Google Drive 계정에 PDF 문서를 텍스트 형식으로 보관하고 싶다면, PDF를 Google 문서(Google Docs)로 변환하는 기능이 그 해답입니다.
다만 PDF 변환이 생각만큼 간단하지는 않습니다. 물론 몇 번의 클릭만으로 PDF 파일을 Google 문서 파일로 빠르게 바꿀 수 있습니다. 하지만 이러한 편리함에는 대가가 따르는데, 바로 원본의 서식과 스타일이 깨질 수 있다는 점입니다. 아래 예시에서 직접 확인해 보실 수 있습니다.
다행히도 원본 PDF의 서식을 그대로 유지하면서 변환할 수 있는 우회 방법들이 존재합니다. 어떤 방법을 선택할지는 애초에 서식을 얼마나 중요하게 여기는지에 따라 달라집니다.
변환 전 준비 사항
PDF 파일을 Google 문서 형식으로 변환하기 전에, 먼저 PDF 문서에 들어가야 할 모든 정보가 제대로 입력되어 있는지 확인해야 합니다.
예를 들어 임대차 계약서 PDF를 변환하는 경우라면, 변환 전에 계약서의 관련 정보를 모두 작성해 두어야 합니다. 이 작업은 평소 사용하는 PDF 편집기로 할 수 있습니다.
컴퓨터에 PDF 편집기가 없다면 Smallpdf 같은 무료 온라인 PDF 편집 도구를 이용하는 것이 가장 간편합니다.
문서 내 모든 양식을 작성했다면 파일을 PDF 형식으로 다운로드하세요. 이제 Google 문서 형식으로 변환할 준비가 완료되었습니다.
방법 1: Google Drive에서 빠르게 변환하기
PDF 파일을 가장 빠르게 Google 문서로 변환하는 방법은 Google Drive 안에서 바로 변환 과정을 시작하는 것입니다.
- Drive 폴더 안에서 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고 파일 업로드를 선택하여 PDF 파일을 Google Drive에 업로드합니다.
- 업로드가 완료되면 해당 파일을 오른쪽 버튼으로 클릭하고 연결 프로그램에서 Google 문서를 선택합니다.
- 그러면 Google 문서가 자동으로 PDF 문서를 Google 문서 형식으로 변환해 줍니다.
변환 결과를 보면 대부분의 PDF에서 텍스트 자체는 올바르게 가져와지지만, 서식은 완벽하지 않은 경우가 많다는 점을 바로 알 수 있습니다.
자동 변환 시 흔히 발생하는 오류는 다음과 같습니다.
- 두 줄 간격이 한 줄 간격으로 변경됨
- 줄 간격이 아예 사라짐
- 들여쓰기가 제거됨
- 번호 목록이나 글머리 기호 목록이 하나의 문단으로 합쳐짐
- 작성 가능한 양식 필드가 삭제됨
변환 전에 PDF 문서의 양식 필드를 미리 작성해 두었다면, 해당 필드의 텍스트는 비교적 잘 변환됩니다.
결국 이 자동 변환 방법은 서식보다는 텍스트 내용만 옮기면 되는 경우에 가장 적합합니다.
방법 2: Microsoft Word를 활용해 서식까지 유지하며 변환하기
서식이 깨지는 문제를 피하는 방법이 있습니다. 바로 Microsoft Word의 더 정교한 변환 기능을 활용하는 것입니다.
Microsoft Word로 PDF를 Word 문서로 변환한 뒤, 그 문서를 다시 Google 문서로 변환하면 원본 서식이 거의 그대로 유지된 채 옮겨집니다.
- 컴퓨터에서 Microsoft Word를 실행합니다.
- Word 메인 메뉴에서 열기를 선택하고 변환하려는 PDF 파일을 찾아 엽니다.
- '파일을 PDF 형식에서 변환해야 한다'는 내용의 팝업 창이 나타나면 확인을 눌러 계속 진행합니다.
- 변환이 끝나면 Word에서 문서가 열립니다. Word는 줄 간격, 들여쓰기, 굵은 글씨 등 원본 서식을 Google Docs보다 훨씬 잘 유지해 줍니다.
파일을 PC에 Word 형식으로 저장하려면 창 상단의 편집 사용을 먼저 클릭해야 할 수 있습니다.
- 파일 → 다른 이름으로 저장을 선택해 Word 문서를 PC에 저장합니다. 파일은 .docx 확장자로 저장됩니다.
- Google Drive에 접속해 변환된 파일을 저장할 폴더로 이동한 뒤, 폴더 안에서 오른쪽 버튼을 클릭하고 파일 업로드를 선택합니다. 방금 저장한 docx 파일을 찾아 열기를 누릅니다.
- 문서가 Word 파일 형태로 Drive에 업로드되면, 파일을 오른쪽 버튼으로 클릭하고 연결 프로그램에서 Google 문서를 선택합니다.
이렇게 하면 Word 문서가 Google 문서 형식으로 변환됩니다. 앞서 살펴본 직접 변환 결과와 비교하면, 원본 PDF의 서식이 훨씬 잘 보존된 것을 확인할 수 있습니다.
- 변환을 마무리하려면 상단 메뉴에서 파일을 클릭한 후 Google 문서로 저장을 선택합니다.
그러면 문서 상단의 '.DOCX' 표시가 사라지고, 완전한 Google 문서로 저장됩니다.
이 방법은 몇 단계 더 거쳐야 하지만, 원본 PDF의 서식이 중요하다면 그 서식을 그대로 가져오기에 가장 좋은 방법입니다.
그 외 PDF 변환 방법
PDF 문서를 Word나 Google Docs로 변환하는 데 사용할 수 있는 도구와 방법은 이 외에도 다양합니다. 어떤 방법을 선택할지는 본인이 사용할 수 있는 도구에 따라 달라집니다.
- 온라인 또는 데스크톱용 PDF 변환 도구로 PDF를 Word로 변환한 뒤, 위에서 소개한 과정을 반복해 Word 문서를 Google Docs로 변환합니다.
- 온라인 도구로 PDF를 JPG 이미지로 변환한 후, 해당 이미지를 Google 문서에 삽입합니다.
- 서식이 전혀 중요하지 않다면, 온라인 도구로 PDF에서 텍스트만 추출해 Google 문서에 붙여넣습니다.
- 일반적인 방법으로 변환이 잘 되지 않는 까다로운 PDF 파일이라면, 온라인 OCR 서비스를 이용해 텍스트 형식으로 변환합니다.
이처럼 PDF를 Google Docs로 변환하고 싶을 때 활용할 수 있는 선택지는 매우 다양합니다. 상황과 목적에 맞는 방법을 골라 사용해 보세요.