대용량 데이터를 다룰 때 구글 스프레드시트의 필터 기능을 제대로 활용하면 작업 효율이 크게 향상됩니다.
필터를 적용하는 방법은 크게 두 가지입니다. 첫 번째는 메뉴에서 '필터 뷰'를 만들어 원하는 조건으로 데이터를 걸러 보고, 필요할 때마다 다시 불러올 수 있는 방식입니다. 두 번째는 더욱 유동적인 방법인 FILTER 함수를 사용해 조건에 맞는 데이터만 추출하는 것입니다.
이 글에서는 두 가지 방법을 모두 자세히 살펴보겠습니다.
구글 스프레드시트에서 필터 뷰 만들기
이 방법은 대용량 데이터셋에서 내가 보고 싶은 데이터만 골라 화면에 표시하고, 나머지 데이터는 모두 숨기는 필터를 적용하는 방식입니다. 여러 필터 조건을 조합하면 더욱 정교한 필터 뷰도 만들 수 있습니다.
필터 뷰 만드는 방법
예를 들어 고객의 상품 구매 데이터가 있다고 가정해 보겠습니다. 이 데이터에는 이름, 주소, 이메일, 전화번호 등의 정보가 담겨 있습니다.
이 예시에서는 캘리포니아주 플레이타 비스타(Playa Vista)에 거주하는 고객 중 '.gov' 이메일 주소를 사용하는 고객만 확인하고 싶다고 해보겠습니다.
1. 먼저 메뉴에서 '필터 만들기(Create a Filter)' 아이콘을 선택합니다. 깔때기 모양으로 생긴 아이콘입니다.
2. 각 열 헤더 오른쪽에 작은 필터 아이콘이 나타납니다. 고객 주소(Customer Address) 필드 상단의 깔때기 아이콘을 클릭해 해당 필드의 필터를 설정합니다.
3. 필터 옵션을 설정할 수 있는 창이 열립니다. '값 기준 필터링(Filter by values)' 왼쪽의 화살표를 클릭한 뒤 '지우기(Clear)'를 선택해 해당 필드의 모든 항목 선택을 해제합니다.
참고: 이 단계는 매우 중요합니다. 전체 레코드를 표시하던 상태를 '아무것도 표시하지 않음'으로 초기화해야 이후 단계에서 만들 필터를 제대로 적용할 수 있기 때문입니다.
4. 그 아래 입력란에 필터링할 텍스트를 입력합니다. 이 예시에서는 'Playa Vista'를 입력하고 검색 아이콘을 눌러 해당 텍스트가 포함된 레코드만 표시합니다. 검색 결과 목록에 나타난 항목을 모두 선택하세요. 그러면 선택한 항목만 스프레드시트에 표시되도록 필터가 설정됩니다.
5. '확인(OK)' 버튼을 누르면 시트의 데이터가 필터링되어 플레이타 비스타 거주 고객만 표시됩니다.
6. 두 번째 필드로도 필터링하려면 해당 필드 상단의 필터 아이콘을 클릭하고 위 과정을 반복합니다. 모든 항목 선택을 해제한 뒤 'gov'를 입력해 'gov'가 포함되지 않은 이메일 주소를 걸러내고, 해당 항목들을 선택한 후 확인을 누르면 됩니다.
이렇게 하면 관심 있는 레코드만 데이터셋에서 표시되도록 필터가 설정됩니다. 스프레드시트를 열 때마다 이 과정을 반복하지 않으려면 필터를 저장해 두는 것이 좋습니다.
필터 뷰 저장 및 불러오기
필터 설정을 마친 후에는 필터 뷰로 저장해 언제든 다시 사용할 수 있습니다.
필터 뷰를 저장하려면 필터 아이콘 옆의 드롭다운 화살표를 클릭하고 '필터 뷰로 저장(Save as filter view)'을 선택합니다.
그러면 스프레드시트 상단에 진회색 막대가 나타나며, 필터가 적용된 범위와 필드 이름이 표시됩니다. '이름(Name)' 옆 입력란을 클릭하고 이 필터에 붙일 이름을 입력한 후 Enter 키를 누르면 됩니다.
