넘치는 받은 편지함은 모든 사람에게 공통적인 문제입니다. 그러한 이메일은 우리가 조치를 취할 수 있는 것보다 더 빠른 속도로 들어오는 것 같습니다. 삶의 대부분의 일과 마찬가지로 스스로에게 부담을 주는 것보다 몇 가지 작업을 자동화하는 것이 가장 좋습니다. Gmail의 필터가 바로 그것입니다.
Gmail 및 기타 이메일 서비스에서 필터를 설정하는 방법을 보여 드렸지만 프로세스는 거의 동일합니다. Gmail을 사용하면 이제 조금 더 쉬워졌습니다. 상단에 큰 검색창이 보이시나요? 작은 드롭다운 화살표를 클릭하면 다음 상자가 표시됩니다.
받은 편지함을 정렬할 데이터로 필드를 채우십시오. 하단에서 '이 검색으로 필터 만들기를 클릭합니다. " 새 상자를 얻으려면:
Gmail이 기준에 따라 이메일을 필터링할 때 수행할 작업을 지정하면 그 어느 때보다 빠르게 받은편지함을 정렬할 수 있습니다. 믿지마? 이 뛰어난 Gmail 필터 중 일부를 사용해 차이점을 확인하십시오.
이전에 제안한 멋진 필터 중 많은 수가 소셜, 우선 순위 등에 대한 Gmail의 새 탭으로 인해 중복되었습니다. 그러나 필터를 사용하여 이메일 문제를 해결할 수 있는 다른 방법이 많이 있습니다.
간편한 후속 조치
누군가로부터 답장을 받지 못했을 때 지나치게 반응하지 마십시오. 그냥 따라하세요. 하지만 일을 하다 보면 잊어버리기 쉬운 누군가와 연락해야 하는 메시지가 너무 많습니다. 아무것도 설치하지 않고 자동으로 따라가는 서비스가 있지만 사용법을 기억하기가 조금 어렵습니다. 따라서 문제를 해결하기 위해 간단한 필터를 만드십시오.
이메일 주소에 더하기 기호를 추가하여 Gmail 별칭을 만드는 오래된 트릭을 알고 있을 것입니다. 네, 여전히 이메일을 보내드립니다. 예를 들어 "mihir+followup@gmail.com"은 "mihir@gmail.com"으로 이메일을 보냅니다. 이제 다음을 사용하여 새 필터를 만듭니다.
<블록 인용>단어: mihir+followup@gmail.com("mihir"을 자신의 이메일 주소로 대체)선택 받은편지함 건너뛰기(보관)선택 라벨 적용:후속 조치(필요한 경우 새 라벨 만들기)선택: 일치하는 대화에도 필터 적용
이제 답장이 필요한 사람에게 이메일을 쓸 때마다 숨은 참조 필드에 "팔로잉" 주소(예:mihir+followup@gmail.com)를 추가하세요. 자동으로 후속 조치 레이블로 전송되며, 대기 중인 항목을 확인하기 위해 매일 확인할 수 있습니다.
개인 클립보드 또는 메모 만들기
거의 무제한에 가까운 저장용량을 제공하는 많은 Gmail 사용자는 첨부파일, 미리 알림, 할 일 목록 또는 메모를 자신에게 보냅니다. Gmail 탭은 항상 열려 있고 어디서나 쉽게 액세스할 수 있으므로 빠른 클립보드 역할을 합니다.
특정 시점 이후에는 복잡한 받은편지함으로 이어집니다. 위와 동일한 별칭 트릭을 사용하여 받은 편지함을 깨끗하고 깔끔하게 유지할 수 있습니다. 모든 트릭에 대한 간단한 부가 기능 별칭을 갖고 Gmail 라벨의 힘을 재발견하여 정리를 유지하세요.
예를 들어, 컴퓨터에서 사진을 열 수 있도록 휴대전화에서 사진 몇 장을 나에게 보냈다고 가정해 보겠습니다. 저는 기본적으로 Gmail을 클립보드로 사용하고 있습니다. 그래서 mihir@gmail.com 대신 mihir+clipboard@gmail.com으로 보내드리겠습니다. 이 필터를 만들겠습니다.
<블록 인용>받는 사람: mihir+clipboard@gmail.com선택: 레이블 적용:클립보드(필요한 경우 새 레이블 만들기)선택: 일치하는 대화에도 필터 적용
할 일 목록, 메모 및 자주 이메일로 보내는 기타 항목에 대해 유사한 별칭과 레이블을 만듭니다. 매달 또는 그 정도 레이블을 확인하면 더 이상 필요하지 않은 오래된 물건을 많이 찾을 수 있으므로 쉽게 제거할 수 있습니다.
