이메일을 완전히 없애는 것은 현실적으로 어렵습니다. 하지만 최소한 받은 편지함이 대부분의 이메일을 스스로 처리하도록 만들 수는 있습니다.
Mac에서 Apple Mail을 사용하고 있다면, 적절한 규칙(필터라고도 불립니다)을 설정해 경험을 한층 효율적으로 만들어야 합니다.
여기서는 시작에 도움이 되는 여섯 가지 유용한 규칙을 소개합니다. 그 전에 먼저 Mac 기본 메일 클라이언트에서 규칙을 만드는 기본 방법부터 살펴보겠습니다.
Apple Mail에서 규칙 만드는 방법
Cmd + 콤마(,) 단축키를 눌러 메일 환경설정 창을 열거나, Mail > 설정 메뉴로 이동하세요. 규칙(Rules) 탭으로 전환한 뒤 규칙 추가 버튼을 클릭하면 규칙 생성을 시작할 수 있습니다. 생각보다 간단합니다. 먼저 If 드롭다운 메뉴 아래 목록에서 조건을 하나 선택합니다.
다음으로, 추가한 조건과 일치하는 이메일을 발견했을 때 Mail이 수행할 동작을 지정합니다. 사용 가능한 동작은 다음 동작 수행 드롭다운 메뉴에서 확인할 수 있습니다.
마지막으로 규칙에 알맞은 이름을 입력하고 확인 버튼을 누르면 됩니다. 이 시점에서 Mail은 지정한 조건에 맞는 기존 메일에도 새 규칙을 적용할지 묻습니다. (새로 도착하는 메일에는 자동으로 적용됩니다.) 적용하려면 적용 버튼을 클릭하세요. 단, 보관 처리된 이메일에는 적용되지 않는다는 점을 기억해 두세요.
여러 조건으로 이메일을 필터링하고 싶으신가요?
기본 조건 옆의 + 버튼을 클릭하면 조건을 추가할 수 있습니다. 이렇게 하면 규칙이 조건 중 하나라도 일치할 때 작동할지, 아니면 모두 일치할 때만 작동할지도 지정할 수 있습니다. If 옆의 any 드롭다운 메뉴가 바로 그 역할을 합니다.
필터링된 이메일에 여러 동작을 실행하도록 설정할 수도 있습니다. 예를 들어 해당 이메일을 한 사서함으로 이동시키면서 다른 사서함에 복사하고 싶다면, 기본 동작 옆의 + 버튼을 눌러 여러 동작을 차례로 설정하면 됩니다.
규칙을 과하게 만들기 쉽습니다. 개별 규칙을 여러 개 만들기보다는 하나의 규칙에 여러 조건과 동작을 활용해 규칙 수를 최소한으로 유지하는 것이 좋습니다.
1. 모르는 사람에게서 온 이메일 구분하기
이 규칙을 사용하면 관심 없는 발신자가 보낸 이메일을 쉽게 식별할 수 있습니다. 시간과 주의력을 빼앗는 대량의 메일을 걸러내는 데 효과적입니다.
조건으로 보낸 사람이 내 연락처에 없음을 선택하세요. 필터링된 이메일을 별도 폴더로 보낼지, 깃발 표시를 할지, 특정 색상으로 강조할지 등은 본인 선택에 따릅니다. 다음 동작 수행 드롭다운 메뉴에서 적절한 응답을 골라 설정하면 됩니다.
일주일에 한 번 정도는 이 규칙으로 분류된 이메일을 훑어보세요. 일부는 수신 거부를 하고, 일부는 스팸으로 표시하고, 심지어 다음번에 자동 삭제되도록 새 규칙을 만들 수도 있습니다.
위 규칙을 복제한 뒤 조건을 보낸 사람이 내 이전 수신자 목록에 없음으로 수정해 사용하는 것도 좋은 방법입니다. 규칙 탭의 복제 버튼을 활용해 보세요.
덧붙여 스팸 양을 줄이고 싶다면 일회용 이메일 서비스로 계정을 하나 만드는 것도 고려해 보세요. 실제 이메일 주소를 숨기고 싶을 때 그 주소를 알려주면 됩니다.
