구글 드라이브를 사용하면 구글 계정만 있다면 누구와도 문서와 파일을 손쉽게 공유할 수 있습니다. 구글 드라이브에서 폴더를 만들어 문서, 슬라이드 프레젠테이션, 스프레드시트, 드로잉, PDF 등 다양한 관련 파일을 한곳에 모아 정리할 수 있으며, 이렇게 만든 폴더를 그룹과 공유하면 협업이 한결 수월해집니다.
구글 드라이브에서 다른 사람과 협업하려면 가장 먼저 폴더를 만들어야 합니다. 폴더는 공유할 파일을 깔끔하게 보관하고 정리하는 데 유용한 도구입니다. 구글 드라이브에서 폴더를 만드는 방법은 다음과 같습니다.
구글 드라이브 화면 상단의 [새로 만들기] 버튼을 클릭합니다.
드롭다운 메뉴에서 [폴더]를 선택합니다.
입력란에 폴더 이름을 입력합니다.
[만들기]를 클릭합니다.
폴더 공유하기
폴더를 만들었다면 이제 공유할 차례입니다.
구글 드라이브에서 해당 폴더를 클릭하여 엽니다.
화면 상단에 '내 드라이브 > [폴더 이름]' 경로와 함께 작은 아래쪽 화살표가 표시됩니다. 이 화살표를 클릭합니다.
드롭다운 메뉴에서 [공유]를 클릭합니다.
폴더를 공유할 사람들의 이메일 주소를 모두 입력합니다. 원한다면 [공유 가능한 링크 가져오기]를 클릭하여 링크를 생성한 뒤, 공유 폴더에 접근할 사람에게 이메일로 전달할 수도 있습니다.
어떤 방법을 선택하든, 초대한 사람들에게 권한을 지정해야 합니다. 각 사람을 보기 전용(Viewer) 또는 편집자(Editor)로 지정할 수 있습니다.
[보내기]를 클릭합니다.
폴더에 문서 추가하기
폴더와 공유 설정을 마쳤다면, 앞으로 파일 공유는 아주 간단합니다. 폴더 화면 상단의 [내 드라이브]를 클릭하면 업로드한 파일들이 표시된 화면으로 돌아갑니다. 기본적으로 구글 드라이브는 공유 여부와 관계없이 모든 파일을 최근 수정 날짜순으로 정렬하여 보여줍니다. 공유하고 싶은 문서를 새 폴더로 드래그 앤 드롭하면 끝입니다.
폴더 안의 모든 파일, 하위 폴더, 문서, 슬라이드 쇼, 스프레드시트 등은 폴더의 공유 권한을 그대로 상속받습니다. 즉, 문서를 폴더에 넣는 순간 자동으로 그룹과 공유되며, 폴더에 편집 권한이 있는 사람이라면 누구나 같은 방식으로 더 많은 파일을 그룹과 공유할 수 있습니다.
같은 방법으로 하위 폴더를 만들어 공유 폴더의 내용을 체계적으로 정리할 수도 있습니다. 이렇게 해두면 수많은 파일이 뒤죽박죽 섞여 관리하기 어려워지는 상황을 예방할 수 있습니다.
구글 드라이브에서 파일 찾기
구글 드라이브에서는 폴더를 일일이 탐색하지 않고도 필요한 파일을 찾을 수 있습니다. 파일에 의미 있는 이름을 붙여두었다면 상단 검색창을 활용하기만 하면 됩니다. 어차피 구글이니까요.
또한 편집 권한이 있는 모든 사용자가 실시간으로 동시에 공유 문서를 편집할 수 있습니다. 인터페이스에 가끔 어색한 부분이 있긴 하지만, SharePoint의 체크인/체크아웃 시스템을 사용하는 것보다 문서 공유와 협업이 훨씬 빠르고 효율적입니다.