자신에게 보낸 파일을 나타내기 위해 "첨부 파일 있음" 기준을 선택할 수도 있습니다.
자동 메일을 중지하는 거대한 키워드 목록
Gmail에 내장된 스팸 필터는 훌륭하여 대부분의 원치 않는 메시지가 귀하에게 도달하기 전에 차단합니다. 그러나 이러한 사기나 가짜 이메일과 같은 일부는 여전히 통과합니다. 그런 다음 가입한 서비스에서 보낸 원치 않는 이메일이나 받은 편지함을 가리지 않고 나중에 확인하고 싶은 뉴스레터가 있습니다.
마케팅 전략 블로그 Kikolani의 훌륭한 사람들은 자동화된 이메일을 포착하기 위해 방대한 키워드 목록을 만들었습니다. 필터를 만드는 방법은 다음과 같습니다.
<블록 인용>단어: "이 이메일을 웹페이지로 보려면 여기로 이동하십시오."|"이 이메일을 읽는 데 문제가 있습니다"|"이 이메일을 보는 데 문제가 있습니다"|"이메일이 올바르게 표시되지 않습니다"|"구독 취소 | 구독자 옵션 변경"|"이 이메일을 구독 취소합니다 목록"|"즉시 구독 취소"|"구독 취소하십시오"|"구독 기본 설정 업데이트"|"이메일 기본 설정"|"아래 URL을 따라 기본 설정을 업데이트하거나 수신 거부"|"앞으로의 통신을 수신하지 않으려면" |"구독을 취소하려면"|"이메일을 계속 수신하려면 주소록이나 수신 허용 목록에 우리를 추가하세요."|"수신 거부"|"수신거부"|"이 이메일 수신 거부"|"수신거부 우리 이메일에서"|"구독 취소를 클릭하십시오"|"미래에서 구독 취소"|"여기에서 구독을 취소할 수 있습니다"|"구독을 취소하거나 구독자 옵션을 변경하려면"|"이 메시지는 leilaniana@gmail.com으로 전송되었습니다"(귀하의 이메일로 대체 address)|"이 이메일은"|"선택 해제"|"TrueRemove를 사용하여 수신 거부"|"원 클릭 구독 취소"|"회신하지 마세요. 이 이메일"|"브라우저에서 이 이메일 보기"|"이 메시지에 회신하지 마세요"|"더 이상 이메일을 받지 않으려면"|"더 이상 이메일을 받지 않으려면"|"더 이상 이 뉴스레터 수신"|"뉴스레터 수신을 원하지 않습니다"|"이 이메일 주소를 제거하려면"|"이 메일링 리스트에서 제거"|"이메일 설정 관리"|"구독 수정"|"다음을 수행할 수 있습니다 구독 취소"|"구독 취소할 수 있습니다"|"YMLP 제공"|"연락처 정보 업데이트"|"연락처 세부 정보 업데이트"|"구독 설정 변경"|"구독 관리"|"구독 관리"|"업데이트 이메일 주소 또는 수신거부"|"이 이메일은"|"이 이메일의 발송 목적"|"이 이메일을 수신한 이유는"|"이 이메일을 수신한 이유는"|"이 메시지를 수신했기 때문입니다"|" "선택:에서 초대를 받지 않으려면 받은편지함 건너뛰기(보관)선택: 레이블 적용:자동(필요한 경우 새 레이블 만들기)선택: 일치하는 대화에도 필터 적용
Gmail 탭을 사용하는 경우 라벨을 건너뛰고 프로모션 카테고리로 직접 보낼 수도 있습니다.
청구서 및 재정 자동 전달
"얘야, 이번 달에 전기세는 내었니?" 전력 회사에서 집에 있는 한 사람에게 청구서를 보내지만 룸메이트든, 연인이든, 심지어 회계사든 가계 재정을 관리하려면 다른 누군가가 이에 대해 알아야 할 가능성이 있습니다. 잠시 시간을 내어 청구서에서 계정 명세서에 이르기까지 모든 재무 정보에 대해 자동 전달을 설정하세요.
