모든 직장인은 전문적인 이메일 작성법을 익혀야 합니다. 단순히 커리어 발전을 위해서만이 아니라, 자신이 보내는 이메일에 자부심을 갖는 것 자체가 훌륭한 태도이기 때문입니다. 무례하거나 화가 난 상대, 심지어 트롤링하는 사람까지 다뤄야 할 때는 쉽지 않지만 말이죠.
프로처럼 이메일을 쓰는 방법에 대해 여러 차례 다뤘지만, 의외로 자주 간과되는 부분이 바로 이메일 서명입니다. 많은 사람들이 서명을 아예 사용하지 않고, 사용하는 사람들조차 그 잠재력을 제대로 활용하지 못하고 있습니다. 게다가 이메일을 보낼 때마다 부담을 느끼는 분이라면, 서명 하나만으로도 매번 고민해야 할 일이 하나 줄어드는 셈입니다.
서명을 설정해볼 생각이라면? 최대한 활용하기 위해 알아야 할 핵심 내용을 소개합니다.
1. 올바른 구분자(Delimiter) 사용하기
구분자는 한 요소가 끝나고 다른 요소가 시작되는 지점을 표시하는 문자열입니다. 쉽게 말해 "여기까지가 본문이고, 여기부터가 서명"이라고 알려주는 역할을 합니다. 대부분의 최신 이메일 클라이언트는 서명을 감지하면 본문과 자동으로 구분해 줍니다.
(이메일 본문)
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(이메일 서명)이를 위해서는 이메일 클라이언트가 인식하는 구분자를 사용해야 합니다. 다행히 대부분의 최신 이메일 클라이언트가 사용하는 표준이 있습니다. 바로 일반 하이픈 두 개 뒤에 공백 하나를 붙인 (–– ) 형태입니다. 이 구분자는 반드시 서명 바로 앞 줄에 단독으로 위치해야 합니다.
2. 심플하게 유지하기
글쓰기와 관련된 대부분의 경우와 마찬가지로, 이메일 서명에서도 '적을수록 좋다'가 정석입니다. 꼭 필요한 요소만 포함하고 나머지는 과감히 빼내야 합니다. 잡다한 정보가 많아질수록 수신자가 실제로 읽어줄 가능성은 낮아집니다.
그렇다면 반드시 들어가야 할 항목은 무엇일까요?
- 이름
- 직함
- 회사명
- 전화번호
- 이메일 주소
업종과 직위에 따라 우편 주소를 추가할 수도 있지만, 오히려 과할 수 있습니다. 아직 팩스를 사용한다면 팩스 번호를 추가하는 정도입니다. 이 외의 세부 정보는 필수적이지 않으며, 추가하더라도 그럴 만한 명분이 있을 때만 하세요.
가장 큰 고민거리는 소셜 미디어 계정일 겁니다. 꼭 넣어야겠다면 한두 개로 제한하세요. 가장 적합한 후보는 링크드인(LinkedIn), 페이스북(Facebook), 트위터(Twitter) 세 가지입니다. 그중 가장 활발하게 사용하는 두 개를 고르세요. 그 이상 넣으면 오히려 산만해질 위험이 있습니다.
3. 짧게 유지하기
심플하게 유지하라는 조언을 따랐다면 짧게 만드는 것도 어렵지 않습니다. 하지만 방심하면 내용이 많지 않아도 어느새 거대한 서명이 되어 있기 쉽습니다. 모든 요소를 최대한 압축하세요.
경험상 가로로 늘리는 것이 세로로 늘리는 것보다 낫습니다. 4줄 이내로 유지하도록 노력하세요. 그 이상 넘어가면 서명이 부피가 커 보여서 수신자가 굳이 읽지 않게 됩니다.
이름
회사 직함
me@email.com | Tel: (###) ###-#### | Fax: (###) ###-####그러니 여러 요소를 한 줄에 묶는 것을 두려워하지 마세요. 일반적으로 파이프 문자 (|)로 항목을 구분하지만, 가운뎃점 (·)이나 엠대시 (—) 같은 비슷한 기호를 사용해도 좋습니다.
4. 절제된 디자인 유지하기
여기서부터는 까다로워집니다. 이메일 서명을 사용하는 사람들 중 너무 많은 이들이 자신의 서명이 눈에 띄기를 원해 과하게 꾸미곤 합니다. 수신자가 관심을 갖고 프로필을 확인해 주길 바라는 마음이니까요.
