당신은 리더입니까?
만약 '아니오'라고 답했다면, 아직 올바르게 생각하고 있지 않은 것입니다. 인식하든 아니든 당신은 이미 리더입니다. 설령 자신의 삶을 이끌며 균형 잡힌 선택으로 방향을 정하는 것이라 하더라도 말입니다.
당신은 지금 이 순간에도 리더일 수 있습니다. 아래에서 소개할 도구와 팁을 활용하면 더욱 훌륭한 리더로 성장할 수 있습니다.
어떤 분야에서든 리더가 되고 싶다면 일과 삶의 다섯 가지 영역을 잘 관리해야 합니다. 첫 번째는 공을 떨어뜨리지 않는 것입니다. 맡겨진 일이든 스스로 세운 목표든 항상 완수하는 것, 이것이 리더의 첫 번째 징표입니다.
두 번째는 이메일에 답장하는 것입니다. 나쁜 리더십의 첫 신호는 쌓여가는 받은편지함을 관리하지 못하는 것입니다. 이 글에서는 이메일 답변을 절대 잊지 않는 기술을 소개합니다. 그 외에 삶의 균형 유지, 현재 작업에 대한 집중, 장기적인 비전 유지 등이 있습니다. 이 모든 것이 함께 어우러지면 무슨 일을 하든 리더가 될 수 있습니다.
1. 공을 떨어뜨리지 마세요 — 할 일 목록을 항상 활용하세요
할 일 목록을 만들 만큼 바쁘지 않다고 생각하지 마세요. 목표를 하나씩 달성해 갈수록 당신에게 맡겨지는 책임은 늘어납니다. 해야 할 일을 전부 기억할 수 있으리라 믿는다면, 그런 생각부터 버리세요.
저는 수년간 다양한 시간 관리 도구를 사용해 왔고, 결국 GQueues와 Todoist를 즐겨 사용하게 되었습니다. 하지만 이런 기성 앱들을 제 상황에 맞게 활용하는 데 고전한 끝에 모두 내려놓고, 구글 스프레드시트(Google Spreadsheet)를 이용해 나만의 맞춤 솔루션을 만들었습니다.
GQueues, Todoist, 또는 인기 있는 Remember The Milk 같은 기성 시간 관리 앱이 잘 맞는다면 얼마든지 사용하세요. 다만 가끔 쓰는 것이 아니라 꾸준히, 종교처럼 충실하게 활용해야 합니다. 진행 중인 모든 프로젝트 과제까지 일정을 잡는 데 사용하세요. 아침에 가장 먼저 열고, 잠들기 전 마지막으로 닫는 목록이 되어야 합니다.
직접 커스터마이징하고 싶다면 제가 활용한 방식을 참고해 보세요. 역할이나 프로젝트별로 별도의 시트를 만들고 각각 고유한 색상 코드를 부여합니다. 각 시트에는 해당 역할이나 프로젝트와 관련된 모든 작업을 나열하고, 메인 '일정(Schedule)' 시트에서 매일 어떤 작업을 할지 계획합니다. 색상 코드를 사용하면 모든 책임에 균등하게 시간을 배분하고 있는지 한눈에 파악할 수 있습니다.
2. 절대 잊지 마세요 — 이메일 라벨을 활용하세요
이런 경험 있으신가요? 받은편지함을 빠르게 훑던 중 누군가 보낸 간단한 요청을 발견했습니다. "이렇게 간단하고 빠른 일인데 굳이 적어두지 않아도 기억나겠지"라고 생각합니다. 그리고 한 달 후, 같은 사람에게서 왜 잊었느냐는 이메일을 받게 됩니다.
그러지 마세요. 그런 습관은 산만하고 비전문가적인 인상을 줍니다. 대신 조치가 필요한 이메일을 특별한 라벨로 '파일'해 두세요. 저는 지메일(Gmail)에서 'Need-to-Do'라는 라벨을 사용합니다.
아직 그런 라벨이 없다면 이메일 상단의 작은 라벨 아이콘을 클릭한 후 '새로 만들기(Create new)'를 눌러 라벨을 생성하세요. 라벨이 만들어지면 해당 라벨 옆의 체크박스만 선택하면 됩니다.
나중에 시간이 생겼을 때 이메일로 돌아가 왼쪽 탐색창에서 라벨을 클릭하면, 처리해야 할 항목들이 바로 손끝에 펼쳐집니다.
라벨의 좋은 점은 작업을 마치면 체크박스만 해제하면 된다는 점입니다. 원하지 않는 한 이메일 자체를 삭제할 필요가 없습니다. 결국 목표는 'Need-To-Do' 라벨 폴더의 항목 수를 0으로 만드는 것입니다. 사람들은 당신이 이메일 답변을 놓치지 않는 능력에 감탄하게 될 것입니다.