회색 막대 오른쪽에는 톱니바퀴 아이콘이 있습니다. 이 아이콘을 클릭하면 다음과 같은 필터 옵션을 사용할 수 있습니다.
- 필터 이름 변경
- 필터가 적용되는 범위 수정
- 원본 필터에 영향을 주지 않고 복사본을 만들어 수정
- 필터 삭제
활성화된 필터는 언제든 필터 아이콘을 다시 클릭해 끌 수 있습니다.
필터가 켜져 있으면 필터 아이콘이 초록색으로 바뀌고, 꺼져 있으면 다시 검은색으로 돌아갑니다. 이 색상 변화만으로 현재 전체 데이터가 보이는지, 아니면 필터로 인해 일부 데이터가 숨겨져 있는지 빠르게 파악할 수 있습니다.
나중에 만들어 둔 필터를 다시 사용하려면 필터 아이콘 옆 드롭다운 화살표를 클릭하세요. 저장해 둔 필터가 메뉴에 나타나며, 원하는 필터를 선택하기만 하면 됩니다.
그러면 이전에 설정해 둔 조건에 따라 뷰가 다시 필터링됩니다.
FILTER 함수로 필터링하기
구글 스프레드시트에서 필터를 적용하는 또 다른 방법은 FILTER 함수를 사용하는 것입니다.
FILTER 함수를 사용하면 원하는 개수만큼 조건을 지정해 데이터를 필터링할 수 있습니다.
앞서 사용한 고객 구매 데이터 예시를 그대로 활용해 FILTER 함수 사용법을 알아보겠습니다.
FILTER 함수의 기본 문법은 다음과 같습니다.
=FILTER(range, condition1, [condition2, ...])
범위(range)와 하나의 필터 조건(condition1)만 필수이며, 추가 조건은 필요에 따라 몇 개든 붙일 수 있습니다.
각 인수의 의미는 다음과 같습니다.
- range: 필터링하려는 셀 범위
- condition1: 결과를 필터링하는 데 사용할 열 또는 행
- conditionX: 필터링에 추가로 사용할 다른 열 또는 행
단, 조건으로 사용하는 범위는 전체 범위와 행 수가 반드시 같아야 한다는 점에 유의하세요.
예를 들어 이 글 앞부분에서 만든 것과 동일한 필터를 FILTER 함수로 구현하려면 다음과 같이 입력합니다.
=FILTER(F1:J20,SEARCH("Playa Vista",H1:H20),SEARCH("gov",I1:I20))
이 수식은 원본 데이터 테이블(F1:J20)에서 행과 열을 가져온 뒤, SEARCH 함수를 중첩해 주소 열과 이메일 열에서 원하는 텍스트를 검색합니다.
SEARCH 함수는 특정 텍스트가 '포함되어 있는지' 확인할 때만 필요합니다. 정확히 일치하는 값을 찾으려면 조건문을 다음처럼 간단하게 쓸 수 있습니다.
I1:I20="nmathou3@zimbio.com"
또한 > 또는 < 같은 비교 연산자를 활용하면 특정 값보다 크거나 작은 데이터만 골라낼 수도 있습니다.
Enter 키를 누르면 FILTER 함수의 결과가 별도의 결과 테이블 형태로 표시됩니다.
결과는 함수 첫 번째 인수로 지정한 범위의 열만 반환됩니다. 따라서 모든 결과가 제대로 표시될 수 있도록 충분한 공간(열)이 확보된 셀에 FILTER 함수를 입력하는 것이 중요합니다.
마무리: 구글 스프레드시트 필터 활용
구글 스프레드시트의 필터 기능은 방대한 데이터 속에서 원하는 정보를 빠르게 찾아내는 강력한 도구입니다. FILTER 함수는 원본 데이터를 그대로 유지하면서 다른 위치에 결과를 출력할 수 있어 유연성이 뛰어납니다.
반면 기본 필터 기능은 현재 데이터 뷰를 원하는 대로 즉석에서 변경할 수 있으며, 필터를 자유롭게 저장, 활성화, 비활성화, 삭제할 수 있습니다.
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