불행히도 이 작업을 수행하는 마법의 키워드는 없으므로 각 발신자를 개별적으로 추가해야 합니다. 여기서 알아야 할 것은 "와일드 카드" 필터입니다. 별표를 추가하면 해당 필드의 모든 항목에 적용됩니다. 예를 들어 *@americanexpress.com은 발신자에게 "americanexpress.com" 이메일 주소가 있는 모든 이메일에 적용됩니다.
따라서 그에 따라 필터를 만듭니다. 마지막 청구서 또는 계정 명세서에 대한 이메일을 찾아 검색 창을 클릭하십시오.
<블록 인용>보낸사람: *@bankemailaddress.com선택: 첨부 파일 있음선택: 레이블 적용:청구서(필요한 경우 새로 작성)선택: 전달:배우자@significantother.com선택: 일치하는 대화에도 필터 적용
수신자는 자동 전달 이메일을 수락해야 하므로 해당 확인 프로세스도 완료해야 합니다. 대부분의 청구서 및 은행 계좌 명세서는 청구서의 PDF 첨부 파일을 보내므로 "첨부 파일 있음" 옵션을 선택하는 것이 좋습니다. 공급자로부터 첨부 파일 없이 이메일 청구서를 받은 경우 해당 공급자의 필터에 대해 이 옵션을 선택하지 마십시오.
영수증 및 주문 추적
온라인으로 주문한 모든 항목은 나중에 필요할 때 쉽게 찾을 수 있도록 하나의 폴더나 레이블에 넣어야 합니다. 영수증을 스캔, 관리, 추적할 수 있는 좋은 앱이 있지만 이미 디지털화되어 있다면 더 좋습니다!
이를 위해 Redditor shennannagans에는 우수한 필터가 있습니다. 만드는 방법은 다음과 같습니다.
<블록 인용>제목: "주문 영수증"|"당신의 주문"|"주문 확인"|"당신의 지불"|"당신의 etsy 구매"|"내 계정 결제가 처리되었습니다"|"당신의 구매"|"당신의 선물 구매"|"thinkgeek 주문"|" 스레드 없는 주문"|"Woot의 주문"|"당신의 아마존 주문"|"반품 확인"|"당신의 아마존 주문"|"당신의 패키지"|"주문이 업데이트되었습니다"|"UPS My Choice"|"UPS 배송 알림 "|"Netrition 주문"|"당신의 지불"|"당신의 기여"|"주문이 배송되었습니다"|"당신의 다운로드"|"당신의 Amazon.com 주문"|"결제 예정"|"청구서가 준비되었습니다"|"주문 확인 "|"후원자가 되어 주셔서 감사합니다"|"지불을 승인했습니다"|"약속을 변경했습니다"|"성공적으로 자금이 조달되었습니다"|"지급금을 보냈습니다"|"amazon.com 주문"|"지불을 받았습니다"|"구매 확인"|"약속 영수증"|"귀하의 TopatoCo 주문"|"Humble Bundle 주문"|"귀하의 거래"|"TopatoCo의 패키지"|"귀하의 최고의 제안이 제출되었습니다"|"제안 철회 통지"|"당신은 선물을 받았습니다"|"귀하의 Etsy 주문"|"기여해 주셔서 감사합니다"|"배송 확인"|"구매 영수증 "선택: 받은편지함 건너뛰기(보관처리)라벨 적용: 주문(필요한 경우 새 라벨 만들기)선택: 일치하는 대화에도 필터 적용
긴급하지 않은 이메일 정렬
받은 편지함을 관리하기 위해 따라야 할 좋은 경험 법칙은 다음과 같습니다. 이메일에서 숨은 참조를 받은 경우 즉각적인 주의가 필요하지 않습니다. 메시지는 여전히 유용할 수 있지만 받은편지함 상단에서 중요한 관심을 받아야 할 이유는 없습니다.
물론 BCC는 블라인드 카본 카피입니다. 이는 발신자가 해당 이메일을 받은 다른 모든 수신자로부터 귀하의 이메일 주소를 숨겼지만 메시지에 대한 정보를 계속 전달하기를 원했음을 의미합니다. 이것은 단지 "참고" 이메일일 가능성이 있습니다. 따라서 새 필터를 만드십시오.
<블록 인용>단어: 숨은 참조:mihir@gmail.com선택: 받은편지함 건너뛰기(보관)선택: 라벨 적용:숨은 참조(필요한 경우 새 라벨 만들기)선택: 일치하는 대화에도 필터 적용
중요한 업데이트를 놓칠 염려 없이 여유 시간에 이 이메일을 확인하세요.
