답장이 너무 늦어서 급하게 이메일을 쓰려고 애쓰는 것만큼 답답한 일도 없습니다. 그러나 문제는 받는 사람에게 있지 않을 수 있습니다. 그것은 당신과 당신이 메시지를 만든 방법에 달려 있을 수 있습니다.
연구에서는 메일링 리스트의 더 많은 회원이 이메일 내 링크를 열고 읽고 클릭하도록 설득하는 방법에 대한 많은 통찰력을 발견했습니다. 그러나 개인 또는 업무용 이메일에 대해 유사한 목표를 달성하는 방법에 대한 정보는 거의 없습니다.
직장에서 긴급한 문제가 있거나 인플루언서에게 자신을 소개하고 싶거나 회의를 조직하고 싶은 경우 이메일에 대한 신속한 답장을 받을 가능성을 높이는 방법은 무엇입니까?
다음은 이메일에 대한 회신이 계속 늦게 도착하거나 전혀 도착하지 않는 이유 목록입니다. 이러한 일반적인 실수와 팁을 알고 있으면 각 이메일에 대한 더 빠르고 일관된 응답률을 키울 수 있습니다.
답변이 필요한 사람을 참조로 지정했습니다.
메시지에 사람들을 참조로 포함하면 그들은 종종 루프에 보관하기 위해 포함되었다고 가정합니다. 이것은 그들이 주요 수신자라고 느끼지 않기 때문에 해당 개인이 응답할 기회를 줄입니다. 모든 사람이 답장을 해야 하는 경우 CC 기능을 사용하지 마십시오. 이상적으로는 한 번에 한 사람에게 이메일을 보내야 합니다. 하지만 참조해야 하는 경우 이메일 초기에 필요한 포함을 포함한 모든 사람 참조된 사람들입니다.
귀하의 제목이 형편없었습니다
양질의 제목은 사람들에게 긴급하게 답변이 필요하다는 것을 알려야 합니다. 이것은 불쾌하게 이메일 제목을 "긴급"으로 지정하는 것 이상을 의미합니다. 그렇다고 엄청나게 상세해야 하는 것도 아닙니다.
"Stevo, 우리는 내일까지 이 결정을 내려야 합니다."와 같은 단순한 것이 잘 작동합니다. 첫째, 개인을 다루므로 책임이 그들에게 있음을 알 수 있습니다. . 둘째, 해당 제목의 내용은 긴급성과 호기심을 모두 전달합니다. 이렇게 하면 메시지가 즉시 열릴 가능성이 높아집니다.
귀하의 수요를 신속하게 밝히고 있지 않습니다
이메일은 간결해야 한다는 것을 우리 모두 알고 있습니다. 그러나 귀하의 요청이 몇 개의 짧은 단락보다 길다면 귀하의 요청이 처음부터 주목을 받고 있는지 확인하십시오. 그렇지 않으면 간과될 수 있습니다.
이것은 첫 번째 또는 두 번째 문장에서 필요한 것을 정중하게 전달하는 것을 의미합니다. 나중에 더 자세히 설명할 수 있지만 무엇을 추구하는지 전제가 먼저 와야 합니다.
귀하의 메시지는 지루합니다
모든 사람이 귀하의 메시지가 둔하고, 이해하기 어려우며, 전문 용어로 가득 차 있고, 너무 상세하기를 기대한다면 이메일을 여는 생각을 싫어할 것입니다.
대신 사람들이 당신에게서 이메일을 받기를 고대하게 만드십시오. 유머를 사용하십시오. 사람들에게 개인적으로 연설하십시오. 회사 연설을 피하십시오. 문장을 짧고 펀치감 있게 유지하세요. 재미있는 GIF를 포함하세요. 부탁을 해도 누군가의 하루를 밝게 할 수 있습니다.
마감일을 설정하지 않았습니다.
필요한 것이 있으면 받는 사람에게 정확히 언제 필요한지 알려주십시오. 너무 자주 '최대한 빨리' 또는 '곧'에 답장을 보내 달라는 요청을 받습니다. 이것은 기한을 주관적으로 만듭니다. 하지만 "오늘 오후 4시까지 이 질문에 대한 답변이 정말 필요합니다."라고 말하면 모호할 여지가 없습니다.
