웹메일 서비스가 대중화되면서 데스크톱 이메일 클라이언트는 이제 필요 없다는 주장의 글이 수없이 많습니다. 하지만 필자는 그 의견에 전적으로 반대합니다.
몇 년 전 Gmail과 같은 서비스는 깔끔한 디자인, 강력한 핵심 기능, 그리고 어디서든 메일을 확인할 수 있다는 약속으로 수많은 사용자를 끌어모았습니다. 그 과정에서 데스크톱 클라이언트는 뒤처진 듯 보였지만, 지금은 빠르게 따라잡고 있습니다. 실제로 특정 사용자 그룹에게는 데스크톱 클라이언트가 웹 기반 메일보다 훨씬 큰 장점을 제공합니다.
그렇다면 어떤 경우에 데스크톱 클라이언트를 고려해야 할까요? 지금부터 하나씩 살펴보겠습니다.
여러 개의 이메일 계정을 사용하는 경우
여러 개의 이메일 주소를 가진 사람은 생각보다 많습니다. 최소한 대부분의 사람들은 업무용 주소와 개인용 주소, 두 개 정도는 갖고 있기 마련입니다.
하지만 가장 많은 주소를 관리해야 하는 사람들은 프리랜서입니다. 프리랜서라면 공감할 것입니다. 여러 회사와 동시에 장기 프로젝트를 진행하다 보면 회사마다 이메일 주소를 하나씩 부여받는 일도 흔합니다. 여기에 자신의 Gmail 주소, 그리고 아마도 별도 도메인 주소까지 더하면 계정 관리가 순식간에 병목 지점이 됩니다.
Gmail 스마트폰 앱은 요즘 여러 계정 추가를 꽤 잘 지원하지만, 웹 버전은 그래픽과 사용성 면에서 전면적인 개편이 시급해 보입니다. Gmail에서 여러 계정을 관리하는 것은 여전히 번거롭습니다. 예를 들어 '보내는 사람' 주소 변경을 잊기 쉽고, 설령 바꿨더라도 메일 헤더에는 별칭 뒤에 숨은 원래 계정이 그대로 노출됩니다.
최고의 무료 데스크톱 이메일 클라이언트 중 하나를 사용하거나(혹은 프리미엄 계정에 투자하더라도) 모든 계정을 체계적으로 분리 관리하면, 중요한 메일이 눈에 띄지 못하고 흘러가는 일을 크게 줄일 수 있습니다.
이메일을 정기적으로 백업해야 하는 경우
이메일을 정기적으로 백업해야 하는 이유는 무수히 많습니다.
아마 가장 중요한 이유는 보안입니다. 통계에 따르면 이메일 계정 5개 중 1개는 해킹을 당하며, 이는 매년 5억 4천만 개의 계정에 해당하는 숫자입니다. 소중한 고객 데이터, 프로젝트 정보, 혹은 중요한 개인 메일이 있다면 접근 권한을 잃을 위험은 감수하고 싶지 않을 것입니다.
비즈니스 관점에서 보면 해킹은 복구 비용, 사업 기회 상실, 규제 위반 가능성으로 이어집니다. 개인 차원에서는 신원 도용, 영구적인 계정 정지, 연락처 데이터 유실로 번질 수 있습니다. 2013년 Yahoo에서 발생했던 것 같은 짧은 서비스 장애조차, 특히 최악의 타이밍에 발생하면 엄청난 혼란을 초래할 수 있습니다.
Gmail은 2013년 말에야 모든 메일을 다운로드할 수 있는 방법을 제공하기 시작했지만, 자동화되어 있지 않고 Gmail 인터페이스 내에서는 실행할 수 없습니다. 대신 Google 계정에 로그인한 후 개인 정보 및 개인 정보 보호 > 콘텐츠 관리 > 데이터 다운로드 경로를 직접 따라가야 합니다.
이 작업을 정기적으로 기억해내기란 어렵고, 여러 계정에 대해 반복하려면 시간도 많이 듭니다.
데스크톱 클라이언트를 사용하면 이런 걱정과 번거로움이 사라집니다. 대부분의 서비스는 백업을 자동으로 예약하는 기능을 제공하며, 모든 계정을 한 번에 같은 위치로 백업할 수도 있습니다. 중요한 것은 파일 용량 제한도 없다는 점입니다. 웹메일 업체가 클라우드 백업만 제공한다면, 받은 편지함을 비우지 않는 스타일의 사용자는 금세 저장 공간 부족에 부딪힐 수 있습니다.
