모든 전문가는 경력을 쌓기 위해서가 아니라 전문적인 이메일을 작성하는 방법을 배워야 합니다. 특히 무례하거나 화를 내거나 심지어 천박한 사람들을 상대해야 하는 경우 힘들 수 있지만 보내는 이메일에 자부심을 느끼는 것은 명예로운 일이 아닌가요?
전문가처럼 이메일을 보내는 방법에 대해 많은 글을 작성했지만 정기적으로 간과되는 한 가지 측면은 이메일 서명입니다. 많은 사람들이 그것을 가지고 있지 않으며, 가지고 있는 사람들은 잠재력을 낭비하고 있습니다. 또한 이메일에 대한 불안감이 있는 사람이라면 서명을 사용하면 이메일당 걱정할 일이 하나 줄어들 수 있습니다.
자신을 위한 서명을 설정하고 싶으십니까? 다음은 이를 최대한 활용하기 위해 알아야 할 사항입니다.
1. 오른쪽 구분 기호 사용
구분 기호는 한 항목이 끝나고 다른 항목이 시작되는 위치를 표시하는 데 사용되는 문자 시퀀스입니다. 일반 용어로 "내 이메일은 여기에서 끝나고 서명은 여기에서 시작합니다"라고 입력하는 것입니다. 대부분의 최신 이메일 클라이언트는 서명이 감지되면 이메일 본문에서 서명을 분리합니다.
(email body)
––
(email signature)이를 위해서는 이메일 클라이언트가 인식하는 구분 기호를 사용해야 합니다. 다행히도 대부분의 최신 이메일 클라이언트가 사용하는 표준이 있습니다. 두 개의 일반 대시 다음에 공백 문자 (–– ) . 이 구분 기호는 서명 앞의 한 줄에 있어야 합니다.
2. 간단하게 유지
대부분의 글쓰기 관련 작업과 마찬가지로 이메일 서명은 적을수록 좋습니다. 가장 필수적인 요소만 포함되어야 하며, 이는 유용하거나 유용하지 않을 수 있는 다른 모든 것을 버리는 것을 의미합니다. 복잡할수록 받는 사람이 실제로 읽을 가능성이 낮아집니다.
그럼 반드시 포함해야 하는 것은 무엇인가요?
- 이름
- 제목
- 회사
- 전화번호
- 이메일 주소
귀하의 분야와 위치에 따라 우편 주소를 포함할 수도 있지만 너무 많을 수 있습니다. 여전히 팩스기를 사용하는 경우 팩스 번호를 추가하십시오. 이 외에 다른 세부 사항은 중요하지 않습니다. 더 추가할 수 있지만 정당화할 수 있는 경우에만 가능합니다.
가장 큰 질문은 소셜 미디어 프로필은 어떻습니까? 반드시 포함해야 한다고 생각되면 한두 가지 정도로 유지하십시오. 세 가지 최고의 후보자는 LinkedIn, Facebook 및 Twitter입니다. 가장 많이 사용하는 두 가지를 선택하십시오. 그 이상을 사용하면 어수선해질 위험이 있습니다.
3. 짧게 유지
단순하게 유지하라는 조언에 귀를 기울인다면 짧게 유지하는 것이 어렵지 않을 것입니다. 하지만 그렇다고 해도 경계를 늦추고 큰 서명을 받기 쉽습니다. 그렇지 않더라도 많은 말. 가능한 한 모든 것을 압축하십시오.
경험상 수직보다 수평으로 늘리는 것이 좋습니다. 네 줄 이하로 모든 것을 유지하십시오. 이 값을 초과하면 서명이 너무 크게 보일 수 있으며, 이는 수신자가 서명을 읽는 데 방해가 될 가능성이 적다는 것을 의미합니다.
Name
Title at Company
[email protected] | Tel: (###) ###-#### | Fax: (###) ###-####따라서 같은 줄에 여러 요소를 결합하는 것을 두려워하지 마십시오. 표준은 파이프 문자 (|)를 사용하여 여러 항목을 구분하는 것입니다. , 그러나 원하는 경우 중간 문자 (·)와 같이 유사한 것을 사용할 수 있습니다. 또는 엠대시 문자 (—) .
4. 미묘하게 유지
여기에서 일이 까다로울 수 있습니다. 이메일 서명을 사용하는 사람들 중 너무 많은 사람들이 서명이 아픈 엄지손가락처럼 보이도록 너무 열심히 노력합니다. 결국 받는 사람이 주의를 기울이고 프로필을 확인하기를 원하십니까?
