수식을 구성하는 방법을 이해하는 것은 엑셀을 제대로 활용하기 위한 첫 번째 관문입니다. 이 글에서는 MS 엑셀의 함수와 수식 구문의 기본기를 차근차근 살펴보겠습니다.
다른 스프레드시트에서 수식을 복사해 오거나 전용 메뉴에서 엑셀 함수를 삽입하는 것만으로도 어느 정도는 작업을 처리할 수 있습니다. 하지만 구문이 실제로 어떻게 작동하는지 최소한의 기본 지식이라도 익혀두면 훨씬 유리합니다. 그래야 오류가 발생했을 때 스스로 수정할 수 있고, 수식을 원하는 대로 조정해 스프레드시트의 잠재력을 최대한 끌어낼 수 있기 때문입니다.
구문(Syntax)이란 무엇일까?
프로그래밍 언어는 구조화된 문장을 통해 컴퓨터에 명령을 전달하도록 설계되었습니다. 여기서 구문(syntax)이란 바로 이런 구조화된 언어의 규칙을 뜻합니다. 컴퓨터는 기대하는 형식에서 벗어난 텍스트를 해석할 만큼 똑똑하지 않기 때문입니다.
마이크로소프트 엑셀은 비록 프로그래밍 언어는 아니지만, 수식을 통해 프로그램에 명령을 내릴 수 있는 능력을 갖추고 있습니다. 그리고 다른 모든 형태의 기계 명령과 마찬가지로 이 역시 자체적인 구문 규칙을 따릅니다. 이 구문을 이해하는 것이야말로 스프레드시트의 강력한 기능을 온전히 활용하는 핵심입니다.
엑셀에서 수식(Formula)이란?
엑셀 수식은 실제 데이터 대신 셀에 입력할 수 있는 표현식으로, 수학적 연산이나 다양한 함수를 활용해 결과값을 만들어냅니다. 예를 들어 특정 열의 모든 숫자를 더해 그 결과를 표시하는 수식을 작성할 수 있습니다.
그렇다면 굳이 수식을 써야 할까요? 직접 계산해서 결과만 입력하면 되지 않을까 하는 의문이 들 수 있습니다.
하드코딩된 값 대신 수식을 사용하는 가장 큰 장점은 스프레드시트를 업데이트하기가 훨씬 쉬워진다는 점입니다. 계산에 사용되는 원본 데이터를 변경할 때마다 엑셀이 자동으로 결과를 다시 계산해 줍니다.
덕분에 수백, 수천 개의 셀에 걸쳐 수식을 확장해도 정확도를 잃지 않습니다. 심지어 수식을 다른 통합 문서로 복사·붙여넣기하면 엑셀이 새 위치에 맞게 참조 값을 자동으로 조정해 줍니다.
기본 수식 만들기
셀에 수식을 입력하려면 등호(=)로 시작한 뒤 표현식을 입력하면 됩니다. 예를 들어 아래처럼 입력하면 두 숫자의 합이 표시됩니다.
= 30 + 40
물론 이렇게 고정된 숫자끼리 계산하는 것은 큰 실용성이 없습니다. 셀에 담긴 숫자를 더하려면 반드시 셀 참조(cell reference)를 사용해야 합니다.
체스판의 칸처럼 스프레드시트의 각 셀은 알파벳과 숫자의 조합으로 위치를 나타낼 수 있습니다. 행 번호는 아래로 내려갈수록 커지고, 열 이름은 오른쪽으로 갈수록 알파벳 순서대로 진행됩니다.
여기서 한 가지 궁금증이 생깁니다. 알파벳은 금방 소진되는데 Z열 다음은 어떻게 될까요? 이때는 알파벳을 조합하기 시작해 AA, AB, AC처럼 표기합니다.
이러한 참조 방식을 활용하면 스프레드시트의 어떤 셀 값이든 수식에 불러올 수 있습니다. 다음과 같습니다.
= A1 + A2
주의할 점이 하나 있습니다. Enter 키를 누르면 수식은 수식 입력줄에만 표시되고, 셀 자체에는 계산 결과값이 나타납니다. 따라서 특정 셀의 값이 수식에서 파생된 것인지, 아니면 직접 입력한 값인지 확인하려면 해당 셀을 선택해 봐야 합니다.
이것만 알아도 기본적인 연산을 수행하는 수식은 충분히 만들 수 있습니다. 무엇보다 좋은 점은 참조된 셀 중 하나라도 수정하면 결과값이 저절로 갱신된다는 사실입니다.
함수(Function) 소개
셀 참조와 기본 산술 연산만으로도 상당히 많은 작업을 처리할 수 있지만, 여전히 부족한 부분이 있습니다. 예를 들어 참조 위치를 모두 알고 있다 해도 수백 개의 셀을 더하는 수식을 일일이 작성하는 것은 매우 번거로운 일입니다.
바로 이럴 때 함수가 빛을 발합니다. 다른 프로그래밍 언어처럼 엑셀에도 비교적 간단한 구문으로 복잡한 작업을 수행할 수 있는 다양한 내장 함수가 포함되어 있습니다.
함수는 함수 이름 뒤에 괄호 안에 인수(arguments)를 넣는 형식으로 호출합니다. 예를 들어 SUM 함수를 사용하면 많은 수의 셀을 손쉽게 더할 수 있습니다.
수식을 더욱 짧게 줄이려면 모든 셀의 참조를 하나씩 입력하는 대신 범위(range)를 지정하면 됩니다. 예를 들어 A1:A4라고 입력하면 A1부터 A4까지의 모든 셀이 포함됩니다. 이 방식은 행 방향으로도 확장할 수 있으며, 원하는 만큼 많은 셀을 포함시킬 수 있습니다.
