Microsoft Outlook에서 사용자 지정 폴더와 하위 폴더를 활용하면 이메일을 체계적으로 분류하고, 복잡하게 쌓인 받은 편지함을 정리하며, 중요한 메시지의 우선순위를 효율적으로 관리할 수 있습니다. 이 가이드에서는 데스크톱(Windows/macOS)과 웹, 모바일 기기에서 Outlook 폴더를 생성하고 관리하는 방법을 단계별로 자세히 소개합니다.
Windows 및 macOS용 Outlook에서 폴더 만들기
Windows와 macOS용 Microsoft Outlook 앱에서는 이메일 계정에 원하는 대로 폴더와 하위 폴더를 추가하고, 수동으로 또는 자동화 규칙을 통해 메시지를 손쉽게 이동할 수 있습니다.
Outlook에서 새 폴더 만들기
Microsoft Outlook에서 사용자 지정 폴더를 만드는 방법은 다음과 같습니다.
- 사이드바에서 이메일 계정을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭합니다.
- 새 폴더(New Folder) 옵션을 선택합니다.
- 폴더 이름을 입력한 후 Enter 키를 누르면 완료됩니다.
Outlook에서 하위 폴더 만들기
기존 폴더 아래에 하위 폴더를 추가하려면 다음 순서를 따르세요.
- 사이드바에서 기본 폴더(예: 받은 편지함, 보낸 편지함)나 사용자 지정 폴더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭합니다.
- 새 폴더(New Folder)를 선택합니다.
- 하위 폴더 이름을 입력하고 Enter 키를 누릅니다.
참고: 하나의 상위 폴더 안에는 여러 개의 하위 폴더를 자유롭게 만들 수 있습니다.
폴더 간 메시지 이동하기
Outlook에서는 드래그 앤 드롭 방식으로 이메일을 사용자 지정 폴더로 옮길 수 있습니다. 메시지를 클릭한 상태로 사이드바의 해당 폴더 위에 끌어다 놓으면 됩니다. Ctrl(또는 Cmd) 키를 누른 채 여러 이메일을 선택하면 한 번에 모두 이동할 수도 있습니다.
이 외에도 다음 방법을 사용할 수 있습니다.
- 이동할 이메일(또는 여러 개의 이메일)을 선택합니다.
- 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고 이동(Move) 하위 메뉴에서 대상 폴더를 선택합니다. 목록에 폴더가 없다면 폴더 선택(Choose folder) 옵션을 고른 뒤 '항목 이동(Move Items)' 팝업 창에서 폴더를 지정하세요.
참고: 이동 하위 메뉴의 폴더로 복사(Copy to folder) 옵션을 사용하면 원래 위치에 메일을 남겨둔 채 폴더로 복사할 수 있습니다.
자동화 규칙으로 이메일 자동 분류하기
Outlook에서는 규칙(Rules)을 설정해 특정 조건에 맞는 이메일을 자동으로 폴더에 이동시킬 수 있습니다. 예를 들어 특정 발신자가 보낸 모든 메일을 지정된 폴더로 자동 이동하려면 다음과 같이 설정하세요.
- 받은 편지함을 열고 해당 발신자가 보낸 이메일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 후 규칙 > 규칙 만들기(Rules > Create Rule)를 선택합니다. 그러면 '규칙 만들기' 대화 상자가 나타납니다.
- 보낸 사람 {발신자 이름}과 받는 사람(Sent to) 확인란을 활성화합니다. 그다음 '받는 사람' 드롭다운 메뉴를 열어 해당 발신자의 메일을 수신하는 이메일 계정을 선택합니다.
- 항목을 폴더로 이동(Move the item to folder) 상자를 켜고, 메일을 이동시킬 사용자 지정 폴더를 지정한 후 확인(OK)을 클릭합니다.
다양한 Outlook 규칙과 기능을 직접 만들어 보려면 홈(Home) 탭에서 추가 > 규칙 > 규칙 및 알림 관리(More > Rules > Manage Rules & Alerts)를 선택하세요. Mac용 Outlook이라면 메뉴 막대에서 도구 > 규칙(Tools > Rules)을 클릭하면 됩니다.
사용자 지정 폴더 관리하기
Microsoft Outlook의 사용자 지정 폴더는 앱 사이드바의 기본 폴더 옆에 함께 표시되며, 다음과 같은 다양한 방법으로 관리할 수 있습니다.
- 폴더 이동: 폴더를 클릭한 채 목록에서 위아래로 끌어다 놓으면 위치를 변경할 수 있습니다. 두 항목 사이에 구분선이 보일 때 놓으면 순서가 바뀌고, 다른 폴더 위에 놓으면 하위 폴더로 등록됩니다.
- 폴더 이름 변경: 폴더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 이름 바꾸기(Rename)를 선택한 후 새 이름을 입력합니다.
- 폴더 삭제: 폴더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 폴더 삭제(Delete Folder)를 선택합니다. 폴더 안의 메시지는 원래 위치로 자동 이동됩니다. 폴더와 내용물을 모두 제거하려면 모두 삭제(Delete All)를 선택하세요.
- 즐겨찾기에 추가: 폴더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 즐겨찾기에 추가(Add to favorites)를 선택하면 사이드바의 즐겨찾기 영역으로 옮겨져 더 빠르게 접근할 수 있습니다.
