넘쳐나는 받은 편지함은 누구에게나 흔한 고민입니다. 이메일이 우리가 처리할 수 있는 속도보다 빠르게 쌓이는 것 같기까지 하죠. 그래서 Gmail 필터를 활용해 이런 작업을 자동화하면 훨씬 수월해집니다.
Gmail 필터 설정 방법
Gmail 필터 설정은 생각보다 간단합니다. 화면 상단에 있는 검색창 오른쪽의 작은 드롭다운 화살표를 클릭하면 상세 검색 박스가 나타납니다.
여기에 원하는 조건을 입력한 뒤 하단의 '이 검색어로 필터 만들기' 버튼을 클릭하세요. 그러면 새로운 설정 창이 열립니다.
마지막으로 해당 조건에 맞는 이메일이 도착했을 때 Gmail이 어떤 동작을 할지 지정하면 끝입니다. 정말 그렇게 간단합니다. 믿어지지 않는다면 아래 소개하는 필터들을 직접 적용해 보고 그 차이를 확인해 보세요.
참고로 과거에 유용하게 쓰이던 일부 필터는 Gmail의 '소셜', '중요' 등 탭 기능으로 인해 필요성이 줄었지만, 여전히 필터로 해결할 수 있는 이메일 문제는 무궁무진합니다.
1. 답장 요청 메일 놓치지 않기
상대방에게서 답장이 없을 때는 감정적으로 반응하지 말고 정중히 팔로우업 하는 것이 좋습니다. 하지만 업무 중 팔로우업이 필요한 메일이 너무 많다면 깜빡하기 쉽겠죠. 별도 서비스를 설치할 필요 없이, 간단한 필터 하나로 이 문제를 해결할 수 있습니다.
Gmail 주소에 플러스(+) 기호를 붙여 별칭을 만드는 방법을 알고 계신가요? 예를 들어 'mihir+followup@gmail.com'으로 보낸 메일은 'mihir@gmail.com'으로 정상적으로 전달됩니다. 이 원리를 활용해 다음과 같은 필터를 만들어 보세요.
포함 단어: mihir+followup@gmail.com (본인 이메일 주소로 변경)
선택: 받은편지함 건너뛰기(보관)
선택: 라벨 적용: Follow Up (필요시 새 라벨 생성)
선택: 일치하는 대화에도 필터 적용
이후 답장이 꼭 필요한 이메일을 보낼 때마다 BCC(숨은참조)란에 'mihir+followup@gmail.com' 주소만 추가하면 됩니다. 해당 메일은 자동으로 Follow Up 라벨에 저장되며, 매일 확인하며 미처리된 항목을 점검할 수 있습니다.
2. 나만의 클립보드·메모장 만들기
사실상 무제한에 가까운 저장 용량 덕분에 많은 사용자가 스스로에게 첨부파일, 할 일 목록, 메모 등을 이메일로 보냅니다. Gmail 탭은 항상 열려 있고 어디서든 접근 가능하기 때문에 훌륭한 임시 클립보드 역할을 하죠.
문제는 시간이 지나면 받은 편지함이 어수선해진다는 점입니다. 앞서 소개한 별칭(+주소) 트릭을 응용하면 편지함을 깔끔하게 유지할 수 있습니다.
예를 들어, 휴대폰에서 PC로 사진을 옮기려고 자신에게 메일을 보낼 때 'mihir@gmail.com' 대신 'mihir+clipboard@gmail.com'으로 발송하고 다음 필터를 생성하는 것입니다.
받는사람: mihir+clipboard@gmail.com
선택: 라벨 적용: Clipboard (필요시 새 라벨 생성)
선택: 일치하는 대화에도 필터 적용
할 일 목록, 메모 등 자주 자신에게 보내는 항목마다 비슷한 별칭과 라벨을 만들어 두세요. 한 달에 한 번 정도 해당 라벨을 확인하면 더 이상 필요 없는 오래된 내용을 한 번에 정리할 수 있습니다. 추가로 '첨부파일 있음' 조건을 선택하면 파일 관리가 더욱 쉬워집니다.
