편지 병합(Mail Merge)은 오피스 프로그램이 제공하는 가장 강력한 기능 중 하나입니다. 이 기능을 활용하면 이미지까지 포함하여 수백 개의 문서 파일을 한 번에 자동으로 완성할 수 있습니다. 엑셀에 저장된 데이터와 사진을 워드 문서에 일괄 반영하고 싶다면 이 글이 큰 도움이 될 것입니다. 지금부터 엑셀의 그림을 워드로 편지 병합하는 두 가지 방법을 단계별로 자세히 소개하겠습니다.
아래에서 연습용 통합 문서와 워드 파일을 다운로드할 수 있습니다.
엑셀에서 워드로 그림 편지 병합하는 2가지 쉬운 방법
설명을 위해 아래 데이터 집합을 사용하겠습니다. 세계적인 테크 기업을 설립한 세 명의 유명 인사에 대한 이름, 나이, 고향, 출신 국가 정보가 정리되어 있으며, 이 정보를 바탕으로 사진이 포함된 짧은 약력 문단을 워드 문서로 만들어 보겠습니다.
방법 1: 그림 이름 활용하기
이 방법에서는 그림의 저장 위치 대신 필드(Field) 코드에 그림 이름을 입력합니다.
1단계: 워드 문서 준비
- 먼저 엑셀 파일과 워드 문서를 모두 준비해야 합니다.
- 이를 위해 워드 초안을 작성하여 최종 문서의 구조를 미리 결정해 둡니다.
- 기본 형식은 위와 같습니다.
- 초안을 작성하려면 사람마다 달라지는 핵심 정보가 필요합니다. 여기서는 이름, 나이, 출신 국가, 고향 등이 변수 정보에 해당합니다.
- 엑셀 시트에 여러 사람의 정보 목록을 만들어 보겠습니다.
- 수집한 정보는 아래와 같습니다.
2단계: 그림 링크 삽입
이제 그림들을 지정된 폴더에 넣고, 각 그림의 하이퍼링크 주소를 엑셀에 입력해야 합니다.
- 먼저 삽입(Insert) 탭으로 이동한 뒤, 링크(Links) 그룹에서 링크(Link)를 클릭합니다.
- 링크를 클릭하면 PC에 저장된 그림 위치를 지정하는 새 대화 상자가 열립니다.
- 그림을 선택하면 선택한 경로가 위쪽의 표시할 텍스트(Text to Display) 상자에 나타납니다.
- 그런 다음 확인(OK)을 클릭합니다.
- 이제 셀 G4에 링크 주소가 표시되는 것을 확인할 수 있습니다.
- 링크 주소를 조금 수정해야 합니다. 기존 링크의 슬래시(/) 하나하나 뒤에 슬래시를 하나씩 더 추가해 주세요.
- 나머지 항목에도 같은 과정을 반복합니다.
이것으로 엑셀 시트 작업은 끝났으며, 이 목록을 워드 파일에서 사용하게 됩니다.
3단계: 엑셀과 워드 파일 연결
엑셀 파일 정보 입력을 마쳤다면 워드 파일을 열고, 그림이 들어갈 자리를 포함해 내용을 편집합니다.
- 워드 초안은 이미 완성되어 있으며, 초안의 텍스트는 엑셀에서 만든 목록의 모든 항목마다 반복됩니다.
- 그림은 워드 파일의 오른쪽 상단에 추가됩니다.
- 이제 메일링(Mailings) 탭에서 수신자 선택(Select Recipients) > 기존 목록 사용(Use an Existing List)으로 이동합니다.
- 새 파일 탐색 창이 열리면, 방금 엑셀에서 만든 목록 파일을 선택합니다.
- 다음으로 표 선택(Select Table)이라는 새 창이 열리고 어떤 시트를 사용할지 묻습니다. Sheet1을 선택한 후 확인(OK)을 클릭합니다.
- 이후 메일링 탭의 병합 필드 삽입(Insert Merge Fields) 명령을 통해 이름, 나이, 국가 등 엑셀 시트의 필드를 워드 파일에 넣을 수 있습니다.
