. 특정 건물이나 매장 이름을 입력하면 구글이 자동으로 인식해 줍니다.
- 위치 입력란 옆의 작은 지도 아이콘을 클릭하면 화면 오른쪽에 구글 지도가 열립니다.
- 여기서 길찾기 버튼을 눌러 가는 경로를 확인하거나, 장소 사진을 둘러보며 현장 분위기를 미리 파악할 수 있습니다.
모바일에서도 과정은 크게 다르지 않습니다.
- 일정 카드를 만든 후 아래로 스크롤해 '위치 추가' 옵션을 찾아 탭합니다.
- 캘린더에 기기 위치 접근 권한을 허용한 뒤 위치를 입력합니다.
- 위치 섹션에 해당 장소의 주소가 표시됩니다.
- 아래 이미지를 탭해 구글 지도 앱에서 '지도에서 표시'를 선택하면 해당 위치까지의 길을 바로 확인할 수 있습니다.
일정에 첨부 파일 추가하는 방법
제목, 시간, 위치까지 설정했다면 이제 선택 사항인 첨부 파일을 추가할 차례입니다. 일정표, 초대장, 티켓, 메뉴 같은 문서를 참석자들과 공유할 때 매우 유용한 기능입니다.
- 일정 생성 창 하단, 위치 섹션 아래를 살펴보세요. '설명 또는 첨부파일 추가'라는 텍스트 상자가 보입니다.
- 첨부파일을 탭합니다.
- 기본적으로 구글 캘린더는 구글 드라이브에서 파일을 업로드하도록 안내합니다. 파일이 드라이브에 있다면 그대로 진행하면 되고, PC에 저장되어 있다면 상단의 '업로드'를 클릭해야 합니다.
- 파일을 업로드한 후에는 게스트가 내용을 쉽게 파악할 수 있도록 간단한 설명을 덧붙여 주세요.
모바일에서 첨부 파일을 추가하는 방법은 다음과 같습니다.
- 일정 카드에서 맨 아래까지 스크롤한 뒤 '첨부파일 추가'라는 종이클립 아이콘을 탭합니다.
- 문서나 이미지를 업로드할 출처를 선택합니다. 데스크톱과 달리 모바일에서는 기기에서 바로 업로드할 수 없으므로, 먼저 파일을 드라이브에 올려두어야 합니다.
일정에 게스트 초대하는 방법
모든 준비가 끝났다면 이제 이벤트에 사람들을 초대할 차례입니다.
- 일정 카드의 날짜 아래에서 '게스트' 섹션을 찾을 수 있습니다. 이름이나 이메일 주소를 입력해 사람들을 추가하세요. 걱정하지 마세요. 입력하는 즉시 이메일이 발송되는 것은 아니며, 초대장을 보내기 전에 게스트 목록을 충분히 수정할 수 있습니다.
- 하단에는 게스트가 할 수 있는 작업 옵션이 있습니다. 기본적으로 게스트는 다른 사람을 초대하고 게스트 목록을 볼 수 있으므로, 원하지 않는다면 체크를 해제하세요.
- 마지막 단계이므로 하단의 저장 버튼을 누릅니다. 구글이 게스트에게 이메일 초대장을 보낼지 묻는데, 동의하거나 보내지 않을 수 있습니다.
- 게스트에게 필요한 권한을 부여했는지 확인한 후 초대를 누릅니다.
게스트는 초대 이메일을 통해 이벤트 일시를 확인하고, 지도 링크를 클릭해 장소를 살펴보고, 미리 추가한 첨부 파일을 열람할 수 있습니다. 물론 초대를 수락하거나 거절하는 것도 가능합니다.
데스크톱용 캘린더에서 추가한 일정은 모바일 앱에도 자동으로 표시되며, 그 반대의 경우도 마찬가지입니다. 모바일용 구글 캘린더로 게스트를 초대하려면 아래 방법을 따라 해 보세요.
- 구글 캘린더 앱의 일정 카드에서 '사람 추가' 버튼을 탭합니다.
- 이름과 이메일 주소를 차례로 입력합니다. 모두 추가했다면 완료를 누릅니다.
- 저장을 탭합니다.
- 구글이 초대장 발송 여부를 묻습니다. 동의하면 보내기를 누릅니다.
이것으로 끝입니다. 이벤트의 모든 세부 정보가 담긴 초대장이 참석자들의 받은 편지함으로 곧 전달될 것입니다.
이벤트 준비는 생각보다 복잡할 수 있기 때문에, 관련 작업을 한곳에 모아 처리할 수 있는 도구는 활용할 가치가 충분합니다. 이제 구글 캘린더에서 일정을 만들고, 위치를 추가하고, 유용한 문서를 첨부한 뒤 게스트에게 초대장을 보내는 방법까지 모두 익혔습니다.
구글 앱 제품군은 일상적인 업무를 처리할 때 늘 좋은 선택지입니다. 예를 들어 구글 지도로는 자주 쓰는 경로를 손쉽게 저장할 수 있고, 구글 어시스턴트를 활용하면 업무 생산성을 높일 수도 있습니다.
자주 묻는 질문
1. 구글 캘린더를 공유하려면 어떻게 해야 하나요?
구글 캘린더를 공유하면 여러모로 유용합니다. 예를 들어 이벤트 주최자가 내 캘린더에 접근해 특정 날짜에 일정이 비어 있는지 확인할 수 있습니다. 캘린더 공유를 시작하는 방법을 자세히 알려주는 별도의 튜토리얼도 준비되어 있으니 참고해 보세요.
2. 구글 캘린더가 마음에 들지 않습니다. 대안은 무엇인가요?
어떤 이유에서든 구글 캘린더가 마음에 들지 않는다면 Outlook 캘린더, Zoho 캘린더, Nextcloud 캘린더, Teamup 등의 대안을 고려해 볼 수 있습니다. 이러한 서비스들을 비교한 글도 확인해 보세요.
3. 구글 캘린더를 Amazon Alexa와 연동할 수 있나요?
네, 가능합니다. Google, Microsoft, Apple 캘린더 중 어떤 것을 Alexa 지원 기기에 추가하든 초기 설정 단계는 항상 동일합니다.
- 스마트폰이나 태블릿에서 Amazon Alexa 앱을 실행합니다.
- 왼쪽 상단의 '메뉴' 아이콘을 탭합니다.
- '설정 -> 캘린더 및 이메일'을 탭합니다.
- '계정 추가'를 탭합니다.
이제 Alexa 계정에 연동할 캘린더 애플리케이션을 선택할 수 있습니다.
Alexa와 캘린더 동기화에 대해 더 자세히 알고 싶다면 전체 글을 읽어보세요.