대안을 제공하지 않는 경우
위의 예를 계속하면 수신자가 오후 4시까지 답장을 받지 못하는 경우일 수 있습니다. 다음 문장을 확장하여 초기 메시지에서 이러한 가능성을 설명해야 합니다.
<블록 인용>"오늘 오후 4시까지 이 질문에 대한 답변이 정말 필요합니다. 그게 불가능하면 정오까지 알려주시면 다른 일정을 준비할 수 있습니다."
이메일이 우선순위가높지 않음
귀하의 메시지가 정말 긴급한 경우 특정 이메일 클라이언트에서 이메일을 이와 같이 표시하여 이를 보다 명확하게 할 수 있습니다. 이메일을 높은 우선순위로 표시할 수 있음 Microsoft Outlook 및 Apple Mail에서 가능합니다. 불행히도 Gmail에서는 불가능하므로 가장 가까운 대안은 제목 앞에 '긴급:'
을 추가하는 것입니다.
이것은 진정으로 긴급한 경우에만 수행되어야 합니다. 이 작업을 너무 자주 수행하는 것으로 보이면 이 팁의 효과를 잃게 됩니다.
당신은 위협하지 않습니다
이것은 그것보다 더 나쁘게 들립니다. 수신자에게 정해진 기한까지 회신을 받지 못하면 특정 결과가 따를 것임을 알립니다. 예를 들어: "오후 2시까지 회신이 없으면 모든 것이 정상이라고 가정하고 계약자에게 $10,000를 보내겠습니다."
그런 다음 수신자가 질문을 무시하기로 선택하면 입력 없이도 상황이 계속된다는 것을 명시적으로 알고 있습니다. 자신의 목소리를 듣고 싶다면 지금 말해야 합니다. .
당신은 도움이 되지 않습니다
귀하의 요청이 매우 광범위하면 수신자는 종종 필요한 것보다 더 설득력 있는 답변을 작성해야 한다고 생각할 것입니다. 간단한 '예' 또는 '아니요'로 처리되는지 알립니다. 회의를 주선하는 경우 편리한 시간을 3~4번의 출발점으로 삼으십시오. 이메일 답장을 받는 사람이 부담을 덜 수 있도록 할 수 있는 일을 하십시오.
잘못된 시간에 이메일을 보내고 있습니다.
당신의 상사가 목요일 오후에 항상 바쁘다는 것을 알고 있다면 화요일에 이메일을 보낼 수 있었다면 목요일 아침까지 기다리지 말고 이메일을 보내십시오. 동료가 하루를 시작할 때 수많은 이메일을 가지고 있다는 사실을 알고 있다면 메시지를 보내기 전에 그들이 받은 편지함을 모두 통과했다는 것을 알 때까지 기다릴 수 있습니다. 이렇게 하면 이메일을 건초 더미에서 바늘처럼 만들 수 있습니다.
너무 많은 이메일을 보내고 있습니다.
사무실에서 끈질기게 이메일을 보내는 것으로 알려지면 동료들은 받은 편지함 요청에 금방 눈이 멀어질 것입니다.
중요한 이메일을 보내는 것을 습관화하십시오. 그러면 다른 사람이 받은편지함에서 내가 보낸 메시지를 보면 주의를 기울일 가능성이 높아집니다.
당신은 배은망덕합니다
당신이 사람들에게 계속해서 무언가를 요구하고 감사하지 않는다면, 머지않아 사람들은 당신을 도와주는 것을 원망하게 될 것입니다. 이메일 세계에서 이것은 사람들이 단순히 당신을 무시하는 것으로 해석됩니다. 그들은 자신의 시간과 노력을 존중하는 다른 사람들에게 답장하고 도움을 주기를 원합니다.
따라서 누군가가 빨리 답장을 보내면 그에게 감사를 표하십시오. 그들이 당신에게 답장을 보내거나 당신을 도우려 한다면 당신에게 감사함을 표시해야 합니다.
사용해 보기
응답이 느리거나 응답이 없는 것이 문제라면 위의 각 실수를 피하십시오. 이렇게 하면 각 이메일을 더 빨리 열고 읽고 답장을 보낼 수 있습니다. 몇 주 동안 이 작업을 수행하면 제 2의 천성이 되어야 합니다. 당신도 모르게 이메일 전문가가 될 것입니다.
신속한 답장을 받는 데 도움이 되는 다른 이메일 기술은 무엇입니까? 위의 항목 중 특히 귀하에게 효과가 있었던 것이 있습니까?