점심을 만들 시간이 없으세요? 걱정 마세요, 통조림 하나면 충분하니까요. 오래 보관할 수 있는 캠핑용 식량이 필요하다면? 역시 통조림이 정답이죠. 그렇다면 매번 똑같은 이메일 답장을 타이핑하는 데 지치셨나요? 이번에는 '캔드 리스폰스(Canned Responses)'를 꺼내 드세요. 농담처럼 들리시나요? 하지만 진지한 이야기입니다. 캔드 리스폰스, 즉 미리 준비된 답변은 많은 사용자가 한 번도 사용해 보지 않은 기능이지만, 단 한 번만 써보면 다시는 손에서 놓을 수 없게 되는 편리한 도구입니다.
지메일(Gmail)의 캔드 리스폰스라는 말은 들어봤지만 막상 사용해 본 적은 없으신가요? 아니면 이번에 처음 들어보셨나요? 어떤 경우든, 이 훌륭한 기능을 아직 경험하지 않았다면 지금이 딱 좋은 시기입니다. 이 글에서는 캔드 리스폰스가 정확히 무엇인지, 언제 유용한지, 그리고 어떻게 활용하면 시간을 절약할 수 있는지 모두 알려드립니다.
캔드 리스폰스란 무엇일까?
인터넷 서핑을 좀 해보셨다면 캔드 리스폰스라는 용어를 한 번쯤 접했을 가능성이 큽니다. 우스꽝스러운 이름과 달리, 캔드 리스폰스는 통조림 음식만큼이나 유용하고 건강에는 두 배나 좋은 기능입니다. 간단히 설명하자면, 캔드 리스폰스는 이메일에서 같은 내용의 텍스트를 반복해서 사용해야 할 때 우리를 구원해 주는 기능입니다. 활용 범위는 무궁무진하지만, 그전에 캔드 리스폰스가 정확히 무엇인지 이해하는 것이 중요합니다.
이유가 무엇이든, 거의 모든 사람에게는 똑같은 내용을 반복해서 보내는 이메일이 존재합니다. 보낼 때마다 매번 새로 입력할 수도 있지만, 한 번만 작성해 '통조림'처럼 저장해 두고 필요할 때마다 꺼내 쓰는 방법도 있습니다. 이 기능은 대부분의 이메일 플랫폼에서 제공되며, 특히 지메일에서 가장 널리 알려져 있고 사용법도 가장 간단합니다.
왜 사용해야 할까?
솔직히 말해, 사용하지 않을 이유가 있을까요? 캔드 리스폰스의 대표적인 활용 사례를 소개합니다.
동일한 이메일 여러 번 보내기: 이베이(eBay), 아마존(Amazon) 등에서 물건을 판매하시나요? 제품 설명이나 품절 안내를 캔드 리스폰스로 등록해 두세요. 여러 고객에게 계약서, 질문, 세부 정보를 보내야 할 때도 마찬가지입니다. 여러 이메일에 같은 형식으로 답장해야 한다면 캔드 리스폰스가 완벽한 해결책입니다. 매번 처음부터 작성하거나 예전 메일에서 복사·붙여넣기 하는 대신, 미리 저장해 두고 꺼내 쓰세요. 가장 고전적인 활용법입니다.
스마트 자동응답기: 지메일을 비롯해 정교한 필터 기능을 제공하는 메일 클라이언트에서는 캔드 리스폰스를 활용해 스마트한 자동응답기를 만들 수 있습니다. 무엇이 '스마트'할까요? 일반 자동응답은 누가 보내든 모두에게 똑같은 답장을 보냅니다. 하지만 고객에게는 한 가지 답변을, 가족에게는 다른 답변을 보내고 나머지에는 아예 답장하지 않고 싶다면? 캔드 리스폰스를 여러 개 만들어 두고 각각 이메일 필터와 연결하면 됩니다.
복수 서명 관리: 많은 이메일 클라이언트는 하나의 계정에 여러 개의 서명을 허용하지 않습니다. 하지만 캔드 리스폰스를 활용하면 서명을 여러 버전으로 만들어 각각 저장할 수 있습니다. 이후 이메일을 작성할 때 클릭 한 번으로 원하는 서명을 추가할 수 있습니다.
창의적인 활용: 캔드 리스폰스로 할 수 있는 일에는 한계가 없으며, 전적으로 여러분의 상상력에 달려 있습니다. 정해진 장보기 목록이 있다면 요청 메일이 올 때 자동으로 발송되도록 설정해 보세요. 같은 설명을 계속 반복해야 하는 상대가 있다면 기본 설명을 저장해 두고 필요에 따라 살짝 수정해 보내세요. 재미있게 활용해 보시길!
지메일에서 캔드 리스폰스 설정하기
다양한 이메일 업체별 설정 방법도 있지만, 여기서는 지메일 기준으로 자세히 알아보겠습니다. 왜 하필 지메일이냐고요? 첫째, 제가 사용하는 서비스이기 때문입니다. 둘째, 통계를 믿는다면 핫메일(Hotmail)을 제치고 현재 세계에서 가장 인기 있는 이메일 서비스가 되었기 때문입니다.
의외로 캔드 리스폰스는 지메일의 기본 기능이 아니며, 설정에서 먼저 활성화해야 사용할 수 있습니다. 최신 지메일에서는 [설정] → [모든 설정 보기] → [고급] 탭에서 '템플릿(Templates)'을 사용 설정하면 되고, 구버전에서는 실험실(Labs) 탭에서 활성화했습니다.
캔드 리스폰스를 등록하려면 먼저 새 이메일 작성 창에서 답변 내용을 작성합니다. 작성이 끝나면 작성 창 오른쪽의 삼각형 아이콘을 클릭하고 [캔드 리스폰스]를 선택한 뒤 [새 캔드 리스폰스...]를 클릭하면 됩니다.
아직 구버전 지메일 작성 창을 사용 중이라면 절차가 약간 다릅니다. 이메일 작성 후 제목 줄 아래에 있는 [캔드 리스폰스] 링크를 찾으면, 그곳에서 [새 캔드 리스폰스...] 옵션을 선택할 수 있습니다.
축하합니다! 새로운 캔드 리스폰스가 등록되었습니다. 계속 추가하다 보면 목록이 점점 길어질 것입니다. 다만 헷갈리지 않도록 주의하세요. 목록은 삽입(Insert), 저장(Save), 삭제(Delete) 세 가지 항목 아래에 표시됩니다. 첫 번째와 세 번째는 이름 그대로의 기능이지만, 저장 메뉴에서 기존 응답을 선택하면 현재 작성 중인 임시 이메일 내용으로 덮어쓰게 되므로 주의가 필요합니다.
캔드 리스폰스를 필터와 연동하려면 설정에서 새 필터를 생성한 후, 필터 작업을 선택할 때 [캔드 리스폰스 보내기] 항목에 체크하고 발송할 응답을 선택하면 됩니다.
마무리
캔드 리스폰스는 통조림 음식 이후 최고의 발명품 중 하나라고 해도 과언이 아닙니다. 오늘 다른 일은 하지 않더라도, 딱 하나의 캔드 리스폰스라도 만들어 보시길 권합니다. 약속하건대, 후회하지 않으실 겁니다.
여러분은 캔드 리스폰스를 어떻게 활용하고 계신가요? 공유하고 싶은 창의적인 활용법이 있으신가요? 이 글을 읽고 직접 사용해 보고 싶어지셨나요? 댓글로 알려주세요.
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