PowerPoint 프레젠테이션에 정보를 추가할수록 파일 크기는 점점 커집니다. 특히 동영상, 오디오, 이미지가 많이 포함된 경우 더욱 그렇습니다. 파일 크기가 커지면 프레젠테이션을 여는 데 시간이 오래 걸리고, 이메일로 전송할 때도 첨부 용량 제한에 걸려 발송이 어려울 수 있습니다. 물론 OneDrive나 Google Drive에 파일을 저장한 뒤 링크를 공유하는 방법도 있지만, 이메일로 직접 보내야 한다면 PowerPoint 파일을 압축하는 것이 좋은 해결책입니다.
참고로 하나 이상의 파일 크기를 줄이는 과정을 '압축(Compression)'이라고 부릅니다.
PowerPoint 프레젠테이션의 모든 이미지 압축하기
이 튜토리얼에서는 파일 크기를 줄이는 두 가지 방법을 다룹니다. 먼저 첫 번째 방법인 이미지 압축부터 살펴보겠습니다.
- PowerPoint 프레젠테이션을 엽니다.
- 슬라이드에 있는 아무 이미지나 클릭합니다.
- 메뉴 표시줄에 그림 서식(Picture Format) 탭이 나타나면 해당 탭을 클릭합니다.
- 그림 서식 탭에서 조정(Adjust) 그룹의 그림 압축(Compress Pictures)을 클릭합니다.
그림 압축 대화 상자가 나타납니다.
대화 상자 안에는 두 가지 압축 옵션(Compress Options)이 있습니다. 바로 선택한 그림에만 적용(Apply only to this picture)과 잘린 그림 영역 삭제(Delete cropped areas of pictures)입니다.
- 선택한 그림에만 적용 체크박스의 체크를 해제합니다. 이렇게 하면 프레젠테이션 내 모든 이미지에 압축이 적용됩니다.
- 해상도(Resolution) 섹션에서 전자 메일(96 ppi): 공유용 문서 크기 최소화(E-Mail (96 ppi): minimize document size for sharing) 체크박스를 선택합니다.
- 확인(OK)을 클릭합니다.
동영상을 링크 형태로 PowerPoint에 삽입하기
PowerPoint 파일 용량이 지나치게 큰 주된 원인은 대체로 대용량 동영상 파일 때문입니다.
이 문제를 해결하려면 동영상 자체를 삽입하는 대신, 링크 형태로 연결해야 합니다.
먼저 프레젠테이션에서 기존 동영상을 삭제합니다.
다음으로 삽입(Insert) 탭을 클릭하고 미디어(Media) 그룹의 비디오(Video) 버튼을 누른 뒤, 드롭다운 목록에서 이 디바이스(This Device)를 선택합니다.
비디오 삽입(Insert Video) 대화 상자가 열리면 동영상 파일을 선택하고, 삽입(Insert) 목록 상자를 클릭한 후 파일에 연결(Link to File)을 선택합니다. 이렇게 하면 동영상 파일 자체가 아니라 링크만 삽입되어 파일 용량이 크게 줄어듭니다.
온라인 동영상 URL 삽입하기
프레젠테이션을 이메일로 보낼 때 동영상이 PC에만 저장되어 있다면 받는 사람 화면에는 동영상이 표시되지 않습니다. 따라서 동영상의 URL을 삽입하는 것이 좋습니다. YouTube 채널이 있다면 동영상을 채널에 업로드한 후 링크를 제공하면 받는 사람도 해당 동영상을 시청할 수 있습니다.
이때 동영상을 반드시 공개로 올릴 필요는 없으며, 비공개(일부 공개)로 설정해도 링크가 있는 사람은 시청할 수 있습니다.
- 삽입 탭에서 미디어 그룹의 비디오 버튼을 클릭합니다.
- 드롭다운 목록에서 온라인 비디오(Online Video)를 선택합니다.
- URL을 입력하는 대화 상자가 나타나면, 예를 들어 본인의 YouTube 채널에 게시한 동영상 주소를 입력합니다.
- 삽입(Insert)을 클릭합니다.
모든 작업이 끝나면 원본 파일과 구분되도록 새 이름으로 프레젠테이션을 저장하세요. 그런 다음 파일 속성에서 PowerPoint 파일 크기를 확인해 실제로 용량이 줄었는지 점검합니다.
이 튜토리얼이 PowerPoint 파일 용량을 줄이는 데 도움이 되었기를 바랍니다. 궁금한 점이 있다면 댓글로 알려주세요.