2. 끈질긴 스팸 및 전달 메일 삭제하기
이 규칙을 사용하면 머리를 쥐어뜯는 일이 줄어듭니다. 수신 거부 요청을 무시하고 계속해서 받은 편지함에 메일을 쏟아내는 웹사이트 발신 메일을 상대하기 위한 규칙입니다.
조건으로 보낸 사람이 포함함을 설정하고, 차단하려는 메일의 발신자 이름을 입력하세요. 그런 다음 Mail이 수행할 동작으로 메시지 삭제를 선택합니다.
메시지 삭제 동작은 메일을 영구적으로 지운다는 점에 유의하세요. 나중에 확인할 수 있도록 휴지통으로 보내고 싶다면, 대신 메시지를 휴지통 사서함으로 이동을 선택하는 것이 좋습니다.
참고: Gmail의 '차단' 기능처럼 만들고 싶다면, 메시지 이동 동작을 사용해 해당 메일을 정크 폴더로 보내도록 설정하세요.
이 규칙은 가족 등 여러 명에게 대량으로 전달되는 메시지를 제거하는 데도 유용합니다. 물론 애초에 그런 메일을 받고 싶지 않다면 발신자에게 직접 알려주는 것이 가장 좋습니다. 그것이 어렵거나 효과가 없다면, Mail이 해당 메일을 걸러서 삭제하도록 맡기면 됩니다.
차단하고 싶은 발신자 마다 별도의 규칙을 만들 수도 있지만, 이것은 가장 깔끔한 방법은 아닙니다. 새 발신자가 생길 때마다 기존 규칙을 수정해 새 조건을 추가하는 편이 낫습니다. If 드롭다운 메뉴가 any로 설정되어 있으면 조건 중 하나라도 충족될 때 규칙이 작동하기 때문입니다.
전달 메일 전체를 차단하고 싶다면 보낸 사람이 포함함 조건 대신 제목이 다음으로 시작함 Fw:로 바꾸면 됩니다.
3. 업무 외 이메일 읽음으로 표시하기
개인 이메일 대부분은 긴급하지 않은 경우가 많습니다. 처리할 준비가 될 때까지, 이 규칙으로 읽음 표시를 해 두면 눈길을 끌지 않아 집중력을 지킬 수 있습니다.
조건으로 계정을 설정한 뒤 개인 이메일과 연결된 계정을 선택하세요. 다음으로 수행할 동작으로 읽음으로 표시를 지정합니다.
모든 계정에서 도착하는 모든 메일을 즉시 읽음으로 표시하고 싶다면 어떻게 할까요? 그 경우 If 드롭다운 메뉴에서 계정 대신 모든 메시지를 선택하면 됩니다.
4. 도메인 이름으로 중요한 이메일 놓치지 않기
은행에서 오는 이메일이라면 광고성 메일이라도 모두 확인하고 싶을 것입니다. 업무 관련 이메일도 마찬가지입니다. 규칙을 활용하면 절대 놓치지 않도록 할 수 있습니다.
예를 들어 akshata@makeuseof.com 주소로 수많은 메일을 받더라도, 업무와 관련된 메일은 항상 makeuseof.com 도메인에서 옵니다. 후자만 골라내려면 보낸 사람이 포함함 @makeuseof.com이라는 조건을 설정하면 됩니다.
그런 다음 배경색 변경, 알림음 재생, 다른 위치로 이동 등의 방식으로 필터링된 메일을 강조할 수 있습니다.
위의 @makeuseof.com 부분을 회사나 은행의 도메인 이름으로 바꾸면 같은 필터를 비슷한 효과로 활용할 수 있습니다.
5. 가장 중요한 업무 이메일을 Slack으로 전달하기
모든 이메일이 즉각적인 주의를 필요로 하는 것은 아닙니다. 네, 업무에서도 마찬가지입니다. 팀이 Slack 같은 앱으로 소통한다면 대부분의 시간 동안 받은 편지함을 무시해도 괜찮습니다. 초중요 이메일이 있다면 놓치지 않도록 이 규칙으로 Slack에 전달해 보세요.