3. 거대 키워드 목록으로 자동 발송 메일 차단하기
Gmail의 기본 스팸 필터는 훌륭해서 대부분의 원치 않는 메일을 걸러줍니다. 하지만 사기성 메일이나 가짜 메일 중 일부는 여전히 통과되곤 하죠. 또 가입한 서비스의 홍보 메일이나, 나중에 읽고 싶은데 받은 편지함을 어지럽히는 뉴스레터도 골칫거리입니다.
마케팅 블로그 Kikolani에서는 자동 발송 메일을 잡아내는 거대 키워드 목록을 공개했습니다. 다음과 같이 필터를 만들어 보세요.
포함 단어: "to view this email as a web page, go here."|"having trouble reading this email"|"having trouble viewing this email"|"email not displaying correctly"|"unsubscribe | change subscriber options"|"unsubscribe from this list"|"unsubscribe instantly"|"please unsubscribe"|"update subscription preferences"|"email preferences"|"follow the URL below to update your preferences or opt-out"|"if you would rather not receive future communications from"|"if you would like to unsubscribe"|"to ensure that you continue receiving our emails, please add us to your address book or safe list"|"safeunsubscribe"|"to unsubscribe"|"unsubscribe from these emails"|"unsubscribe from our emails"|"unsubscribe please click"|"unsubscribe from future"|"you can unsubscribe here"|"to unsubscribe or change subscriber options"|"this message was sent to leilaniana@gmail.com"(본인 이메일 주소로 변경)|"this email has been sent to you by"|"to opt out"|"opt out using TrueRemove"|"one-click unsubscribe"|"do not reply to this email"|"view this email in a browser"|"please do not reply to this message"|"if you no longer wish to receive our emails"|"if you do not wish to receive email from"|"no longer receive this newsletter"|"do not want to receive any newsletters"|"to remove this e-mail address from"|"removed from this mailing list"|"manage your email settings"|"edit your subscription"|"you may unsubscribe"|"you can unsubscribe"|"powered by YMLP"|"update your contact information"|"update your contact details"|"change your subscription settings"|"manage your subscription"|"manage your subscriptions"|"update Email Address or Unsubscribe"|"this email was sent by"|"this email was intended for"|"you received this email because"|"you received this e-mail because"|"you are receiving this message"|"prefer not to receive invites from"
선택: 받은편지함 건너뛰기(보관)
선택: 라벨 적용: Automated (필요시 새 라벨 생성)
선택: 일치하는 대화에도 필터 적용
Gmail 탭 기능을 사용 중이라면 라벨 대신 이런 메일을 바로 '프로모션' 카테고리로 보내도록 설정할 수도 있습니다.
4. 공과금·재정 관련 메일 자동 전달하기
"전기세 내셨어요?" 회사에서 보내는 공과금 청구서가 집안의 한 사람에게만 도착하는 경우가 많습니다. 하지만 룸메이트, 배우자, 회계사처럼 가계 재정을 관리하는 사람은 그 내용을 알아야 하죠. 청구서부터 계좌 명세서까지 재정 관련 정보를 자동 전달하도록 설정해 두면 편리합니다.
안타깝게도 이를 위한 마법 같은 키워드는 없으므로 발신자를 하나씩 추가해야 합니다. 여기서 알아야 할 것은 '와일드카드(*)' 필터입니다. 별표(*)를 입력하면 해당 칸의 어떤 값에도 매칭됩니다. 예를 들어 *@americanexpress.com은 'americanexpress.com' 도메인을 사용하는 모든 발신자의 메일에 적용됩니다.
가장 최근의 청구서나 계좌 명세서 메일을 찾아 검색창을 열고 다음과 같이 필터를 만들어 보세요.
