같은 내용의 이메일을 반복해서 작성하고 있다면, 자동 응답과 예약 이메일 기능을 설정할 때가 온 것입니다. 이 글에서는 크로스 플랫폼을 지원하는 무료 오픈소스 데스크톱 메일 클라이언트인 모질라 썬더버드(Mozilla Thunderbird)에서 이를 설정하는 방법을 단계별로 소개합니다.
참고: 이 글은 윈도우 버전의 썬더버드를 기준으로 작성되었습니다. 인터페이스가 약간 다를 수 있지만, 맥(Mac)과 리눅스(Linux) 버전에도 동일하게 적용됩니다.
자동 응답 필터(Auto-Response Filter)
자동 응답 필터는 수신되는 이메일에 대한 조건(필터)을 정의하고, 여기에 템플릿 메시지를 연결하는 기능입니다. 특정 이메일이 필터 조건에 해당하면 발신자에게 자동으로 템플릿 응답이 전송됩니다. 자동 응답기가 유용하게 활용될 수 있는 예는 다음과 같습니다.
- 자주 받는 질문에 일괄 답변하기
- 휴가 중 부재중 자동 응답 설정하기
- 이메일을 잘 받았으며 곧 회신하겠다는 확인 메시지 보내기
그럼 모질라 썬더버드에서 자동 응답을 만드는 방법을 살펴보겠습니다.
1단계: 메시지 템플릿 작성하기
템플릿을 만들려면 메뉴 바에서 파일(File) > 새로 만들기(New) > 메시지(Message)로 이동하거나, 메일 툴바를 사용 중이라면 쓰기(Write) 버튼을 클릭해 새 이메일을 시작하세요. 키보드 단축키 Ctrl + N(맥에서는 Command + N)을 눌러도 됩니다.
다음으로 일반 이메일을 작성하듯 메시지를 구성합니다. 제목(Subject)을 반드시 추가하는 것을 잊지 마세요!
이제 메시지를 템플릿으로 저장합니다. 작성 창의 메뉴 바에서 파일(File) > 다른 이름으로 저장(Save As) > 템플릿(Template)을 선택하거나, 작성 툴바에서 저장(Save) 드롭다운을 펼친 뒤 템플릿(Template)을 클릭하세요.
필요한 만큼 템플릿을 작성한 후, 다음 단계인 필터 생성으로 넘어갑니다.
팁: 위에서 언급한 메뉴나 툴바가 보이지 않는다면, 표시된 툴바의 빈 공간을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭해 추가 메뉴를 확인하세요. 누락된 툴바 옆에 체크 표시를 하면 화면에 나타납니다.
2단계: 메시지 필터 설정하기
썬더버드 메뉴 바로 돌아가 도구(Tools) > 메시지 필터(Message Filters)...를 선택해 해당 창을 엽니다.
메시지 필터 창에서 새로 만들기(New)... 버튼을 클릭해 새 필터 설정을 시작합니다.
참고: 썬더버드에서 여러 개의 이메일 계정을 사용 중이라면, '필터 적용 대상(Filters for)'에서 필터가 적용될 이메일 주소를 올바르게 지정했는지 꼭 확인하세요.
먼저 필터 이름(Filter name)을 정합니다. 나중에 필터를 수정할 일이 생길 때 쉽게 알아볼 수 있는 이름으로 지정하는 것이 좋습니다.
필터 실행 시점(Apply filter when) 항목에서 썬더버드가 언제 필터를 실행할지 지정합니다. 예를 들어 자동 응답을 보내기 전에 모든 메일을 먼저 확인하고 싶다면 수동으로 실행(Manually Run)을 선택하세요. 필터를 수동으로 실행하면 선택한 폴더에만 적용할 수 있다는 장점이 있습니다. 모든 수신 메일을 필터링하려면 새 메일 가져오기(Getting New Mail)를 선택합니다. 스팸 분류 전후 어느 시점에 실행하든 대부분의 경우 문제가 없지만, 메일 본문 필터링이 제대로 되지 않는다면 스팸 분류 후 필터링(Filter after Junk Classification)을 선택하세요.
참고: 보관(Archiving) 또는 메일 전송 후(After Sending)에 필터가 실행되도록 설정할 수도 있습니다. 즉, 필터를 활용해 메일함을 정리하는 용도로도 사용할 수 있습니다. 다만 자동 응답기를 만들 때는 이 옵션들이 크게 중요하지 않습니다.
이제 규칙을 설정할 차례입니다. 먼저 필터가 아래 규칙 모두와 일치(Match all of the following)하는지 아니면 아래 규칙 중 하나라도 일치(Match any of the following rules)하는지 결정합니다. 그런 다음 규칙을 구성합니다. 필터 조건은 이메일 제목부터 참조(CC)된 사람까지 무엇이든 적용할 수 있고, 직접 커스텀 조건을 만들 수도 있습니다. 이번 목적에는 제목(Subject)과 본문(Body)이면 충분합니다. + 아이콘을 클릭하면 규칙을 추가할 수 있고, -- 버튼을 클릭하면 해당 규칙이 삭제됩니다.