Outlook 웹 앱에서 폴더 만들기
웹 버전 Outlook에서 폴더를 만드는 방식은 데스크톱 프로그램과 거의 비슷하지만, 사용자 인터페이스에서 몇 가지 차이점이 있습니다.
Outlook.com에서 새 폴더 만들기
Outlook.com에서 폴더를 만들려면 다음 단계를 따르세요.
- Outlook.com 웹 앱을 엽니다.
- 사이드바를 아래로 스크롤하여 새 폴더 만들기(Create new folder)를 선택합니다.
- 폴더 이름을 입력하고 저장(Save)을 클릭합니다.
Outlook.com에서 하위 폴더 만들기
Outlook.com에서 하위 폴더를 추가하는 방법입니다.
- 사이드바에서 기본 폴더 또는 사용자 지정 폴더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭합니다.
- 새 하위 폴더 만들기(Create new subfolder)를 선택합니다.
- 하위 폴더 이름을 입력하고 저장(Save)을 클릭합니다.
웹 Outlook에서 항목을 폴더로 이동하기
받은 편지함의 메시지는 드래그 앤 드롭으로 사용자 지정 폴더에 옮길 수 있으며, 메시지를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭해 이동(Move) 하위 메뉴에서 폴더를 선택하는 방법도 있습니다.
여러 항목을 한 번에 이동하는 것도 가능합니다. Ctrl(또는 Cmd) 키를 누른 채 이메일을 클릭하면 선택 모드에 진입합니다. 이후 원하는 메시지를 모두 체크한 뒤 드래그 앤 드롭하거나 '이동' 컨텍스트 메뉴를 이용하세요.
규칙으로 이메일 자동 이동 설정하기
Outlook.com에서도 특정 연락처의 새 메일을 사용자 지정 폴더나 하위 폴더로 자동 이동시키는 규칙을 만들 수 있습니다.
- 발신자가 보낸 이메일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 고급 작업 > 규칙 만들기(Advanced actions > Create rule)를 선택합니다.
- 대상 폴더를 지정한 후 확인(OK)을 클릭합니다.
규칙을 더 추가하거나 세부 옵션을 확인하려면 화면 오른쪽 상단의 톱니바퀴 아이콘을 클릭한 뒤 모든 Outlook 설정 보기 > 메일 > 규칙(View all Outlook settings > Mail > Rules)로 이동하세요.
폴더 이름 변경, 삭제 및 즐겨찾기 추가
Outlook.com은 데스크톱 버전과 유사한 폴더 관리 및 사용자 지정 옵션을 제공합니다.
- 폴더 이동: Outlook.com 사이드바에서는 폴더를 위아래로 재배치할 수 없지만, 다른 폴더 안으로 드래그 앤 드롭하여 하위 폴더로 만드는 것은 가능합니다.
- 폴더 이름 변경: 폴더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 이름 바꾸기(Rename)를 선택해 이름을 수정합니다.
- 폴더 삭제: 폴더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 폴더 삭제(Delete folder)를 선택하면 Outlook 사이드바에서 폴더가 제거됩니다. 폴더와 모든 메일까지 함께 지우려면 폴더 비우기(Empty folder)를 선택하세요.
- 즐겨찾기에 추가: 폴더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 즐겨찾기에 추가(Add to favorites)를 선택하면 사이드바의 즐겨찾기 영역에 폴더가 포함됩니다.
Android 및 iOS용 Outlook에서 폴더 만들기
iPhone과 Android용 Microsoft Outlook에서 새 폴더를 만드는 과정은 다소 생소할 수 있습니다. 앱이 직관적인 폴더 생성 메뉴를 제공하지 않기 때문인데, 대신 다음 방법을 사용해야 합니다.
- 해당 이메일 계정 내에서 이메일을 길게 누른 후 이동(Move) 아이콘을 탭합니다.
- 화면 오른쪽 상단의 새 폴더(New Folder) 아이콘을 탭합니다.
- 폴더 이름을 입력하고 만들기(Create)를 탭합니다.
폴더를 만든 후에는 다음과 같이 메시지를 해당 폴더로 이동할 수 있습니다.
- 이메일을 길게 누르거나 여러 메시지를 선택합니다.
- 이동(Move) 아이콘을 탭합니다.
- 대상 폴더를 선택합니다.
참고: 하위 폴더는 모바일 앱에서 만들 수 없으므로 Outlook.com 웹 버전을 이용해야 합니다. 자동화 규칙도 마찬가지로 웹 인터페이스에서 만들면 모바일에서도 정상적으로 작동합니다.
Android 및 iOS용 Outlook은 폴더를 즐겨찾기로 지정하는 기능 외에는 별도의 폴더 관리 옵션을 제공하지 않습니다. 폴더를 즐겨찾기에 추가하려면 Outlook 메뉴를 열고 편집(Edit) 아이콘을 탭한 뒤 폴더 옆의 별표(★) 기호를 누르면 됩니다.
Outlook 경험을 나만의 방식으로 최적화하세요
사용자 지정 Outlook 폴더를 잘 활용하면 데스크톱과 모바일 기기 모두에서 훨씬 효율적인 이메일 관리가 가능합니다. 메일을 체계적으로 분류하고 우선순위를 정하며 받은 편지함을 깔끔하게 유지하면, 정말 중요한 메시지에 집중하기가 한결 수월해집니다. 여기에 자동화 규칙까지 함께 활용한다면 이메일 정리는 물론 시간 절약 효과도 극대화할 수 있습니다.