이메일은 어렵습니다. 이메일에서 당신이 정말로 말하고 싶은 것을 이해하는 것은 정말로 어렵습니다. 그리고 절반의 시간 동안 사람들은 거의 항상 당신을 오해할 것입니다. 많은 문제는 당신이 편지를 쓰는 사람들이 당신의 얼굴을 볼 수 없다는 사실에 기인합니다. 그들은 당신의 얼굴에 있는 미소를 볼 수 없고 당신도 그들의 얼굴에 있는 표정을 볼 수 없습니다. 표정을 통해 말로 감정을 이해하는 자연스러운 인간의 능력은 이메일에서 완전히 무효입니다.
그렇다면 표정과 목소리 톤을 대체할 수 있는 것은 무엇일까요? 모든 친구나 사무실의 모든 사람이 당신을 칭찬하지 않고 어떻게 효과적으로 메시지를 전달할 수 있습니까?
작가 Peter Drucker는 "커뮤니케이션에서 가장 중요한 것은 말하지 않은 것을 듣는 것입니다. ." 그보다 한 단계 더 나아가 이메일을 보낼 때 가장 중요한 것은 수신자가 그렇지 않도록 명확하게 하는 것입니다. 말하지 않은 것을 들어라. 사실, 이메일 커뮤니케이션에서 대부분의 문제를 일으키는 것은 이메일을 받는 사람이 당신이 한 줄만 썼음에도 불구하고 당신이 암시하는 온갖 종류의 끔찍한 것들을 해석할 때입니다.
이것이 미움과 불만으로 이어지는 것입니다. 이것이 분노를 일으키는 것입니다. 이것이 당신이 어제 오후에 보낸 이메일에 참조를 추가했고 그는 그것을 인신공격으로 받아들였기 때문에 아침 회의에서 테이블 맞은편에 있는 사람이 당신을 노려보는 것입니다.
완벽한 이메일 만들기
여기 MUO에서 익명으로 이메일 보내기 또는 Excel에서 이메일 보내기에 대한 내 이메일과 같은 이메일 보내기의 기술적인 측면에 대해 많이 다루었습니다. 그러나 이메일의 감정적 측면은 어떻습니까? 이메일을 통해 알게 된 방법과 모든 사람이 항상 당신에게 화를 내지 않도록 자신을 글로 표현하는 더 좋은 방법은 무엇입니까?
글쎄요, 제가 오늘 이 자리에 서서 여러분에게 도움을 줄 수 있는 위치에 있다고 말할 수 있는 것은 많은 고통과 고통 없이는 아닙니다. 나는 대학 초기부터 캠퍼스에 있는 모든 사람에게 대량 이메일을 보내 다단계 마케팅 사업을 시작하려고 시도했을 때부터 이메일로 할 수 있는 모든 실수를 저질렀습니다. 하루 만에 내 계정이 24시간 동안 폐쇄되었고 IBM 메인프레임 관리자로부터 "스팸"을 정의하는 것에 대한 크고 불쾌한 경고를 받았습니다.
이메일 에티켓에 대한 교훈은 별로 없었습니다. 이메일을 잘못 처리하면 이메일이 정말 곤경에 빠질 수 있다는 경고였습니다. 몇 년 동안 나는 사람들을 화나게 했고, 화를 냈고, 사람들과 장대한 화전을 벌이곤 했습니다. 누군가 이겼다고 말하고 싶지만 아무도 이기지 못했습니다. 그것이 내가 오늘 이 자리에 서 있는 이유입니다. 이메일을 보내는 대중의 미래 군단이 보내기 버튼을 클릭하기 전에 해당 이메일을 더 잘 준비할 수 있기를 바랍니다.
1. 소설 보내기
내가 처음 엔지니어로 일하기 시작했을 때 내가 지은 첫 번째 죄 중 하나는 거의 항상 서너 문단에 걸쳐 이메일을 썼다는 것입니다. 그 이유는 내가 꽤 빨리 타자를 칠 수 있기 때문이 아니라, 항상 세부 사항을 빠뜨리면 사람들이 내가 말하는 것을 제대로 이해하지 못할 것 같았기 때문입니다. 그것은 어느 정도 사실일 수 있습니다. 그리고 우리는 1분 안에 너무 짧은 이메일을 받게 될 것입니다. 그러나 단순성을 위해 말할 것이 있습니다.