- 이제 워드 파일에서 이름(Name), 나이(Age), 고향(Hometown), 국가(Country) 등의 값을 교체하겠습니다.
- 이미지에 표시된 X를 선택한 뒤, 메일링 탭에서 병합 필드 삽입을 클릭하고 Name_ 필드를 선택합니다.
- 같은 방식으로 X를 선택한 후 병합 필드 삽입에서 Founder_of 필드를 클릭합니다.
- 이번에는 Hometown 필드를 삽입합니다.
- 이어서 Country_ 필드를 삽입합니다.
- 마지막으로 Age 필드를 삽입합니다.
- 앞부분에도 동일한 절차를 반복 적용합니다.
- 모든 필드를 채우면 아래 이미지와 같은 모습이 됩니다.
- 다음으로 워드에 그림 링크를 입력합니다. 삽입(Insert) > 텍스트 그룹(Text group) > 빠른 요소(Quick Parts) > 필드(Field)로 이동합니다.
- 새 대화 상자가 열리면 필드 이름(Field names) 목록에서 IncludePicture를 선택합니다.
- 필드 속성(Field Properties)에 원하는 이름을 입력합니다. 여기서는 "Image"라고 입력했습니다. 그런 다음 확인(OK)을 클릭합니다.
4단계: 워드 문서에 그림 삽입
이제 그림 필드를 코드 필드 안에 넣고 알맞게 서식을 지정하겠습니다.
- 확인을 클릭하면 그림이 로드되지만 아직 화면에는 보이지 않습니다.
- 이를 해결하려면 Alt+F9를 누르세요.
- 이렇게 하면 워드의 코드 보기 모드가 활성화되어 코드를 직접 편집할 수 있습니다.
- 강조 표시된 그림 코드에서 IMAGE라는 문자를 선택한 뒤, 메일링 > 병합 필드 삽입 탭의 드롭다운 메뉴에서 Image 필드를 선택합니다.
- Image 필드를 클릭하면 코드가 아래 이미지처럼 변경됩니다.
- Alt+F9를 다시 눌러도 아직 그림은 보이지 않습니다.
- 이제 메일링 탭에서 마침 및 병합(Finish & Merge)을 클릭한 뒤 개별 문서 편집(Edit Individual Documents)을 선택합니다.
- 대화 상자가 열리면 모두(All)를 선택하고 확인(OK)을 클릭합니다.
- 그림이 여전히 보이지 않을 수 있습니다. 이때 Ctrl+A로 워드 파일의 전체 내용을 선택한 후 F9를 누르세요.
- 경고 대화 상자가 나타나면 예(Yes)를 클릭합니다.
- 예를 클릭하면 엑셀 시트에 저장된 정보와 함께 병합된 그림이 워드 파일에 채워진 것을 확인할 수 있습니다.
추가로 읽을 만한 글: 엑셀에서 워드 봉투로 편지 병합하기 (2가지 쉬운 방법)
방법 2: 그림 저장 위치 활용하기
이 방법에서는 필드 코드에 그림 이름 대신 그림의 저장 위치(경로)를 직접 입력합니다.
1단계: 워드 문서 준비
원치 않는 결과를 피하려면 데이터 집합을 올바르게 준비해야 합니다.
- 먼저 엑셀 파일과 워드 문서를 모두 준비합니다.
- 워드 초안을 작성해 최종 문서 구조를 미리 정해 둡니다.
- 기본 형식은 아래와 같습니다.
- 초안 작성에는 사람마다 달라지는 핵심 정보가 필요합니다. 여기서는 이름, 나이, 출신 국가, 고향 등이 해당됩니다.
- 엑셀 시트에 여러 사람의 정보 목록을 만듭니다.
- 수집한 정보는 아래와 같습니다.
이제 이 시트에 그림 번호(Image Number)를 순서대로 입력합니다. 예시는 아래와 같습니다.
나머지 셀에도 동일하게 반복 입력합니다.
