문서 작업을 하다 보면 서로 다른 위치에 흩어져 있는 여러 텍스트 블록을 한꺼번에 복사해서 Word 문서에 옮겨야 하는 경우가 종종 있습니다. 그런데 아쉽게도 Microsoft Word는 여러 선택 영역을 동시에 복사하는 기능을 기본적으로 제공하지 않습니다.
그래서 보통은 원본 문서와 새 문서 사이를 오가며 각 블록을 하나씩 복사하고 붙여넣는 방식으로 작업하게 됩니다. 물론 이 방법으로도 결과는 얻을 수 있지만, 번거롭고 시간이 많이 걸린다는 게 문제입니다.
더 짜증 나는 점은, 여러 곳에서 텍스트를 차례로 복사하면 붙여넣기 시 마지막에 복사한 내용만 붙여넣어진다는 것입니다. 다행히도 여러 위치의 텍스트를 한 번에 복사해 붙여넣을 수 있는 방법이 있습니다. 이번 글에서는 Microsoft Word에서 여러 텍스트 선택 영역을 손쉽게 복사·붙여넣기할 수 있는 두 가지 방법을 소개합니다.
방법 1: 스파이크(Spike) 기능 활용하기
Microsoft Word의 클립보드에는 '스파이크(Spike)'라는 확장 기능이 숨어 있습니다. 잘 알려지지 않은 이 기능을 사용하면 여러 선택 영역의 텍스트를 클립보드에 차곡차곡 모아두었다가, 한 번에 새 위치로 붙여넣을 수 있습니다. 스파이크는 사용법이 간단하며 텍스트뿐 아니라 이미지 같은 그래픽 요소에도 적용됩니다. 다음 단계를 따라 해 보세요.
1. 복사할 텍스트 블록을 선택합니다.
2. Ctrl + F3 키를 눌러 해당 텍스트를 스파이크에 저장합니다.
3. 다음으로 복사할 텍스트 블록을 선택한 뒤 다시 Ctrl + F3 키를 누릅니다. 원본 문서에서 필요한 모든 텍스트 블록을 복사할 때까지 이 과정을 반복합니다.
4. 빈 문서에서 Ctrl + Shift + F3 키를 누르면 지금까지 복사한 모든 블록이 한 번에 붙여넣어집니다.
20곳에서 텍스트를 복사했더라도 스파이크는 이를 모두 한 번에 새 문서에 붙여넣어 줍니다. 붙여넣기 순서는 가장 먼저 복사한 항목이 맨 위에 오고, 이후 복사한 순서대로 배치됩니다.
이 방법이 가장 간단하지만 몇 가지 주의할 점이 있습니다. Ctrl + F3 키를 누르면 복사가 아니라 잘라내기가 실행되어 원본 문서에서 해당 내용이 사라집니다. 이를 방지하려면 Ctrl + F3 키를 누른 직후 Ctrl + Z 키를 눌러 잘라내기를 되돌리는 습관을 들이면 됩니다. 이렇게 해도 스파이크에는 내용이 그대로 남아 있으니 걱정하지 않아도 됩니다.
방법 2: 형광펜 도구 활용하기
Word 문서에서 중요한 문구나 특별히 주의해야 할 부분을 표시할 때 형광펜 도구를 자주 사용하실 겁니다. 그런데 이 형광펜 도구를 활용하면 여러 텍스트 선택 영역을 한 번에 복사·붙여넣기할 수 있다는 사실을 알고 계셨나요? 지금부터 그 방법을 살펴보겠습니다.
1. 원본 문서를 열고 복사하려는 텍스트 전체를 형광펜으로 표시합니다. 형광펜 도구를 클릭하면 기본적으로 노란색으로 표시됩니다.
2. 다른 색상을 사용하고 싶다면 색상 목록에서 원하는 색을 선택하면 됩니다. 복사할 모든 텍스트 블록을 문서 전체에 걸쳐 표시합니다.
3. 이제 표시된 텍스트를 모두 찾아 선택해야 합니다. Ctrl + H 키를 누르면 '찾기 및 바꾸기' 대화 상자가 나타납니다. '찾기' 탭을 클릭한 뒤 '더 보기' 버튼을 누릅니다.
4. 대화 상자가 확장되면서 더 많은 옵션이 표시됩니다. '서식' 드롭다운 메뉴를 클릭하고 목록에서 '형광펜'을 선택합니다.
5. '찾을 내용' 입력란 아래에 '형광펜' 서식이 표시됩니다. 이제 '찾는 위치' 드롭다운을 클릭하고 팝업 메뉴에서 '기본 문서'를 선택합니다.
6. Word가 문서 전체를 검색하여 형광펜으로 표시된 모든 텍스트 블록을 찾아 선택하고, 선택된 항목 수를 알려줍니다. 필자의 경우 검색 조건과 일치하는 항목이 6개 발견되었습니다.
7. 대화 상자를 닫은 뒤 Ctrl + C 키를 눌러 형광펜으로 표시된 모든 텍스트 블록을 복사합니다.
8. 빈 Word 문서를 열고 Ctrl + V 키를 눌러 선택된 텍스트를 새 문서에 붙여넣습니다. 각 텍스트 블록은 개별 단락으로 붙여넣어지며, 형광펜 색상을 포함해 적용했던 서식이 그대로 유지됩니다.
붙여넣을 때 서식 없이 텍스트만 넣고 싶다면 설정을 조정하면 됩니다. Ctrl + V 단축키 대신 파일 탭의 옵션에서 붙여넣기 설정으로 이동해 '텍스트만 유지(Keep text only)'를 선택하세요.
이제 형광펜 색상이나 특수 서식 없이 깔끔하게 텍스트만 붙여넣어집니다.
마무리
여러 텍스트 블록을 한 번에 복사·붙여넣기하면 다양한 상황에서 큰 도움이 됩니다. 예를 들어 긴 원본 문서에서 여러 구절을 발췌해야 할 때, 하나씩 반복 작업하는 대신 이 방법들을 활용하면 훨씬 빠르고 효율적으로 처리할 수 있습니다.
또한 붙여넣기가 Word 문서에만 국한되는 것도 아닙니다. Outlook 같은 메일 프로그램을 포함해 텍스트를 받아들이는 어떤 프로그램에든 붙여넣을 수 있습니다. 위 방법을 사용하다 문제가 생기면 언제든지 알려주세요. 성심껏 도와드리겠습니다.