3. 삶의 균형 — 색상 코드로 구분한 캘린더를 활용하세요
업무 프로젝트와 과제를 관리하는 시간 관리 앱이 있다면 훌륭합니다. 하지만 삶 전체가 일만으로 이루어져 있지는 않습니다. 오랫동안 열정적으로 일하기를 원한다면 그래서는 안 됩니다.
균형 잡힌 삶의 비결은 앞서 소개한 균형 잡힌 업무량의 비결과 동일합니다. 바로 색상 코딩입니다. 실제로 업무용 일정표와는 별개로, 삶 전체를 위한 완전히 다른 캘린더를 운영해야 합니다. 저는 구글 캘린더를 사용합니다.
구글 캘린더의 장점은 모바일 앱을 통해서도 손쉽게 확인할 수 있다는 점입니다.
'삶의 캘린더'와 '업무 캘린더'의 차이에 대해 기억해야 할 두 가지가 있습니다. 첫째, '삶의' 캘린더에서는 하루의 시간대를 일반적인 업무 단위로 배정합니다. 해당 시간이 되면 업무 캘린더를 열어 그동안 집중할 구체적인 작업을 확인합니다.
둘째, 업무 캘린더와 마찬가지로 삶의 캘린더에서도 색상의 균형이 중요합니다. 가족 시간, 건강 관리, 업무 등 어떤 색상 하나가 나머지를 압도한다면, 그것은 삶에 좋은 균형이 잡혀 있지 않다는 신호이므로 일정을 재조정해야 합니다.
4. 집중력 유지 — 자신에게 맞는 방법으로 효율성을 지키세요
타인과 직접 협업하지 않고 고립된 환경에서 일하는 것은 집중을 유지하기 매우 쉬운 방법입니다. 불행히도 그것은 당신 분야의 리더가 되는 길이 아닙니다. 동료들, 같은 분야의 전문가들, 그리고 당신의 일과 관련되거나 중요한 사람들과 원활한 소통을 유지해야 합니다.
하지만 소통은 때때로 주의를 산만하게 하는 요소가 되기도 합니다. 하루 종일 이메일을 보내거나 메신저로 대화만 하다 보면, 정작 아무 성과도 내지 못한 채 하루가 지나갈 수 있습니다.
많은 사람과 소통하면서도 집중을 유지하는 방법은 여러 가지가 있습니다. 자신에게 맞는 방법을 골라 꾸준히 활용하세요.
- 레고(Lego) 블록을 활용한 집중법
- Tomato.es를 활용한 포모도로 기법(Pomodoro Technique)
- 엑셀 템플릿으로 집중력 유지하기
- 시간 낭비 웹사이트 차단하기
- 브라우저 확장 앱으로 시간을 더 꼼꼼히 관리하기
- 데스크톱 시간 추적 소프트웨어 활용하기
효율적으로 이끄는 첫 단계는 일정표를 만드는 것이고, 두 번째 단계는 일정에 균형이 있는지 확인하는 것이며, 세 번째이자 가장 중요한 단계는 산만함 없이 일정대로 실행하는 것입니다. 위의 방법들이 큰 도움이 될 것입니다.
5. 자동화 — 카이젠(Kaizen) 이론으로 업무를 줄이세요
카이젠(Kaizen)은 일본의 경영 철학으로, 업무 방식에서 지속적인 개선을 추구하면 시간이 지남에 따라 전반적으로 놀라운 향상을 이룰 수 있다는 개념입니다.
핵심 아이디어는 하루 동안 수행하는 모든 작업을 점검하고, 반복되는 작업을 부분적 또는 완전히 자동화할 수 있는지 항상 고민하는 것입니다. Dropbox를 활용한 자동화나 VBA 스크립트를 사용할 수도 있지만, 반복 작업을 관리하는 가장 쉬운 방법 중 하나는 IFTTT 레시피로 자동화하는 것입니다.
IFTTT를 활용하면 워드프레스(WordPress) 관련 작업 자동화, 다른 사람과의 협업, 심지어 이메일 자동화까지 정말 놀라운 일들을 해낼 수 있습니다. 리더라면 IFTTT를 활용해 자신의 업무를 효율화할 뿐만 아니라, 카이젠의 개념과 IFTTT가 강력한 도구가 될 수 있다는 점을 직원들과 동료들에게도 알려주어야 합니다.
많은 사람들에게 리더십 역할을 맡는 데 가장 두려운 부분은 리더로서 필요한 시간을 어떻게 확보할지 이해하는 것입니다. 권력욕에 눈이 멀어 허둥대며 출세 사다리를 오르는 기업인의 모습이 떠오르기도 합니다. 하지만 꼭 그럴 필요는 없으며, 당신 역시 그런 리더가 될 필요가 없습니다. 균형, 체계, 더 규율 있는 루틴을 담은 시간을 스스로에게 허락하세요. 그렇다면 리더가 될 뿐만 아니라 더 나은 사람으로 성장할 수 있습니다.