PowerPoint 프레젠테이션에는 대개 이미지, 동영상, GIF, 차트 등 다양한 시각 자료가 포함됩니다. 그만큼 파일 크기가 커지기 쉽고, 작업할 때도 불편함을 겪게 되죠.
용량이 큰 파일은 디스크 공간을 상당히 많이 차지하며, 이메일로 전송할 수 있는 데이터 한도를 초과하는 경우도 있습니다. 클라우드 저장소에 올려 공유하더라도 수신자가 파일을 열 때 반응 속도가 느려질 수 있습니다.
PowerPoint 파일의 최상의 성능을 끌어내려면 문서 크기를 적절하게 관리해야 합니다. 불필요한 정보가 프레젠테이션 용량을 부풀리지 않도록 할 수 있는 방법은 여러 가지가 있습니다.
이미지 편집은 외부 이미지 편집기에서 하기
PowerPoint에서는 프로그램 내에서 바로 이미지를 편집할 수 있지만, 이 과정에서 불필요한 데이터가 추가됩니다. 예를 들어 이미지 색상을 흑백으로 변경해도 파일에는 여전히 원본 컬러 이미지가 그대로 남아 있죠. PowerPoint 안에서 여러 장의 이미지를 편집하면 상당한 양의 추가 데이터가 쌓일 수 있습니다.
대신 외부 이미지 편집기를 사용해 이미지를 먼저 수정한 뒤 프레젠테이션에 삽입하는 것이 좋습니다. 온라인에서 무료로 사용할 수 있는 이미지 편집 도구도 다양합니다. 모든 사진을 삽입한 후에 수정 작업을 했다면, PowerPoint에게 편집 중 생성된 잉여 데이터를 모두 삭제하라고 지시할 수 있습니다.
1. 파일 > 정보를 클릭합니다.
2. 문제 검사를 클릭합니다.
3. 문서 검사를 선택합니다.
4. 문서 검사 창에서 최소한 아래 항목들에 체크합니다:
- 설명, 수정 내용, 버전 및 주석
- 문서 속성 및 개인 정보
- 보이지 않는 콘텐츠
- 숨겨진 텍스트
5. 검사를 클릭합니다.
6. 검사가 완료되면 모두 제거를 눌러 이미지 편집 과정에서 추가된 불필요한 정보를 삭제합니다.
이미지 압축하기
이미지는 PowerPoint 프레젠테이션에서 상당한 용량을 차지하므로, 데이터 크기를 최대한 줄이는 것이 좋습니다. 이를 위해 모든 이미지를 압축하거나, 용량이 큰 이미지만 골라서 압축할 수 있습니다.
1. 파일 탭을 클릭하고 다른 이름으로 저장을 선택합니다.
2. 파일 형식 드롭다운 상자 아래의 옵션 더 보기를 클릭합니다.
3. 나타나는 다른 이름으로 저장 창에서 저장 버튼 옆의 도구를 클릭합니다.
4. 그림 압축을 선택합니다.
5. 그림 압축 창에서 원하는 해상도를 선택합니다. (발표용이라면 150ppi가 가장 적합합니다.) 그림의 잘린 부분 삭제 체크박스에 반드시 체크하세요. 단, 나중에 잘라낸 부분을 복원할 가능성이 있다면 체크하지 않아도 됩니다.
6. 확인을 클릭합니다.
프레젠테이션에서 특정 이미지만 압축하고 싶다면:
1. 압축하려는 이미지를 클릭합니다.
2. 메뉴 리본에서 그림 도구 > 서식 탭을 클릭한 뒤 그림 압축을 누릅니다.
3. 나타나는 창에서 옵션 중 낮은 쪽에 해당하는 원하는 해상도를 선택합니다.
4. 그림의 잘린 부분 삭제에 체크되어 있는지 확인합니다.
5. 확인을 클릭합니다.
이미지 삽입 방식 주의하기
Ctrl + C, Ctrl + V로 복사·붙여넣기를 하거나 드래그 앤 드롭으로 슬라이드에 이미지를 넣으면, PowerPoint가 해당 이미지의 형식을 PNG 또는 BMP로 변환할 수 있습니다. 이 두 형식은 같은 이미지의 JPG보다 용량이 훨씬 큽니다.
따라서 이미지를 삽입할 때는 PowerPoint 메뉴의 삽입 > 그림 옵션을 이용하세요.
이렇게 하면 이미지가 원본 형식 그대로 유지되어 불필요한 데이터 낭비를 막을 수 있습니다.
글꼴 포함(임베드)하지 않기
글꼴 포함 기능은 특수 폰트를 문서의 일부로 프레젠테이션에 담는 것입니다. 발표 테마상 특별히 중요한 폰트가 아니라면, 표준 글꼴을 사용하고 글꼴 포함 옵션을 끄는 것이 좋습니다.
1. 파일 탭을 클릭하고 하단의 옵션을 누릅니다.
2. 옵션 창에서 저장 탭을 클릭한 뒤, 파일에 글꼴 포함 체크박스의 선택을 해제합니다.
3. 확인을 클릭합니다.
동영상은 링크로 연결하기
프레젠테이션을 다른 사람에게 전송할 필요가 없다면, 동영상을 파일에 직접 삽입(임베드)하는 대신 링크로 연결하여 상당한 용량을 절약할 수 있습니다. 삽입 탭에서 동영상 버튼을 클릭하면 다양한 옵션을 확인할 수 있습니다.
미디어 압축하기
마지막으로, 프레젠테이션 용량을 최대한 줄이려면 파일 메뉴를 통해 미디어 파일을 압축하세요.
1. 파일 > 정보를 클릭합니다.
2. 미디어 크기 및 성능을 클릭합니다.
3. 제공되는 선택지 중 원하는 화질을 고릅니다. 대부분의 프레젠테이션에는 인터넷 화질(Internet Quality)이면 충분합니다.
4. 원하는 화질을 선택하면 압축이 시작됩니다.
다음에 다른 사람과 공유할 PowerPoint 프레젠테이션을 만들 때는 위의 방법 중 일부 또는 전부를 활용해 파일 크기를 줄여보세요. 실행이 더욱 매끄러워지고 전자적으로 전송하기도 훨씬 수월해질 것입니다.