더 폭넓은 애드온과 플러그인을 원하는 경우
겉보기에는 이 항목이 다소 애매해 보일 수 있습니다. Chrome에는 Gmail과 완벽하게 연동되는 방대한 플러그인과 확장 프로그램이 있는 것이 사실이지만, 최근 데이터에 따르면 웹메일 사용자의 60%는 Gmail을 사용하지 않습니다. 즉, 생산성 향상 기회가 제한된 사용자가 상당히 많다는 뜻입니다.
Gmail의 최대 경쟁사인 Yahoo와 Outlook은 일부 플러그인을 제공하지만, 그 외 업체들은 거의 아무것도 제공하지 않습니다. 이는 대체로 상업적·경쟁적 이유 때문입니다.
양질의 데스크톱 클라이언트는 이러한 한계를 극복할 수 있습니다. 예를 들어 가장 인기 있는 데스크톱 클라이언트 중 하나인 Mailbird는 오픈소스 앱 스토어를 운영합니다. 덕분에 iCal, Dropbox 같은 생산성 도구, Facebook 같은 소셜 미디어, 그리고 다양한 작업 관리자, 툴바, 할 일 목록용 플러그인을 손쉽게 활용할 수 있습니다.
스토어가 오픈소스 방식이기 때문에 새로운 콘텐츠도 끊임없이 추가됩니다. 게다가 코딩에 능숙하다면 원하는 도구가 없을 때 직접 만들어 사용할 수도 있습니다!
강력한 정리·관리 도구가 필요한 경우
웹메일은 정리·관리 도구 측면에서 빈약합니다. Gmail 열성 팬이라면 라벨, 카테고리, 별표를, Outlook 웹 사용자라면 플래그 기능을 언급하겠지만, 솔직히 데스크톱 클라이언트가 제공하는 도구에 비하면 형편없는 수준입니다.
예를 들어 Outlook, Thunderbird, Postbox 같은 인기 데스크톱 클라이언트는 그룹 필터, 플래그, 카테고리, 우선순위, 색상 구분, 후속 조치 정렬 등 훨씬 다양한 기능을 제공합니다.
여기에 플러그인을 더하면 가능성은 무한히 확장됩니다. Thunderbird용 QuickFolders는 자주 쓰는 폴더를 탭 형태로 정리해주고, Send Later(Gmail용 브라우저 애드온으로도 제공)는 메일을 지정한 미래 날짜에 발송하도록 예약하는 기능을 추가해 줍니다.
오프라인에서 메일을 확인해야 하는 경우
이 부분 역시 Gmail이 Chrome 웹 스토어를 통해 Gmail Offline을 제공하는 등 다른 웹 서비스보다 앞서 있습니다. 하지만 다른 서비스 사용자는 그럭저럭 운이 좋다고 볼 수 없고, 사실 Gmail 사용자 중에서도 이 기능을 실제로 설정해 쓰는 비율은 높지 않을 겁니다.
인터넷 연결 없이 메일을 확인해야 하는 순간은 생각보다 자주 찾아옵니다. 출장 중일 때, 집 인터넷이 고장 났을 때, 그리고 갑작스럽게 프레젠테이션을 진행해야 할 때가 대표적입니다.
다행히 모든 데스크톱 클라이언트는 인터넷 없이도 메일(및 첨부파일)에 접근할 수 있으며, 대부분의 서비스는 사용자가 별도로 설정할 필요조차 없습니다.
데스크톱 클라이언트가 모든 사람에게 맞는 것은 아닙니다
필자는 데스크톱 클라이언트 사용을 적극 추천하지만, 그것이 모든 사람에게 딱 맞는 만능 해법이라고 우스워 보일 만큼 숙진 사람은 아닙니다.
모든 메일을 물리적 컴퓨터에 두지 않고 온라인 공간에 보관하는 것이 도난 방지 차원에서 타당하다는 주장도 있습니다. 데스크톱 클라이언트에서는 지원하지 않는 특정 앱이나 연동 기능에 크게 의존하고 있을 수도 있고, 어느 기기에서나 접속 가능한 웹메일의 멀티 디바이스 특성을 사랑할 수도 있습니다.
그럼에도 불구하고, 최근에 데스크톱 클라이언트를 사용해 본 적이 없다면 한번 직접 경험해 본 뒤 어떤 방식이 자신에게 가장 잘 맞는지 판단해 보길 권합니다.
어떤 이메일 서비스를 사용하고 계신가요?
이미 데스크톱 클라이언트 사용자라면, 아직 사용하지 않는 분들에게 어떤 피드백을 줄 수 있을까요? 어떤 클라이언트가 가장 좋은 선택인가요? 장점과 단점은 무엇인가요? 웹메일에서 그리워지는 점이 있다면 무엇인가요?
반대로 아직 데스크톱 클라이언트를 사용하지 않는다면 그 이유가 무엇인가요? 어떤 변화가 있다면 갈아탈 의향이 있으신가요?
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