이렇게 복잡한 이메일을 작성하면 다양한 방법으로 메시지를 전달하는 데 실패하게 됩니다. 첫째, 글을 너무 많이 썼다는 것은 상대방의 시간을 존중하지 않는다는 것을 암시하고, 너무 자주 쓰면 상대방을 짜증나게 할 수밖에 없다. 둘째, 여러 단락으로 구성된 500단어 이메일은 당신에게 충분히 의미가 있습니다. , 당신은 모든 사람을 혼란스럽게 만들고 편두통을 일으킬 가능성이 높습니다.
당신이 단어를 만드는 사람이고 덮어쓰는 경향이 있다면 항상 돌아가서 해당 문장을 "잘라내기" 작업을 시작하십시오. 길이를 줄이는 새롭고 창의적인 방법을 생각해내거나 완전히 제거할 수도 있습니다. 어쩌면 당신은 너무 많은 정보를 제공하고 있습니다. 사람들에게 필요한 것을 알려주세요. 그들이 당신에 대해 알기를 바라는 것이 아니라 알고있다. 알고 계십니까?
2. 두 단어로 된 이메일 보내기
새로운 이메일에 대한 반대 공격은 아무 것도 설명하지 않는 한두 단어 이메일입니다. 마치 식탁에서 아이들에게 "오늘은 어땠나요?와 비슷합니다. " 잠시 후에 마지못해 대답합니다. "좋아요. " 내가 왜 귀찮게 하는지도 모르겠고 계속 눌러요. "무슨 일 있었나요? " 필연적인 대답은 "아니요, 그렇지 않습니다. "
나는 솔직히 왜 어떤 사람들은 이메일을 사용하는 것을 귀찮게 하는지 이해하지 못합니다. 운이 좋다면 이 사람이 보낸 이메일에 전체 문장 하나가 포함됩니다. 당신이 운이 좋지 않다면, 그 사람은 당신에게 무언가를 해달라고 요청할 것입니다. 그것은 마치 황야 한가운데에서 길을 잃었을 때 라디오를 통해 구조 메시지를 보내고 구조 대원에게 좌표를 알려주지 않는 것과 같습니다.
사람들이 당신이 말하는 내용을 이해하기 위해 고군분투해야 하기 때문에 매우 실망스럽습니다. 설상가상으로 이메일에 답장하는 데 시간을 낭비하게 하고 조금 더 자세히 설명하도록 요청할 수도 있습니다.
나는 이 문제를 가진 대부분의 사람들이 타이핑이 힘든 운동이기 때문에 이렇게 짧은 이메일을 작성한다고 생각합니다. 모든 사람이 1분에 60~70단어 이상을 입력할 수 있는 것은 아니므로 이 그룹에 대해 약간의 동정심을 가져야 합니다.
3. 한 사람을 위한 대량 이메일 보내기
정말 사람들을 화나게 하고 싶습니까? 한 사람이 잘못한 것을 책망하기 위해 사무실의 모든 사람에게 대량 이메일을 보냅니다. 저는 이것을 "공개 굴욕" 이메일이라고 부릅니다. 일반적으로 사무실의 모든 사람은 특정 사람이 실수를 했다는 것을 이미 알고 있을 수 있지만 관리자는 이를 그냥 둘 수 없습니다. 그래서 그들은 특정 행동이 왜 그렇게 잘못된 것인지 또는 그 특정한 실수가 왜 그렇게 나쁜 것인지를 아주 극도로 상세하게 설명하는 대량 이메일을 모든 사람에게 보냅니다.
나는 과거에 내 관리 역할 중 일부에서 이러한 행동에 빠져 들었다는 것을 인정해야 합니다. 다른 동료들도 그렇게 하는 걸 본 적이 있어요. 당신이 관리하는 다른 모든 사람들이 같은 실수를 하지 않도록 하고 싶을 수도 있기 때문에 저지르기 쉬운 실수입니다. 이미 모든 사람이 알고 있으면 실수를 한 사람이 굴욕을 당하는 것이 현실입니다. 그들이 그것에 대해 알지 못하면 모두 혼란스러워하고 당신이 그들에 대해 이야기하고 있는지 확신하지 못합니다.