여유 공간을 확보하기 위해 대용량 첨부 파일 찾기
공간이 부족합니까? 유명한 Find Big Mail을 포함하여 Gmail에서 저장용량을 확보하는 몇 가지 방법을 보여 드렸지만 지금은 그럴 필요가 없습니다.
Gmail을 사용하면 특정 크기를 초과하는 첨부파일이 있는 이메일에 대한 필터를 만들 수 있습니다.
<블록 인용>선택: 첨부파일 있음크기: 10MB 초과선택: 레이블 적용:10MB(필요한 경우 새 레이블 만들기)선택: 일치하는 대화에도 필터 적용
몇 가지 파일 크기(예:10MB, 20MB, 50MB, 100MB)에 대해 이 작업을 수행합니다. 중요한 것을 삭제하지 않도록 레이블을 가장 큰 것부터 작은 것까지 스캔하십시오. 그런 다음 한 번에 원하지 않는 나머지 부분을 제거하십시오.
첨부 파일 아이콘 만들기
이메일 옆에 있는 해당 핀을 보면 내부에 첨부 파일이 있음을 알 수 있습니다. 그러나 그것이 PDF인지, 엑셀 시트인지, 아니면 이미지 파일인지 아는 것은 도움이 될 수 있습니다. 여기에서 필터와 레이블을 결합하여 올바른 첨부 파일이 포함된 이메일을 빠르게 찾을 수 있습니다.
예를 들어 스프레드시트용 필터를 만드는 방법을 살펴보겠습니다.
<블록 인용>선택: 첨부파일 있음단어 있음: 파일 이름:xls 또는 파일 이름:xlsx 또는 파일 이름:odf레이블 적용: XLS(필요한 경우 새 레이블 만들기)선택: 일치하는 대화에도 필터 적용
완료되면 XLS 레이블로 이동하여 색상을 녹색으로 변경합니다. 이는 Microsoft Office의 Excel용 색상입니다. DOC(파란색 레이블), PPT(주황색 레이블), PDF(빨간색 레이블) 등에 대해 유사한 필터를 만듭니다. 이메일은 아이콘과 같은 레이블로 명확하게 표시되어 첨부 파일을 확인하기 위해 이메일을 열어야 하는 수고를 덜어줍니다.
스팸으로 잘못 표시된 항목 잡기
때로는 Gmail이 지나치게 열성적이어서 주의를 기울여야 할 때에도 메일을 스팸으로 표시합니다. 그리고 이는 누군가가 보낸 메일을 받았는지 묻는 당황스러운 상황으로 이어질 수 있으며 Gmail에서 스팸으로 판단한 방법을 알려야 합니다.
이 필터를 만들어 이 어색함을 쉽게 해결할 수 있는 방법이 있습니다.
<블록 인용>검색: 스팸다음 단어 포함: Mihir OR MakeUseOf OR Patkar(당연히 자신의 이름과 직장 정보로 변경)레이블 적용: 스팸 아님선택: 일치하는 대화에도 필터 적용
해당 레이블 옆에 읽지 않은 번호가 표시될 때마다 확인하십시오. 스팸을 더 잘 피하면 이 레이블에서도 더 나은 결과를 얻을 수 있습니다.
모든 첨부 파일 백업
Lifehack의 이 트릭은 필터로 할 수 있는 가장 똑똑한 것입니다. 아이디어는 단순히 그러한 모든 첨부 파일을 백업함으로써 받은 편지함을 정리하는 탐색에서 중요한 첨부 파일을 삭제하는 것에 대한 두려움을 극복하는 것입니다.
필터를 만드는 방법은 다음과 같습니다.
<블록 인용>먼저 yourname.attachments@gmail.com과 같은 새 Gmail 계정을 만듭니다.선택: 첨부 파일 있음선택: 다음 주소로 전달:yourname.attachments@gmail.com선택: 일치하는 대화에도 필터 적용
따라서 첨부 파일이 있는 모든 이메일은 실수로 기본 이메일 계정에서 삭제한 경우에 대비하여 이 두 번째 계정으로 자동 전송되어 안전하게 보관됩니다.
크리에이티브 필터를 알려주세요
분명히 유용한 시나리오를 위해 Gmail 필터를 만들 수 있는 몇 가지 다른 시나리오가 있습니다. 새로운 Inbox by Gmail에는 편의를 위해 끌어서 놓기 필터도 있습니다.
받은편지함을 더 쉽게 사용할 수 있도록 만든 필터를 알려주세요.