구글 드라이브는 동료들과 프로젝트를 진행할 때 협업하기에 매우 유용한 도구입니다. 누가 내 파일을 볼 수 있는지, 그리고 그 파일로 어떤 작업을 할 수 있는지 세밀하게 제어할 수 있으며, 공동 작업자는 수정 제안, 댓글 작성 등 다양한 활동을 할 수 있습니다.
구글 드라이브 문서에 공동 작업자 추가하는 방법
구글 드라이브에서는 문서를 열람만 할 수 있는 공동 작업자와 편집까지 가능한 공동 작업자를 모두 추가할 수 있습니다. 아래 순서대로 따라 해 보세요.
구글 드라이브를 연 다음, 공유하려는 파일을 엽니다.
문서 오른쪽 상단에 있는 공유 버튼을 클릭합니다.
공동 작업자로 추가할 사람들의 이메일 주소를 입력합니다.
편집 옆의 드롭다운 화살표를 클릭하여 공동 작업자가 문서를 편집할 수 있는지, 댓글만 달 수 있는지, 아니면 열람만 가능한지 선택합니다.
톱니바퀴 모양의 설정 아이콘을 클릭하면 공유 관련 제한 옵션을 추가할 수 있습니다.
'편집자가 권한을 변경하고 공유할 수 있음'에 체크하면 공동 작업자가 다른 사람과도 문서를 공유할 수 있습니다. '뷰어 및 댓글 작성자에게 다운로드, 인쇄, 복사 옵션 표시'에 체크하면 뷰어와 댓글 작성자도 해당 기능을 사용할 수 있습니다.
완료를 클릭하여 창을 닫으면 끝납니다.
활용 팁: 공동 작업자의 수정 내역을 확인하려면 텍스트 범위를 선택한 후 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고 수정 기록 표시를 선택하세요. 편집자 목록과 변경 사항, 그리고 타임스탬프까지 한눈에 확인할 수 있습니다.
구글 드라이브에서 폴더 통째로 공유하는 방법
폴더 전체를 공동 작업자와 공유하는 방법도 단일 문서를 공유하는 것과 거의 같습니다. 구글 드라이브에서 공유하려는 폴더를 선택한 후 드롭다운 메뉴를 열고 공유를 클릭한 다음, 위에서 안내한 단계를 그대로 따르면 됩니다.
폴더를 공유하면 해당 폴더에 넣는 모든 문서와 파일이 동일한 공유 권한을 자동으로 상속받습니다. 이것은 강력한 협업 기능이지만, 구글 문서가 구글 드라이브와 통합되면서 몇 가지 주의할 점이 생겼습니다. 각 파일은 하나의 폴더에만 존재할 수 있는데, 편집 권한을 가진 사람은 파일을 자유롭게 이동할 수 있기 때문입니다.
파일은 하나의 폴더에만 존재할 수 있습니다
구글 드라이브 데스크톱 앱을 사용하다 보면, 파일을 정리하거나 데스크톱의 구글 드라이브 폴더에서 바로 접근하기 위해 공유된 파일을 내 드라이브나 다른 폴더로 옮기고 싶어질 수 있습니다. 하지만 파일은 하나의 폴더에만 존재할 수 있기 때문에, 공유 폴더에서 파일을 옮기면 다른 모든 사람의 공유 폴더에서도 해당 파일이 빠져나가게 됩니다. 마찬가지로 공유 폴더 자체를 내 드라이브로 옮기면 더 이상 모든 사람과 공유되지 않습니다.
실수로 공유 폴더에서 파일을 옮겼다면 걱정하지 않아도 됩니다. 파일을 다시 원래 위치로 되돌리면 모든 공유 설정이 그대로 복원됩니다.
본인이나 함께 작업하는 사람이 실수로 공유 폴더를 내 드라이브의 다른 폴더로 옮기면 경고 메시지가 표시되며, 어떤 작업이 수행되었는지 알려주고 실행 취소할 기회를 제공합니다. 만약 두 번의 경고를 모두 무시했다면, 설정을 복원하기 위해 폴더를 다시 공유해야 합니다. 조직 단위로 협업한다면 모든 구성원이 이러한 규칙을 숙지하도록 하고, 규칙을 잘 지킬 수 있다고 신뢰하는 사람들과만 문서를 공유하는 것이 좋습니다.
원치 않는 공동 작업 요청 처리하는 방법
조직 외부의 사람으로부터 공동 작업 요청을 받는 경우도 있습니다. 이렇게 요청하지도 않은 문서는 단순히 불편함을 줄 수도 있지만, 민감한 정보를 수집하려는 피싱 시도일 가능성도 있습니다. 따라서 구글 드라이브에서 출처를 알 수 없는 문서나 파일은 절대 열지 마세요. 대신 드라이브 메인 페이지에서 해당 파일 이름을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 [이메일 주소] 차단을 선택하여 보낸 사람을 차단할 수 있습니다. 이후 확인 창에서 차단을 한 번 더 클릭하면 완료됩니다.