이메일은 생산성의 적으로 악명이 높습니다. 이메일 관리를 잘하면 받은 편지함을 깨끗하게 유지할 수 있지만, 처음부터 받는 이메일의 양 자체를 줄일 수 있다면 훨씬 좋지 않을까요?
흔히 소개되는 이메일 정리법 대부분은 이미 받은 편지함에 도착한 메일을 대상으로 작동합니다. 메일을 분류하고 정리하는 데 드는 시간을 줄이려면, 근본 원인인 계정에 도착하기 전 단계에서 차단해야 합니다. 다음의 간단한 팁들을 활용하면 처리해야 할 수신 메일의 양을 확실하게 줄일 수 있습니다.
대화 장소를 다른 곳으로 옮기세요
친구 및 동료와의 대화는 받은 편지함과 우리의 시간 모두를 상당 부분 차지합니다. 이메일 스레드는 놀라울 정도로 빠른 속도로 통제 불능 상태로 번질 수 있습니다. 사람들과 직관적으로 소통하고 협업하며 기록도 쉽게 추적할 수 있는 플랫폼으로 대화를 옮기는 것이 현명합니다.
업무용 또는 팀 단위 커뮤니케이션에는 Asana, Basecamp, Huddle 같은 서비스로 중앙화된 협업 플랫폼을 구축해 보세요. 이렇게 하면 받은 편지함에 쌓이는 메일 수가 크게 줄어들고, 관리 체계도 한결 수월해집니다. 실제로 MakeUseOf에서 Slack을 도입한 이후 편지함 상태가 눈에 띄게 나아졌습니다.
친구들과의 소통은 가능한 한 함께 쓰는 소셜 네트워크로 전환하세요. Facebook, Twitter 등이 제공하는 개인 메시지 기능을 활용하면 이메일 유입량을 더욱 줄일 수 있습니다. 이런 플랫폼에서는 특정 메시지를 찾아보는 것도 받은 편지함을 뒤지는 것보다 훨씬 쉽습니다.
주변 사람들이 이메일을 선호한다면 새로운 방식을 한번 시도해 달라고 부탁해 보세요. 장점을 직접 경험하고 전환할 가능성이 높습니다. 그래도 거부한다면 일부 사람들에게만 예외를 두고 이메일을 유지하면 됩니다.
음성/영상 통화를 활용해 보세요
때로는 일주일 내내 이메일을 주고받으며 진행된 논의가 Skype 통화나 일반 전화로 15~30분이면 효율적으로 마무리되곤 합니다. 이런 직접 소통 방식에서는 답장을 기다릴 필요가 없고, 의사소통의 모호함이나 그로 인한 추가 확인 절차도 거의 발생하지 않습니다. 음성이나 영상 채팅이 항상 가능하거나 매끄럽게 진행되는 것은 아니지만, 특히 시간이 촉박한 소통 상황에서는 시간을 크게 절약해 주는 도구가 됩니다.
수신 거부를 하세요
여러 번 들어본 조언이지만, 무의식적으로 프로모션 메일을 그냥 삭제하도록 습관이 굳어져 있을 수 있으므로 다시 강조할 가치가 있습니다. 구독한 서비스의 뉴스레터와 업데이트 알림이야말로 받은 편지함을 범람하게 만드는 최대 주범입니다.
웹상의 모든 제품과 모든 할인 정보를 꼭 알아야 할 필요가 있을까요? 무언가를 사고 싶을 때 그때 할인 정보를 검색하면 됩니다. 이렇게 하면 '할인하니까 사야겠다'는 충동적 지출도 줄어들어 온라인 소비 관리에도 큰 도움이 됩니다. 소셜 네트워크 업데이트 알림 역시 성가신 존재입니다. 계정에 로그인하면 관련 알림을 어차피 확인할 수 있으므로 망설임 없이 끊어도 됩니다.
과감하게 이런 알림을 모두 수신 거부하세요. 대량 수신 거부를 도와주는 전문 서비스를 활용하는 것도 좋은 방법입니다. 다만 새 기기 로그인이나 금융 거래처럼 보안과 관련된 알림만은 받도록 설정해 두세요. 블로그나 웹사이트 업데이트는 소수의 선별된 곳만 이메일로 받고, 나머지는 RSS 구독과 피드 리더를 이용하세요. 이렇게 하면 좋아하는 콘텐츠를 원하는 시간에 여유롭게 읽을 수 있고, 받은 편지함에도 숨 돌릴 공간이 생깁니다.
보너스 팁: 매일 조금씩 정리하기
편지함을 체계화하고 수신 메일의 흐름을 줄였더라도, 메일을 쌓아두고 가끔씩 처리하면 금세 다시 복잡해질 수 있습니다. 받은 편지함을 깨끗하게 유지하는 좋은 방법은 매일, 가급적 하루를 마무리하는 시간에 수신 메일을 처리하는 것입니다. 들어오는 모든 메일에 대해 중요하지 않으면 삭제하고, 조치가 필요하면 별표를 표시하고, 나중에 참고할 가치가 있으면 보관(아카이브)하세요.
소중한 시간을 되찾으세요
요즘 이메일은 업무 커뮤니케이션의 핵심을 이루기 때문에 방해 요소로 인식하기 어렵고, 언제나 필수적인 것처럼 느껴집니다. 이메일이 중요한 것은 분명하지만, 우리가 생각하는 만큼까지는 아닙니다. 이메일은 교활한 시간 도둑이며, 오늘 소개한 방법들로 충분히 잡아낼 수 있습니다.
수신 이메일의 흐름을 더욱 줄일 수 있는 팁이 있다면 댓글로 공유해 주세요.