참고: 썬더버드에게 모든 메시지와 일치(Match all messages)하도록 지정할 수도 있는데, 이 경우에는 규칙을 설정할 수 없습니다. 이 기능은 특정 주소(첫 단계에서 선택한 계정)로 들어오는 이메일을 일괄 처리해야 할 때 유용합니다. 예를 들어 스팸용 이메일 계정이 있어서 도착하는 모든 메일을 자동으로 삭제하고 싶은 경우 등이 있습니다.
마지막으로, 썬더버드가 규칙에 일치하는 메시지를 어떻게 처리할지 알려줘야 합니다. 다음 동작 수행(Perform these actions) 항목에서 템플릿으로 회신(Reply with Template)을 선택한 뒤 앞서 만든 템플릿을 고르세요. 메시지를 특정 폴더로 이동하는 등의 추가 동작도 함께 설정할 수 있습니다.
필터 설정이 끝났으면 확인(OK)을 클릭해 저장합니다.
팁: 여러 단계의 필터를 함께 운영할 수도 있습니다. 아래 스크린샷은 사용 가능한 모든 필터 조건과 동작을 보여줍니다. 예컨대 규칙에 따라 모든 수신 메일을 폴더별로 자동 분류하되 자동 응답은 발동하지 않도록 설정해 둔 뒤, 폴더 내용을 여유 있게 검토하고 필요에 따라 메일을 옮기는 식입니다. 마지막으로 특정 폴더에 대해 각종 자동 응답 필터를 수동으로 실행하면 됩니다.
예약 이메일 만들기
썬더버드에서 활성화할 수 있는 또 하나의 독특한 기능은 예약 이메일 작성입니다. 말 그대로 썬더버드가 지정한 미래의 특정 시각에 이메일을 전송하도록 하는 기능입니다. 자신에게 보내는 리마인더나 친구들, 여러 사람으로 구성된 그룹에 보내는 안내 메일 등에 매우 유용합니다.
이 기능은 썬더버드 기본 기능이 아니므로 'Send Later'라는 부가 기능(애드온)의 도움이 필요합니다. Gmail용 Boomerang과 비슷한 역할을 하지만, 무료이며 이용량 제한도 없다는 점이 다릅니다.
Send Later 설치 및 설정
썬더버드 애드온을 설치하는 가장 쉬운 방법은 애드온 관리자(Add-ons Manager)를 이용하는 것입니다. 썬더버드 메뉴 아이콘(세로 줄 세 개)을 클릭하고 애드온(Add-ons)을 선택하세요. 애드온 관리자에서 확장 기능(Extensions) 탭으로 전환한 뒤, 오른쪽 상단의 검색 상자에서 'Send Later'를 검색합니다. 검색 결과 옆의 설치(Install)를 클릭하세요.
애드온이 한 번에 다운로드 및 설치됩니다. 설치를 완료하려면 지금 재시작(Restart now)을 클릭하세요.
애드온을 본격적으로 사용하기 전에 애드온 관리자 > 확장 기능으로 돌아가 Send Later 옵션(Send Later Options)을 열어보세요. 여기에서 일반(General) 설정, 서로 다른 전송 지연 시간에 대한 커스텀 키보드 단축키(Shortcuts), 고급(Advanced) 옵션 등 Send Later 환경설정을 지정할 수 있습니다.
팁: 실수로 보낸 메시지를 취소하고 싶은 경우를 대비하려면 '보내기'를 '나중에 보내기'로 변경("Send" does "Send Later") 옵션을 선택하세요.
Send Later 사용법
다음부터 나중에 보내고 싶은 이메일을 작성했다면 파일(File) > 나중에 보내기(Send Later)로 이동하거나 Ctrl + Shift + Enter(Return)를 누르세요.
팝업으로 뜨는 이 이메일 나중에 보내기(Send this email later) 창에서 전송 시각(Sent at) 아래 날짜와 시간을 지정하고, 반복 전송을 원한다면 반복(Recur) 모드를 선택한 뒤 필요에 따라 다른 옵션들을 고르면 됩니다.
내 이메일은 이제 내 손안에
이 두 가지 기능만 활용해도 이메일 관리가 한결 수월해질 것입니다. 또한 웹메일 클라이언트에 비해 썬더버드가 갖는 큰 강점, 즉 무엇을 하고 싶든 해결책을 찾을 수 있는 방대한 애드온 저장소를 잘 보여줍니다.
썬더버드에서 어떻게 필터와 애드온을 활용해 이메일을 정리하고 계신가요? 여러분의 노하우와 가장 좋아하는 애드온을 댓글로 공유해 주세요!
원문은 2011년 1월 19일 Jeffry Thurana가 작성했습니다.