구글 캘린더는 정말 훌륭한 앱입니다. 어떤 컴퓨터에서든 접속할 수 있고, 스마트폰이나 데스크톱 메일 앱과도 손쉽게 연동되죠. 사용법이 간단하면서도 다양한 기능을 제공하는데, 그중에서도 최근 많은 분들이 활용하기 시작한 유용한 기능이 바로 캘린더 공유입니다.
캘린더를 공유하면 직장 동료, 가족, 친구에게 내 일정에 대한 접근 권한을 통제된 형태로 빠르게 부여할 수 있습니다. 이 글에서는 구글 캘린더를 공유하는 여러 가지 방법과 함께 실전에서 도움이 되는 팁까지 자세히 소개해 드리겠습니다.
공개 캘린더 vs 비공개 캘린더
가장 먼저 이해해야 할 것은 공개 캘린더와 비공개 캘린더의 차이입니다. 비공개 캘린더는 본인만 볼 수 있으며, 해당 캘린더에 등록된 모든 일정 역시 나만 확인할 수 있습니다.
따라서 비공개 캘린더로 일정을 만든 뒤 그 일정을 게시하고 링크를 누군가에게 보내도 상대방은 해당 일정을 열람할 수 없습니다. 캘린더 자체가 비공개이기 때문입니다. 반면 캘린더를 공개로 전환하면 특정 개인에게만 공유하거나 전체 공개(누구나 열람 가능) 중 원하는 방식을 선택할 수 있습니다.
캘린더가 공개 상태가 되면 일정을 공유하면서 세부 공개 수준까지 조절할 수 있습니다. 개인 일정과 공개 일정을 깔끔하게 분리하고 싶다면, 새 캘린더를 하나 만들어 특정 사람들 또는 모두에게 공유하는 것이 가장 좋은 방법입니다.
캘린더 공유하기
새 캘린더를 만들었거나 기존 캘린더 중 공유할 캘린더를 정했다면, 구글 캘린더에 로그인한 후 마우스를 해당 캘린더 위에 올려둡니다.
그러면 작은 세로 점 세 개(⋮) 아이콘이 나타나며, 클릭하면 해당 캘린더의 옵션 메뉴가 펼쳐집니다. 여기서 설정 및 공유(Settings and sharing)를 선택하세요. 참고로 화면 좌측 '친구 캘린더 추가' 영역 옆의 플러스(+) 버튼을 통해서도 새 캘린더를 추가할 수 있습니다.
설정 화면으로 이동하면 페이지 중앙에서 공유 관련 옵션들을 찾을 수 있습니다. 액세스 권한(Access permissions) 항목에서는 캘린더 전체를 공개 상태로 만들 수 있습니다. 대부분의 공개 캘린더는 학교, 대학교 등 기관에서 운영하는 경우가 많습니다.
'공개로 설정(Make available to public)' 체크박스를 선택하면, 전 세계 누구나 내 캘린더를 볼 수 있다는 경고 메시지가 표시됩니다. 이때 '한가함/바쁨만 보기(세부 정보 숨김)'와 '모든 일정 세부정보 보기' 중 하나를 선택할 수 있습니다.
특정 사용자와 공유하기
소수의 인원과만 캘린더를 공유하려면 전체 공개보다 '특정 사용자와 공유(Share with specific people)' 섹션을 이용하는 것이 더 간편합니다. '사용자 추가(ADD PEOPLE)'를 클릭하고 공유할 상대의 이메일 주소를 입력하면 됩니다.
추가하는 사용자에게 부여할 권한도 선택할 수 있습니다. 제공되는 권한은 다음과 같습니다.
- 한가함/바쁨만 보기(세부 정보 숨김)
- 모든 일정 세부정보 보기
- 일정 수정
- 일정 수정 및 공유 관리
여기서 한 가지 유의할 점이 있습니다. 특정 사용자와 공유하는 기능은 상대방도 구글 캘린더를 사용하고 있어야만 작동합니다. 구글 캘린더를 쓰지 않는 사람과 공유하려면 캘린더를 공개로 설정하는 방법 외에는 선택지가 없습니다.
초대장이 발송되면 상대방은 링크를 클릭하기만 하면 되고, 이후 내 캘린더가 상대방의 캘린더 목록에 자동으로 표시됩니다. 캘린더를 공개로 만들었다면 이제 일정을 추가할 수 있습니다. 각 일정마다 고유한 공개 범위 옵션(공개(Public) 또는 비공개(Private))이 있다는 점도 확인하세요.
캘린더의 공유 방식(비공개, 특정 사용자에게만 공개, 전체 공개)에 따라 상대방은 해당 시간대를 '바쁨(busy)'으로만 보거나, 일정의 모든 세부 정보를 확인할 수 있습니다. 구글에서도 각 옵션 조합을 설명하는 페이지를 제공하지만 다소 헷갈릴 수 있습니다. 예를 들어 캘린더가 공개 상태라도 특정 일정만 '비공개'로 지정하면, 그 시간대는 '바쁨'으로 표시될 뿐 일정 이름이나 세부 내용은 아무도 볼 수 없습니다.
간혹 '나만 보기(Only Me)'라는 옵션이 나타나기도 하는데, 이렇게 설정된 일정은 본인 외에는 아무도 볼 수 없고 심지어 '바쁨'으로조차 표시되지 않습니다.
일정 게시 및 참석자 초대
여기까지 설정했다면 이제 일정에 사람들을 초대할 수 있습니다. 일정을 생성한 뒤 구글 캘린더에서 해당 일정을 클릭하고, 세로 점 세 개 아이콘을 클릭하세요.
메뉴 중에 '일정 게시(Publish event)' 옵션이 있습니다. 이를 선택하면 웹사이트에 붙여 넣을 수 있는 HTML 코드를 복사하거나, URL을 복사해서 이메일·SNS 등으로 손쉽게 공유할 수 있습니다.
또한 왼쪽의 연필 아이콘을 클릭하면 일정을 편집하면서 오른쪽에서 게스트를 추가할 수 있습니다.
게스트 권한도 세부적으로 조절 가능합니다. 게스트가 일정을 수정할 수 있는지, 다른 사람을 초대할 수 있는지, 참석자 목록을 볼 수 있는지 여부를 각각 설정할 수 있습니다.
마무리
지금까지 구글 캘린더와 일정을 특정 인원 또는 전체 공개로 공유하는 거의 모든 방법을 살펴보았습니다. 처음에는 설정이 다소 복잡하게 느껴질 수 있지만, 몇 번 직접 만져보면 금방 익숙해질 것입니다. 구글 캘린더 공유 기능을 적극 활용해 더욱 효율적인 일정 관리를 경험해 보시기 바랍니다!