인터넷 예절은 언제나 민감한 주제입니다. 저는 월드와이드웹의 매너 교관은 아니지만, 온라인에서는 최대한 예의를 갖추며 행동하려고 노력합니다. 물론 저 역시 완벽하지 않고, 온라인 논쟁에서 상대방의 주장이 틀렸음이 밝혀지면 남들만큼 짜릿한 쾌감을 느끼기도 합니다. 하지만 인터넷 예절에서 많은 사람들이 유독 어려워하는 영역이 있는데, 바로 이메일 보내기입니다.
이메일은 더 이상 새로운 소통 수단이 아니지만, 오랜 세월 동안 그 유용성을 잃지 않고 살아남은 인터넷의 필수 요소 중 하나입니다. 안타깝게도 많은 사람들이 이메일을 제대로 작성하지 못합니다. 이메일은 편지식의 긴 글 형식에 온라인 특유의 즉각적인 반응이 결합된 아주 독특한 소통 방식이기 때문입니다. 그래서 이메일을 쓰다 보면 묘한 불안감에 시달리기 마련인데, 사실 이는 지극히 자연스러운 일입니다.
그런 여러분을 위해 이메일 불안을 덜어줄 다섯 가지 팁을 준비했습니다.
1. 친근한 어조를 유지하세요
이메일 때문에 제가 가장 걱정했던 것은 바로 '어조'였습니다. 이를 해결하기 위해 저는 이메일에 친근한 분위기를 담기 시작했습니다. 느낌표가 포함된 인사말로 시작하는 것만으로도 큰 도움이 됩니다. 유머 감각이 있다면 가벼운 농담 한 스푼을 더해 보세요. 요컨대, 이메일이 무례하게 들릴까 걱정된다면 언제나 친근하게 쓰는 것이 최선의 해결책입니다. 너무 많은 이메일이 지나치게 직설적이고 감정 없이 작성되곤 합니다. 사람들이 글에 조금만 개성을 담는다면 세상은 한층 더 나아질 텐데 말이죠.
이 방법은 모르는 사람에게 이메일을 보낼 때 특히 효과적이며, 아는 사람과 민감한 주제를 다룰 때는 더더욱 그렇습니다. 비꼬는 듯한 느낌이나 수동공격적인 태도 없이 정중하고 친절하게 대화하면 대부분의 상황은 순조롭게 풀립니다. 단, 과하지는 않도록 주의하세요.
2. 아첨은 하지 마세요
솔직히 인정하건대, 저도 가끔 이메일에서 무의식적으로 아첨하는 자신을 발견하곤 합니다. 친근함과 지나치게 구는 것 사이에는 미세한 경계선이 있고, 그 선은 생각보다 쉽게 넘어갑니다. 특히 글로 쓴 메시지에서는 아부가 훨씬 더 노골적으로 드러납니다. 사람들은 대개 자신이 쓴 이메일을 다시 읽어보는데, 그때 아부하는 태도는 뻔히 드러납니다. 제 말을 믿으세요.
차라리 상사나 윗사람에게 이메일을 보낼 때는 그 사람의 직급을 머릿속에서 지우세요. 상대를 '한 명의 사람'으로 바라보는 겁니다. 정말 효과가 있습니다. 상대방 역시 그저 또 다른 인간이라는 사실을 깨닫고 나면 아첨할 이유가 사라집니다. 대부분의 사람은 동등한 존중을 받을 자격이 있다는 점만 기억하세요. 모든 사람을 평등하게, 최대한의 예의로 대한다면 누구에게 이메일을 보내든 무엇을 쓰든 더 이상 걱정할 필요가 없습니다. 그 순간 당신은 자연스럽게 '존중을 아는 사람'이 됩니다.
3. 필요한 내용은 담되, 간결하게
저는 개인적으로 아주 긴 이메일을 작성하는 편인데, 그 이유는 상대방에게 모든 정보를 빠짐없이 전달하고 싶기 때문입니다. 하지만 굳이 그럴 필요는 없습니다. 장편소설을 쓰듯 이메일을 쓰는 대신, 요점을 명확히 하세요. 물론 이메일 본문에 자신만의 개성을 녹여 요점을 전달하는 것은 좋습니다. 하지만 정작 중요한 업무 내용에서는 하고 싶은 말을 분명하게 전달해야 합니다.
제가 추천하는 방법은 이렇습니다. 하고 싶은 말을 담은 직설적인 문장 하나를 쓰고, 마음이 편해진다면 그 내용을 설명하는 문장을 하나 더 추가하세요. 그러면 끝입니다. 그 이상은 하지 마세요. 전혀요. 정말로요.
4. 모험심을 가져보세요
이메일을 보내는 일이 왜 불안한지 스스로에게 물어보세요. 상대방이 거절할까 봐 두려운 걸까요? 해고당할까 봐 겁이 나는 걸까요? 아니면 멋없어 보일까 봐 걱정되는 걸까요? 세 가지 모두 해당된다면 이렇게 말하고 싶습니다. 잃을 것이 없고, 당신을 떠나보낸다면 그쪽 손해이며, 단순히 이메일 한 통 보내는 걸로 불안해하는 것 자체가 이미 지나친 걱정이니 과감히 벗어나세요.
다소 엉뚱하게 들릴 수 있지만, 이메일에 모험심을 발휘해 보세요. 답장을 올지, 언제 올지, 어떻게 올지 알 수 없는 상태에서 메시지를 보내는 짜릿함을 받아들이는 겁니다. 이메일 쓰기를 일종의 도박처럼 생각하면 오히려 재미있어질지도 모릅니다. 실제로 기발한 표현이나 과장된 농담을 섞어 이메일을 기억에 남는 것으로 만들어 보세요.
5. 당황한 상태에서는 보내지 마세요
급한 마음으로, 혹은 일상의 스트레스에 정신이 팔린 상태에서 이메일을 작성해 본 적 있나요? 그런 이메일을 나중에 다시 읽어보면 늘 한없이 창피합니다. 차라리 마음이 불안한 상태에서는 이메일을 쓰지 않는 게 어떨까요?
다음 번에 조급한 마음으로 이메일을 쓰게 될 때는 이렇게 해보세요. 일단 자리에 앉아 상황을 객관적으로 파악합니다. 전송 버튼을 누르기 전에 잠시 멈추고, 웹서핑 등 다른 활동으로 잠시 머리를 환기시키세요. 마음이 가라앉은 뒤 돌아와서 수정할 부분을 고치면 됩니다. 상대방은 회신을 몇 분 더 기다릴 수 있습니다. 감정이 실린 채 삶의 고민을 마구 쏟아낸 이메일을 나중에 후회하며 읽어야 하는 것보다 훨씬 낫습니다.
마무리하며
분명히 말씀드립니다. 이메일 한 통 보내는 데 걱정할 것은 아무것도 없습니다! 용기를 내어 보내세요. 분명 잘 될 겁니다.
여러분만의 이메일 작성 팁이 있나요? 오늘 소개한 방법 중 도움이 된 것이 있었나요? 의견을 들려주세요!