SUM만이 유일하게 사용할 수 있는 함수는 아닙니다. 수식 입력줄 옆의 ƒ𝑥 버튼을 클릭하면 전체 목록을 확인할 수 있으며, 그중에서도 자주 쓰이는 몇 가지를 소개합니다.
- AVERAGE – 또 하나의 기본 함수로, 입력된 값 범위의 평균을 반환합니다. 재무 계산에서 특히 유용합니다.
- CONCATENATE – 숫자가 아닌 텍스트를 다루는 함수입니다. 두 문자열을 하나로 결합해 최종 값을 출력할 수 있으며, 조건 연산자로 생성한 텍스트를 합칠 때 유용합니다.
- LEN – Length의 축약형으로, 주어진 문자열의 문자 수(공백 포함)를 세어줍니다. 용도가 다소 제한적이지만(예: 빈 셀에 공백이 숨어 있는지 확인), 문자를 일일이 세는 것보다는 훨씬 편리합니다.
- TRIM – 셀에 불필요한 공백이 실수로 입력되어 계산 결과나 CONCATENATE 작업이 어긋나는 경우가 흔합니다. TRIM 함수를 사용하면 모든 여분의 공백을 제거하고 단어 사이 공백 하나만 남길 수 있습니다.
논리 함수 활용하기
지금까지 SUM, AVERAGE, TRIM처럼 다양한 작업을 수행하는 함수들을 살펴봤습니다. 그렇다면 논리 비교는 어떻게 할까요?
다른 프로그래밍 언어와 마찬가지로 엑셀 구문에도 IF, AND, OR 같은 논리 연산자가 포함되어 있습니다. 그중 가장 유용한 것은 IF 함수이며, AND와 OR은 주로 논리식 내부에서 함께 사용됩니다.
IF 함수의 구문은 간단합니다. TRUE 또는 FALSE로 평가되는 논리식을 먼저 쓰고, 이어서 각 조건에 해당할 때 반환할 값을 순서대로 나열합니다. 물론 이 모든 요소는 괄호 안에 쉼표로 구분해 넣습니다. 다음과 같은 형태입니다.
마지막 인수는 생략할 수 있다는 점에 유의하세요. 생략하면 조건이 TRUE일 때만 값을 반환합니다. 이를 활용하면 특정 조건에서만 값을 계산에 포함시키는 복잡한 수식을 만들 수 있습니다.
반면 첫 번째 인수는 다양한 형태를 취할 수 있습니다. 논리식은 "<"나 "=" 같은 기호로 두 값을 단순 비교할 수도 있고, AND 또는 OR을 사용해 여러 비교문을 조합할 수도 있습니다.
그 이유는 AND와 OR 모두 텍스트나 숫자가 아닌 TRUE 또는 FALSE만 반환하기 때문입니다. 이 함수들은 두 개의 논리식을 인수로 받는데, AND는 두 인수가 모두 TRUE일 때만 TRUE를 반환하고, OR은 둘 중 하나만 TRUE여도 TRUE를 반환합니다. 그 외의 경우에는 FALSE를 반환합니다.
IF, AND, OR를 조합하면 여러 값을 평가한 후 최종 결과를 도출하는 아주 복잡한 중첩 조건도 만들 수 있습니다. 하지만 이런 수식은 괄호와 쉼표가 많아 오류가 발생하기 쉽습니다. 계산을 분리하고 가능한 한 단순하게 유지하는 편이 좋습니다.
작업을 더 단순화하기 위해 엑셀은 IF를 SUM이나 AVERAGE 같은 유용한 연산과 결합한 함수들도 제공합니다.
수식 복사하기
워크시트에서 서로 다른 셀 범위에 동일한 유형의 계산을 적용하고, 결과를 각각 다른 셀에 표시해야 하는 경우가 자주 있습니다. 매번 셀 참조만 바꿔가며 같은 수식을 반복해서 입력해야 할까요?
아니요, 그냥 복사하면 됩니다.
엑셀에서 복사한 셀을 붙여넣으려고 하면(대상 셀을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭) 여러 가지 붙여넣기 옵션이 나타납니다. 셀 전체를 붙여넣거나, 값만 복사하거나, 심지어 수식만 붙여넣을 수도 있습니다.
더 좋은 점은 붙여넣은 수식이 새 위치에 맞게 상대 참조로 자동 조정된다는 것입니다. 예를 들어 A열의 값들을 더하는 수식을 복사해 다른 셀에 붙여넣으면 참조가 새로운 열 번호에 맞춰 자동으로 업데이트됩니다.
엑셀 함수 구문, 무엇까지 알아야 할까?
초보자라면 엑셀의 모든 함수를 외우려고 애쓰지 마세요. 대부분의 함수는 거의 쓸 일이 없으며, 필요할 때 수식 입력줄 옆의 ƒ𝑥 버튼을 클릭하면 구문을 언제든 확인할 수 있습니다.
기억해야 할 기본 사항은 이것입니다. 엑셀 수식은 등호(=)로 시작하며, 그 뒤에 여러 함수를 포함할 수 있는 표현식이 이어집니다. 각 함수는 인수를 받아(인수가 없는 함수도 있긴 하지만) 값을 반환하고, 그 값은 다른 함수나 계산에 다시 활용될 수 있습니다.
다만 이런 식으로 함수를 중첩하다 보면 금세 복잡해져서, 빠뜨린 괄호 하나 때문에 수식이 엉망이 되기 쉽습니다. 모든 수식을 간결하고 직관적으로 유지하고, 복잡한 계산은 여러 셀에 나누어 배치하는 것이 관리하기에 훨씬 좋습니다.