문제는 귀하의 이메일 서명이 귀하를 다른 모든 사람과 구별되게 해서는 안 된다는 것입니다. 오히려 이메일 본문은 수신자에게 시간을 할애할 가치가 있다고 확신시키는 곳입니다. 이메일 본문이 제대로 작동했다면 수신자는 서명이 아무리 밋밋하거나 잊어버리더라도 찾아볼 것입니다.
귀하의 서명이 있어야 하는 이유는 단 한 가지입니다. 바로 귀하에게 연락할 수 있는 방법을 알리기 위함입니다. 미묘하게 유지하십시오. 화려한 색상, 강렬한 형식이 없으며 그래픽을 최소한으로 유지합니다. 큰 소리로 서명하면 다음과 같은 수신자가 이전할 수도 있습니다. 이메일 본문에서 확신합니다.
5. 다중 서명 사용
이메일 클라이언트가 여러 서명을 허용하는 경우 이를 활용하는 것이 좋습니다. 예를 들어 "Merry Christmas!"로 계절 서명을 설정할 수 있습니다. 휴가 기간 동안의 메시지. 또는 작성된 이메일과 답장에 대해 서로 다른 서명을 설정할 수 있습니다.
결국 다른 사람의 이메일에 답장하는 경우 상대방은 이미 귀하가 누구인지 알고 있을 수 있으므로 이메일 서명에 있는 많은 일반적인 정보가 불필요해집니다. 답장을 위한 서명은 잘라서 맛을 내기 위한 목적으로만 삽입할 수 있습니다(이메일이 전문적이라는 느낌을 주기 위해).
이것으로 너무 지나치지 않도록 하십시오!
6. HTML 및 vCard에 주의
이메일은 일반 텍스트와 HTML의 두 가지 방법 중 하나로 보낼 수 있습니다. 일반 텍스트는 모든 이메일 클라이언트가 처리할 수 있기 때문에 훌륭하지만 텍스트 서식 지정, 하이퍼링크 등을 놓치게 됩니다. HTML은 할 수 있는 기능 때문에 훌륭하지만 일부 이메일 클라이언트는 메시지를 의도한 대로 표시하지 않을 수 있습니다.
그리고 기본적으로 전자 명함인 vCard가 있습니다. 이론상으로는 유용하지만 실제로 신경 쓰는 사람이 거의 없기 때문에 실제로는 그다지 좋지 않습니다. 사실, 대부분의 사람들은 자신이 무엇인지조차 모릅니다. 또한 서명에는 모든 관련 세부정보가 포함되어야 하므로 vCard가 약간 중복됩니다.
당신이 할 수 없다 라는 말은 아닙니다 HTML 또는 vCard를 사용하지만 생각할 수 있는 잠재적인 단점이 있습니다. 이메일을 보내는 사람들의 종류와 가끔 짜증을 내는 받는 사람에 대해 괜찮은지 여부에 따라 다릅니다. 저는 개인적으로 사람들이 일반 명함을 사용해야 한다고 생각합니다.
7. 여러 이메일 클라이언트로 테스트
이메일 서명이 모두 설정되고 사용할 준비가 되면 마지막으로 해야 할 일이 있습니다. 이메일을 자신에게 보내고 가능한 한 많은 다른 이메일 클라이언트를 사용하여 서명이 어떻게 생겼는지 확인하는 것입니다. 최소한 Outlook, Gmail 및 몇 가지 모바일 앱에서 확인해야 합니다.
마지막으로 원하는 것은 자신의 이메일 클라이언트에서는 멋지게 보이지만 HTML과 같이 항상 잘 작동하지 않는 Gmail과 같은 것에서는 완전히 엉망이 되는 이메일 서명입니다. 항상 예상대로 보이는지 다시 확인하십시오.
이메일 서명을 사용하십니까?
이메일의 특징은 곧 사라지지 않을 것이라는 점입니다. 아직 하지 않았다면 이메일 효율성을 개선하기 위해 이 도움말을 실제로 살펴봐야 합니다. 서명이 당신의 삶을 더 쉽게 만드는 유일한 방법은 아닙니다. 예를 들어, 미리 준비된 답변을 사용하면 많은 시간을 절약할 수 있습니다.
적절한 이메일 보안 예방 조치를 취하여 악성코드에 감염된 컴퓨터를 사용하게 되거나 실수로 그 악명 높은 나이지리아 왕자 중 한 명에게 생명을 건네주는 일이 없도록 하십시오.
이메일 서명에 대해 어떻게 생각하십니까? 계정에 사용합니까? 다른 사람의 이메일 서명을 볼 때 가장 마음에 드는 점은 무엇입니까? 아래 댓글로 여러분의 생각을 공유해 주세요!