보낸사람: *@bankemailaddress.com
선택: 첨부파일 있음
선택: 라벨 적용: Bills (필요시 새 라벨 생성)
선택: 전달: spouse@significantother.com
선택: 일치하는 대화에도 필터 적용
수신자는 자동 전달 메일 수신에 대한 승인 절차를 완료해야 하므로, 인증 과정까지 반드시 마쳐야 합니다. 대부분의 청구서와 계좌 명세서는 PDF 첨부파일 형태로 발송되기 때문에 '첨부파일 있음' 옵션을 선택하는 것을 권장합니다. 만약 특정 업체가 첨부파일 없이 메일만 보낸다면 해당 필터에는 이 옵션을 제외하세요.
5. 영수증·주문 내역 한곳에 모으기
온라인에서 주문한 모든 내역은 하나의 폴더나 라벨에 모아두면 나중에 필요할 때 쉽게 찾을 수 있습니다. 영수증을 스캔하고 관리하는 좋은 앱들도 있지만, 이미 디지털로 도착하는 영수증이라면 더할 나위 없겠죠.
레딧(Reddit) 사용자 shenannagans가 공유한 훌륭한 필터가 있습니다. 다음과 같이 만들어 보세요.
제목: "Order Receipt"|"your order"|"order confirmation"|"your payment"|"your etsy purchase"|"my account payment processed"|"your purchase"|"your gift purchase"|"thinkgeek order"|"Your threadless order"|"order from Woot"|"your amazon order"|"Return Confirmation"|"Your package"|"Order Has Been Updated"|"UPS My Choice"|"UPS Ship Notification"|"Netrition order"|"Your payment"|"Your contribution"|"order has shipped"|"Your download"|"Your Amazon.com order"|"Payment scheduled"|"bill is ready"|"order confirmation"|"thanks for becoming a backer"|"you have authorized a payment"|"changed your pledge"|"successfully funded"|"you sent a payment"|"amazon.com order"|"payment received"|"Purchase Confirmation"|"pledge receipt"|"Your TopatoCo Order"|"Humble Bundle order"|"your transaction"|"Package From TopatoCo"|"Your best offer has been submitted"|"Offer Retraction Notice"|"You've received a gift copy"|"Your Etsy Order"|"Thanks for contributing to"|"Shipping Confirmation"|"Purchase Receipt"
선택: 받은편지함 건너뛰기(보관)
라벨 적용: Orders (필요시 새 라벨 생성)
선택: 일치하는 대화에도 필터 적용
6. 긴급하지 않은 이메일 분류하기
받은 편지함 관리의 좋은 경험 법칙 하나를 소개합니다. 숨은참조(BCC)로 받은 이메일은 즉각적인 확인이 필요 없는 메일입니다. 내용 자체는 유용할 수 있지만, 받은 편지함 최상단에서 소중한 주의력을 빼앗을 이유는 없죠.
BCC는 'blind carbon copy(숨은참조)'의 약자로, 발신자가 다른 수신자들에게는 당신의 이메일 주소를 숨긴 채 참고용으로 메일을 보낸 것을 의미합니다. 즉, 대부분 단순 안내(FYI) 성격의 메일입니다. 다음과 같은 필터를 만들어 보세요.
포함 단어: BCC:mihir@gmail.com
선택: 받은편지함 건너뛰기(보관)
선택: 라벨 적용: BCC (필요시 새 라벨 생성)
선택: 일치하는 대화에도 필터 적용
중요한 소식을 놓칠 걱정 없이, 여유 있을 때 이 라벨의 메일을 확인하면 됩니다.
7. 대용량 첨부파일 찾아 저장 공간 확보하기
Gmail 저장 공간이 부족해지고 있나요? 과거에는 Find Big Mail 같은 서비스를 이용해야 했지만, 이제는 불필요합니다. Gmail 자체 기능으로 일정 크기 이상의 첨부파일이 있는 메일을 필터링할 수 있습니다.