문제는 이메일 서명이 당신을 남들과 구별짓는 요소가 되어서는 안 된다는 점입니다. 수신자에게 당신이 시간을 쓸 가치가 있는 사람임을 증명하는 곳은 이메일 본문입니다. 본문이 제 역할을 했다면, 서명이 아무리 밋밋해도 수신자는 스스로 서명을 찾아볼 것입니다.
서명이 존재해야 하는 이유는 단 하나, 연락 방법을 알려주기 위함입니다. 절제하세요. 화려한 색상도, 과격한 서식도 없어야 하며, 이미지는 최소한으로 유지하는 것이 좋습니다. 요란한 서명은 본문에 설득당했던 수신자마저 떼어놓을 수 있습니다.
5. 여러 개의 서명 활용하기
사용 중인 이메일 클라이언트가 여러 서명을 지원한다면 적극 활용해 보세요. 예를 들어 연말연시에는 "메리 크리스마스!" 메시지가 담긴 시즌용 서명을 설정할 수 있습니다. 또는 새로 작성하는 메일과 회신 메일에 서로 다른 서명을 지정할 수도 있습니다.
애초에 누군가의 메일에 회신하는 경우라면 상대방이 이미 당신을 알고 있을 가능성이 높으므로, 평소 서명의 많은 정보가 불필요해집니다. 회신용 서명은 더욱 간결하게 줄이고, 전문적인 인상을 주는 정도의 역할만 하면 됩니다.
단, 이 기능에 과하지 않도록 주의하세요!
6. HTML 및 vCard 사용 시 주의하기
이메일은 일반 텍스트와 HTML 두 가지 방식으로 보낼 수 있습니다. 일반 텍스트는 모든 이메일 클라이언트에서 문제없이 표시되는 장점이 있지만, 글자 서식이나 하이퍼링크 등을 사용할 수 없습니다. HTML은 표현력이 뛰어난 대신, 일부 이메일 클라이언트에서는 의도한 대로 표시되지 않을 수 있습니다.
그리고 vCard가 있습니다. vCard는 일종의 전자 명함으로, 이론상으로는 유용하지만 실제로는 관심을 두는 사람이 많지 않아 효과가 제한적입니다. 사실 대부분의 사람들은 vCard가 무엇인지도 모릅니다. 게다가 서명에 이미 필요한 정보가 모두 담겨 있다면 vCard는 다소 중복됩니다.
HTML이나 vCard를 쓰지 말라는 뜻은 아닙니다. 다만 잠재적인 단점을 충분히 고려해야 합니다. 결국 어떤 상대에게 메일을 보내는지, 가끔씩 불쾌해하는 수신자가 생겨도 괜찮은지에 달려 있습니다. 개인적으로는 종이 명함을 그대로 사용하는 편이 낫다고 생각합니다.
7. 여러 이메일 클라이언트로 테스트하기
이메일 서명을 모두 설정했다면 마지막으로 해야 할 일이 있습니다. 자신에게 이메일을 보내고, 최대한 다양한 이메일 클라이언트에서 서명이 어떻게 보이는지 확인하는 것입니다. 최소한 Outlook, Gmail, 그리고 몇 가지 모바일 앱에서는 꼭 확인하세요.
자신의 이메일 클라이언트에서는 멋져 보였는데 Gmail 같은 곳에서는 완전히 엉망이 되는 최악의 상황을 피해야 합니다. HTML을 제대로 처리하지 못하는 경우도 있기 때문입니다. 항상 이중으로 확인해 의도한 대로 보이는지 확실히 하세요.
당신은 이메일 서명을 사용하나요?
이메일은 당분간 사라지지 않을 것입니다. 아직 활용하지 않고 있다면, 이메일 효율을 높이는 팁들을 지금 살펴볼 때입니다. 서명 외에도 삶을 편하게 만드는 방법은 많습니다. 예를 들어 미리 저장해 둔 답변 템플릿(캔드 리스폰스)을 활용하면 많은 시간을 절약할 수 있습니다.
그리고 악성코드에 감염된 컴퓨터를 갖게 되거나, 악명 높은 '나이지리아 왕자' 스캠에 재산을 통째로 넘기는 일이 없도록 이메일 보안 수칙도 꼭 지키세요.
이메일 서명에 대해 어떻게 생각하시나요? 계정에 서명을 사용하고 계신가요? 다른 사람의 이메일 서명을 볼 때 가장 거슬리는 점은 무엇인가요? 아래 댓글로 의견을 공유해 주세요!