간단하게 만드십시오 - 실수를 한 사람과 구체적인 문제에 대해 이야기하십시오. 그런 다음 그것이 모든 사람에게 충분히 중요하다고 생각되면 통지를 보내되 고위 경영진에서 보내는 일반적인 "참고"인 것처럼 들리도록 하십시오. 이렇게 하면 비난의 어조가 제거되고 덜 개인적이 됩니다.
4. 극적인 부사 사용
이메일에서 흔히 볼 수 있는 또 다른 행동은 일반적으로 자신의 일이나 논의 중인 특정 프로젝트에 대해 매우 열정적인 사람들의 행동입니다. 그 행동은 매우 극적인 부사를 남용하는 것입니다. "그 디자인은 끔찍하게 잘못되었습니다. " 또는 "그 접근 방식은 매우 모호합니다." 토론에 감정을 도입하는 역할만 합니다.
부사가 없는 문장을 보면 얼마나 비즈니스적이고 덜 적대적인지 알 수 있습니다. 그렇지 않으면 지나치게 극적이고 버릇없는 녀석처럼 보일 뿐입니다.
부사 없이 사용해 보세요. 그 디자인은 틀렸다. 그 접근 방식은 모호합니다.
그것은 받는 사람을 기쁘게 하지 않을 수도 있지만 또한 그들을 공격하지 않고 방어적으로 설정하지도 않습니다. 더 전문적이며 누군가와 의견이 다를 때에도 실제로 자신을 성숙한 성인으로 착각할 수 있습니다.
5. 수동태의 남용
실제로 수동태에 대해 정말, 진정으로 배우고 이해한 것은 글쓰기 경력의 후반기에 이르러서였습니다. 그것에 대해 배우는 것의 문제는 모든 곳에서 그것을 보기 시작한다는 것입니다. 수동태는 이메일에서 가장 널리 사용되는 용도 중 하나입니다. 수동태를 사용하면 사람이 행동에서 자신을 분리할 수 있기 때문입니다.
"고객을 공항으로 데려다 주었습니다."라고 말하는 대신 , 책임을 직접 어깨에 지우는 대신 "고객을 공항으로 데려갔습니다."라고 쓸 수 있습니다.
이것은 무슨 일이 있어도 책임을 지는 것에 대해 긴장하는 사람들 사이에서 흔히 나타나는 행동입니다. 이들은 위험을 감수하는 사람(일을 완수하는 책임을 지는 사람)이 인정을 받거나 승진할 때 불평하는 바로 그 사람들입니다. 사실 사람들은 이메일의 수동태를 통해 봅니다. 작업을 완료했거나 목표를 달성했다면 두려워하지 말고 인정을 받으세요!
6. 등을 토닥이며
이상하게도 이메일에서 항상 수동태를 사용하는 사람들의 반대 극단은 거의 모든 것에 대해 1인칭으로 쓰는 사람들입니다. 그들의 이메일을 읽으면 프로젝트가 그룹의 노력이 아니라 개인의 성취라고 생각할 것입니다. 이메일을 보내는 사람이 모든 일을 했다고 생각할 것입니다!
이 이메일을 어떻게 인식합니까? "나"라는 단어가 나오는 횟수를 센다.
이러한 유형의 사람이 보낸 이메일을 읽으면 전 세계가 자신을 중심으로 돌아가고 있음을 느끼고 모든 사람이 혼자서 수행한 모든 작업에 대해 지속적인 찬사를 받아야 한다는 것이 분명합니다. 이러한 이메일은 항상 팀원들에게 낙담하고 완전히 감사할 수 없다는 느낌을 줍니다. 이 접근 방식은 동료로부터 분노와 고립으로 가는 지름길입니다.
사람들을 짜증나게 하고 기분을 상하게 하는 다른 유형의 이메일이 많이 있다고 확신합니다. 나는 당신이 당신의 자신의 목록도 가지고 있다고 확신합니다! 어떤 종류의 이메일이 정말로 마음을 설레게 합니까? 당신의 애완 동물은 어떤 유형을 원합니까? 아래 댓글 섹션에서 생각을 공유하세요.