구글 캘린더(Google Calendar)는 자신의 일정을 관리하고 다른 사람과 캘린더를 공유할 수 있는 무료 웹·모바일 캘린더 서비스입니다. 개인 일정과 업무 스케줄을 모두 손쉽게 관리할 수 있는 이상적인 도구로, 사용법은 간단하면서도 강력한 기능을 다수 갖추고 있습니다.
구글 계정만 있으면 바로 사용 가능
구글 계정이 있다면 누구나 구글 캘린더를 이용할 수 있습니다. 별도의 설치나 추가 비용 없이 calendar.google.com에 접속하거나 안드로이드 스마트폰의 캘린더 앱을 열기만 하면 됩니다.
깔끔하고 직관적인 웹 인터페이스
구글 캘린더의 화면은 구글답게 심플합니다. 특유의 파스텔톤 블루와 옐로우로 정돈된 디자인 뒤에는 강력한 기능들이 숨겨져 있습니다.
날짜를 클릭해 원하는 위치로 빠르게 이동할 수 있고, 화면 오른쪽 상단의 탭을 이용하면 일별, 주간, 월간, 4일 보기, 일정 목록(아젠다) 보기 등 다양한 형태로 전환할 수 있습니다. 메인 영역에는 현재 선택한 보기가 표시됩니다.
화면 상단에는 사용 중인 다른 구글 서비스로 연결되는 링크가 있어, 일정을 등록한 뒤 구글 드라이브에서 관련 스프레드시트를 확인하거나 지메일에서 바로 이메일을 보내는 등의 작업도 매끄럽게 이어집니다.
화면 왼쪽에서는 공유 캘린더와 주소록을 관리할 수 있고, 상단 검색창으로 내 캘린더 전체를 키워드 검색해 원하는 일정을 빠르게 찾을 수 있습니다.
일정 추가하는 방법
생일 같은 일정을 추가하려면 월간 보기에서 날짜를, 일간 또는 주간 보기에서 시간대를 클릭하기만 하면 됩니다. 해당 날짜와 시간을 가리키는 대화상자가 열려 빠르게 일정을 등록할 수 있으며, '세부 정보 더보기' 링크를 선택하면 장소, 참석자, 알림 설정 등 더 자세한 내용을 입력할 수 있습니다. 왼쪽 메뉴의 텍스트 링크를 통해서도 일정을 만들 수 있습니다.
기존에 사용하던 아웃룩(Outlook), iCal, 야후! 캘린더의 일정을 한 번에 가져올 수도 있습니다. 다만 구글 캘린더는 아웃룩이나 iCal과 직접 동기화되지 않기 때문에 두 도구를 함께 사용한다면 일정을 주기적으로 다시 가져와야 합니다. 다행히 캘린더 간 동기화를 도와주는 서드파티 도구들도 있습니다.
여러 개의 캘린더로 체계적인 관리
구글 캘린더는 일정에 카테고리를 붙이는 대신 여러 개의 캘린더를 만드는 방식을 사용합니다. 각 캘린더는 하나의 공통 인터페이스 안에서 확인할 수 있지만, 캘린더마다 별도의 관리 설정을 적용할 수 있습니다. 예를 들어 업무용 캘린더, 가족·개인 생활용 캘린더, 동호회 활동용 캘린더를 따로 만들어 서로 섞이지 않게 관리할 수 있습니다.
표시 중인 모든 캘린더의 일정은 메인 화면에 함께 나타나며, 캘린더별로 색상 코드를 지정하면 혼동을 줄일 수 있습니다.
캘린더 공유 – 구글 캘린더의 백미
구글 캘린더가 진가를 발휘하는 부분은 바로 공유 기능입니다. 내 캘린더를 다른 사람과 공유할 수 있고, 그 방식 역시 세밀하게 조절할 수 있습니다.
먼저 캘린더를 완전히 공개할 수 있습니다. 이 방식은 기업이나 교육기관에 적합하며, 누구나 해당 공개 캘린더를 자신의 캘린더에 추가해 모든 일정을 열람할 수 있습니다.
친구, 가족, 동료처럼 특정인에게만 캘린더를 공유할 수도 있습니다. 지메일을 사용하면 이메일 주소가 자동 완성되어 더욱 편리하지만, 초대장을 보내는 데 꼭 지메일 주소가 필요한 것은 아닙니다.
공유 범위도 다양하게 선택할 수 있습니다. 내가 바쁜 시간대만 보여주거나, 일정 세부 내용을 읽기 전용으로 공유하거나, 일정 편집 권한까지 넘겨줄 수도 있고, 캘린더 관리 및 다른 사람 초대 권한을 위임할 수도 있습니다.
예를 들어 상사에게는 업무 캘린더만 보여주고 개인 캘린더는 숨길 수 있습니다. 동호회 회원들에게는 동호회 일정의 열람·편집 권한을 주면서, 개인 캘린더에서는 세부 내용 없이 '바쁨' 여부만 보이게 설정할 수도 있습니다.
알림 기능으로 중요한 일정 놓치지 않기
웹 기반 캘린더의 단점은 인터넷에 있다는 점, 즉 바쁘면 확인하지 못할 수 있다는 것입니다. 구글 캘린더는 일정 알림을 이메일이나 휴대폰 문자 메시지(SMS)로 받을 수 있어 이런 걱정을 덜어줍니다.
일정을 등록할 때 참석자에게 이메일 초대장을 보낼 수도 있는데, 마이크로소프트 아웃룩과 비슷한 방식입니다. 초대 이메일에는 .ics 형식의 일정 파일이 포함되어 있어, 받는 사람이 iCal, 아웃룩 등 다른 캘린더 프로그램으로 일정을 불러올 수 있습니다.
스마트폰에서도 자유롭게
호환되는 휴대폰이 있다면 언제 어디서나 캘린더를 확인하고 일정을 추가할 수 있습니다. 덕분에 휴대폰이 닿는 곳이라면 별도의 수첩이나 오거나이저를 들고 다닐 필요가 없습니다. 안드로이드 폰에서 캘린더를 보고 조작하는 인터페이스는 웹 버전과 다르지만, 모바일 환경에 맞게 최적화된 것이므로 당연한 차이입니다.
스마트폰 사용 시 구글 나우(Google Now)를 통해서도 일정을 등록할 수 있습니다.
다른 서비스와의 연동
지메일은 메일 본문에서 일정 관련 정보를 자동으로 감지해 구글 캘린더에 등록할 수 있도록 제안합니다.
약간의 기술적 지식이 있다면 공개 캘린더를 자신의 웹사이트에 게시할 수도 있어, 구글 캘린더를 쓰지 않는 사람들도 내 일정을 볼 수 있습니다. 또한 구글 캘린더는 비즈니스용 구글 앱스(Google Apps for Business)에도 포함되어 있습니다.
총평: 아직 구글 캘린더를 안 쓰고 있다면?
아직 구글 캘린더를 사용하지 않고 있다면, 지금 시작할 때입니다. 구글은 구글 캘린더에 많은 고민을 담았으며, 실제 사용자의 입장에서 만든 도구다운 완성도를 보여줍니다. 일정 관리가 이토록 쉬워지면, 그동안 어떻게 지냈는지 의아해질 정도입니다.