Outlook 사용자라면 이메일을 HTML 형식으로 저장해야 하는 순간을 한 번쯤 겪어봤을 것입니다. 그러나 이 작업은 생각보다 까다롭고, 수작업으로 진행하면 데이터 손실이 발생하는 경우가 적지 않습니다. 이번 글에서는 현재 활용할 수 있는 다양한 변환 방법을 정리해 소개합니다.
변환 작업의 가장 확실한 해결책은 전용 유틸리티를 활용하는 것입니다. Outlook 메일을 HTML로 변환해 주는 전용 도구를 사용하면 몇 번의 클릭만으로 원하는 결과를 얻을 수 있습니다. 반면, 도구 없이 진행하면 여러 단계를 거쳐야 할 뿐 아니라 결과의 정확성도 보장되지 않습니다. 그래도 직접 시도해 보고 싶은 분들을 위해 수동 변환 방법도 함께 안내합니다.
HTML 형식을 선택해야 하는 이유
먼저 대상 포맷인 HTML의 특성부터 살펴보겠습니다. HTML은 대부분의 웹 페이지에서 사용되는 표준 마크업 언어이자, Outlook 메일 클라이언트의 기본 메시지 형식이기도 합니다. 다양한 글꼴, 목록, 색상을 활용한 문서를 제작해야 하는 사용자들 사이에서 뛰어난 범용성 덕분에 널리 선택되고 있습니다.
또한 이메일 본문에 이미지를 삽입해야 할 때 가장 선호되는 형식입니다. HTML 확장자를 가진 파일은 웹 브라우저를 통해 어디서든 열어볼 수 있으며, 백업 용도로도 유용하게 활용됩니다.
수동으로 변환하는 방법
Outlook을 실행한 뒤 아래 단계를 따라 해 보세요. 다만 이 방법은 결과물의 정확성을 완전히 보장할 수 없으므로, 시작하기 전에 반드시 메시지를 백업해 두기 바랍니다.
- 내보낼 이메일을 엽니다.
- [파일] – [다른 이름으로 저장] 메뉴로 이동합니다.
- 나타나는 창에서 원하는 저장 위치를 지정합니다.
- '파일 이름' 입력란의 정보를 확인하거나 수정합니다.
- 파일 형식 옵션에서 HTML을 선택합니다.
- [저장] 버튼을 클릭해 변환을 완료합니다.
과정 자체는 간단해 보이지만, 몇 가지 단점을 반드시 기억해야 합니다. 첫째, 이 방식으로는 개별 이메일만 변환할 수 있습니다. 메일이 많다면 몇 시간씩 작업 시간이 소요될 수 있습니다. 둘째, 데이터 손실 가능성이 있으므로 중요한 데이터는 미리 백업해 두어야 합니다. 실망스러운 결과를 피하려면 자동화 솔루션을 선택하는 것이 좋습니다.
자동으로 변환하는 방법
검증된 변환 유틸리티는 종합적인 기능을 제공합니다. HTML뿐 아니라 *.pdf, *.txt, *.doc 등 다양한 형식으로 받은편지함의 내용을 변환할 수 있습니다. 대량 변환도 몇 초 만에 끝나며, 수동 방식에서 가장 큰 난제인 첨부 파일까지 그대로 보존됩니다. 아직까지 어떤 수작업 방식도 이런 수준의 정확성과 속도를 따라가지 못합니다.
빠르고 정확한 변환
Outlook 자동 변환 도구는 이메일을 여러 형식으로 손쉽게 변환할 수 있으며, 대용량 데이터도 무리 없이 처리합니다. 시간을 크게 절약할 뿐 아니라 정확성도 보장됩니다. 굳이 중요하지 않은 데이터를 변환하지 않는 이상, 소중한 이메일을 다룬다면 이런 소프트웨어는 충분히 투자할 가치가 있습니다. 그래도 모든 작업을 직접 처리하겠다면, 최소한 데이터 백업만큼은 꼭 해두세요.
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