이제 엑셀 데이터 집합을 워드에서 사용할 준비가 되었습니다.
2단계: 워드와 엑셀 파일 연결
엑셀 파일 정보 입력이 끝나면 워드 파일을 엽니다.
- 워드 초안은 이미 완성되어 있으며, 초안의 텍스트는 엑셀 목록의 모든 항목마다 반복됩니다.
- 그림은 워드 파일의 오른쪽 상단에 추가됩니다.
- 메일링(Mailings) 탭에서 수신자 선택 > 기존 목록 사용으로 이동합니다.
- 파일 탐색 창에서 방금 엑셀로 만든 목록 파일을 선택합니다.
- 표 선택(Select Table) 창이 열리면 사용할 시트를 묻습니다. Sheet1을 선택하고 확인을 클릭합니다.
- 이후 메일링 탭의 병합 필드 삽입 명령으로 이름, 나이, 국가 등 엑셀 시트의 필드를 워드 파일에 넣을 수 있습니다.
- 이제 워드 파일에서 이름, 나이, 고향, 국가 등의 값을 교체합니다.
- 이미지의 X를 선택한 뒤 메일링 탭에서 병합 필드 삽입을 클릭하고 Name_ 필드를 선택합니다.
- 같은 방식으로 Founder_of 필드를 삽입합니다.
- 이어서 Hometown 필드를 삽입합니다.
- 다음은 Country_ 필드입니다.
- 마지막으로 Age 필드를 삽입합니다.
- 앞부분에도 동일한 절차를 반복합니다.
- 모든 필드를 채우면 아래 이미지와 같은 결과가 됩니다.
3단계: 코드 형식으로 그림 주소 입력
이제 코드 형식으로 그림 이름 자리에 그림 주소를 입력해야 합니다. 이 단계는 신중하게 진행해야 합니다.
- 표 도구를 활용해 그림이 들어갈 자리를 감싸 줍니다.
커서를 그림 필드에 놓고 Alt+F9를 누릅니다. 그러면 문서의 원본 코드로 전환되며 중괄호({ })로 묶인 코드가 표시됩니다.
- 중괄호 안에 다음 텍스트를 입력합니다: INCLUDEPICTURE “F:\\softeko\\Bill Gates.jpg”
- 여기서 경로는 폴더에 있는 첫 번째 그림의 위치입니다. 실제 환경에 따라 경로는 달라집니다.
위 안내대로 텍스트를 입력한 후, 커서를 jpg 바로 앞에 놓고 병합 필드 삽입에서 Image_Number 필드를 선택합니다.
- 그러면 코드가 아래 이미지와 비슷하게 변경됩니다.
- Alt+F9를 눌러 일반 모드로 돌아갑니다. 하지만 아직 그림은 보이지 않습니다.
- 메일링 탭에서 마침 및 병합을 클릭한 뒤 개별 문서 편집을 선택합니다.
- 대화 상자가 열리면 선택 후 확인을 클릭합니다.
- 그림이 여전히 보이지 않으면 Ctrl+A로 전체 내용을 선택한 후 F9를 누르세요.
- 경고 대화 상자가 나타나면 예(Yes)를 클릭합니다.
- 예를 클릭하면 엑셀 시트에 저장된 정보와 함께 병합된 그림이 워드 파일에 채워진 것을 확인할 수 있습니다.
추가로 읽을 만한 글: 워드 없이 엑셀에서 편지 병합하기 (2가지 방법)
결론
지금까지 엑셀의 그림을 워드로 편지 병합하는 두 가지 방법을 자세히 살펴보았습니다. 그림 이름을 활용하는 방법과 그림 저장 경로를 활용하는 방법 모두 상황에 따라 유용하게 사용할 수 있습니다.
두 방법을 직접 연습해 볼 수 있도록 다운로드 가능한 통합 문서도 준비되어 있습니다.
궁금한 점이나 피드백이 있다면 댓글로 자유롭게 남겨 주세요. Exceldemy 커뮤니티 발전을 위한 제안도 언제든 환영합니다.
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