선택: 첨부파일 있음
크기: 10MB보다 큼
선택: 라벨 적용: 10MB (필요시 새 라벨 생성)
선택: 일치하는 대화에도 필터 적용
이런 식으로 여러 크기별(예: 10MB, 20MB, 50MB, 100MB) 필터를 만들어 보세요. 큰 용량부터 작은 용량 순으로 라벨을 훑어보며 중요한 메일을 실수로 삭제하지 않도록 확인한 뒤, 불필요한 메일을 한 번에 정리하면 됩니다.
8. 첨부파일 종류별 아이콘 만들기
이메일 옆의 핀(클립) 아이콘은 첨부파일이 있다는 것만 알려줄 뿐, PDF인지 엑셀 시트인지 이미지 파일인지는 알 수 없습니다. 필터와 라벨을 조합하면 원하는 첨부파일이 포함된 메일을 빠르게 찾을 수 있습니다.
예를 들어 스프레드시트용 필터를 만든다고 가정해 보겠습니다.
선택: 첨부파일 있음
포함 단어: filename:xls OR filename:xlsx OR filename:odf
라벨 적용: XLS (필요시 새 라벨 생성)
선택: 일치하는 대화에도 필터 적용
설정 후 XLS 라벨 색상을 초록색(마이크로소프트 오피스에서 엑셀을 상징하는 색)으로 변경하세요. 같은 방식으로 DOC(파란색), PPT(주황색), PDF(빨간색) 등의 필터와 라벨을 만들면, 메일을 열어 확인할 필요 없이 아이콘처럼 직관적으로 구분할 수 있습니다.
9. 스팸으로 잘못 분류된 메일 잡아내기
가끔 Gmail이 과열되어 분명 중요한 메일을 스팸으로 분류할 때가 있습니다. 그러면 상대방이 "그 메일 받았어요?"라고 물었을 때 "Gmail이 스팸으로 분류했대요"라고 답해야 하는 민망한 상황이 생기죠.
다음과 같은 필터를 만들면 이런 곤란함을 쉽게 피할 수 있습니다.
검색 위치: 스팸
포함 단어: Mihir OR MakeUseOf OR Patkar (본인 이름과 관련 키워드로 변경)
라벨 적용: Not Spam
선택: 일치하는 대화에도 필터 적용
이 라벨 옆에 읽지 않은 메일 숫자가 표시되면 확인해 보세요. 스팸을 잘 구분하게 될수록 이 라벨의 결과물도 더 정확해집니다.
10. 모든 첨부파일 자동 백업하기
Lifehack이 소개한 이 트릭은 필터로 할 수 있는 가장 똑똑한 방법 중 하나입니다. 받은 편지함을 정리하다 중요한 첨부파일을 삭제할까 봐 불안해하는 대신, 모든 첨부파일을 자동으로 백업해 두는 발상입니다.
먼저 'yourname.attachments@gmail.com'처럼 백업용 새 Gmail 계정을 만듭니다. 그다음 다음과 같은 필터를 생성하세요.
선택: 첨부파일 있음
선택: 전달: yourname.attachments@gmail.com
선택: 일치하는 대화에도 필터 적용
이렇게 하면 첨부파일이 있는 모든 메일이 자동으로 두 번째 계정에 전달되어 보관됩니다. 주 계정에서 실수로 삭제하더라도 안심할 수 있죠.
당신의 창의적인 필터를 들려주세요
이 외에도 Gmail 필터를 활용할 수 있는 유용한 상황은 무궁무진합니다. 새로운 Gmail(Inbox)은 드래그 앤 드롭 방식의 필터 기능까지 제공하여 더욱 편리해졌습니다.
여러분이 만들어 사용 중인 필터 중 받은 편지함 관리를 한층 쉽게 만들어 준 것이 있다면 댓글로 공유해 주세요!