상사나 다른 임원에게서 온 이메일, 또는 제목에 특정 단어/구문이 포함된 이메일을 식별하는 조건을 설정하세요. 그런 다음 선호하는 동작으로 메시지 전달을 선택하고, 제공된 입력란에 'Slack 전송용' 주소를 입력합니다.
Slack 전달 주소는 어디서 찾을 수 있나요?
[팀_이름] > 환경설정 > 메시지 및 미디어 아래에 숨겨져 있습니다. 아래로 스크롤해 Slack으로 이메일 가져오기 섹션을 찾으면 바로 그곳에 있습니다. 이제 전달된 이메일을 Slackbot에서 읽을 수 있습니다!
6. PDF 첨부 이메일 모아 보기
청구서와 영수증부터 가입 혜택 자료까지, 받은 편지함에는 유용한 문서가 PDF 형태로 도착합니다. 이 규칙으로 해당 이메일을 한곳에 모아 보세요.
조건을 첨부 파일 유형이 PDF로 설정하고, 메시지 이동 동작을 사용해 PDF가 포함된 이메일을 분리하세요. 별도 폴더로 옮기는 대신 제자리에서 강조하고 싶다면 메시지 색상 설정 동작을 사용하면 됩니다.
같은 방식의 규칙으로 압축 파일, 프레젠테이션, 동영상 등 다른 유형의 첨부 파일이 있는 이메일도 필터링할 수 있습니다.
'규칙 평가 중지'는 무슨 기능일까?
다음 동작 수행 메뉴 맨 아래에 규칙 평가 중지라는 항목이 있는 것을 눈치채셨을 겁니다. 이것은 무슨 역할을 할까요? 규칙들이 서로 충돌할 때 Mail이 올바른 행동 방침을 판단하도록 돕는 기능입니다.
기본 규칙인 News From Apple을 예로 들어 보겠습니다. 이 규칙과 유사한 조건을 하나 이상 포함하는 새 규칙을 만들면, 새 규칙에 추가한 동작은 실행되지 않습니다. News From Apple 규칙에 규칙 평가 중지가 붙어 있어 후속 동작이 무효화되기 때문입니다.
두 번째 예시로 더 설명해 보겠습니다.
특정 이메일 주소 hello@my_inbox.com에서 온 메일을 제외하고 사서함의 모든 수신 메일을 읽음으로 표시하고 싶다고 가정해 봅시다. 또한 이 주소에서 온 메시지에는 깃발 표시를 하고 싶습니다. 이 경우 규칙은 다음과 같이 구성됩니다:
- 보낸 사람이 포함함 hello@my_inbox.com이면 → 빨간색 깃발로 표시 및 규칙 평가 중지
- 모든 메시지이면 → 읽음으로 표시
첫 번째 규칙에서 규칙 평가 중지 동작을 빼면 어떻게 될까요? hello@my_inbox.com에서 온 메시지는 깃발 표시와 함께 읽음으로도 처리됩니다.
반대로 규칙 생성 순서를 바꾸면 모든 메시지가 읽음으로 표시됩니다. hello@my_inbox.com에서 온 메일은 읽음과 깃발 표시가 동시에 적용되죠. 여기서 첫 번째 규칙에 규칙 평가 중지 동작을 추가하면, 해당 주소의 이메일은 읽음으로 표시되지만 깃발 표시는 되지 않습니다.
Apple Mail에게 힘든 일을 맡기세요
문제는 어수선한 받은 편지함 자체가 아닙니다. 중요한 메일을 놓치지 않고 잡동사니를 걸러내기 위해 매일 그 속을 헤엄쳐야 한다는 점이 문제입니다.
규칙을 잘 설정해 두면 Mail이 주의가 필요한 메일을 강조하고 나머지는 숨기거나 제거해 줍니다. 중요한 이메일을 한두 곳의 안전한 위치로 보내도록 설정하면 나머지는 안심하고 무시할 수 있습니다. 어쩌면 영원히 말이죠!
물론 규칙은 Apple Mail에서 이메일을 정리하는 한 가지 방법일 뿐입니다. 더 다양한 옵션을 원한다면 다른 메일 클라이언트를 시도해 보는 것도 좋습니다.