Outlook을 사용하는 경우 Outlook이 전자 메일을 관리하는 데 유용한 프로그램이며 많은 훌륭한 기능이 포함되어 있다는 것을 이미 알고 있습니다. 오늘은 워크플로를 개선하는 데 도움이 될 수 있는 잘 알려지지 않은 Outlook 기능에 대해 알아보겠습니다.
1. 메시지 미리보기의 줄 수 변경
전자 메일 메시지 목록에서 Outlook은 각 메시지의 미리 보기를 표시합니다. 여기에는 기본적으로 첫 번째 줄에 보낸 사람과 제목 줄과 그 아래에 있는 이메일 메시지 본문의 한 줄이 포함됩니다.
메시지 목록에 표시되는 메시지에서 줄 수를 변경할 수 있습니다.
보기로 이동 탭을 클릭하고 메시지 미리보기를 클릭합니다. 단추. 그런 다음 1줄을 선택합니다. (기본값), 2줄 , 또는 3줄 . 또는 끄기를 선택합니다. 목록에 표시되는 이메일 메시지를 원하지 않는 경우.
이 설정을 이 폴더에만 적용할지 묻는 메시지가 표시됩니다. 또는 모든 편지함 .
선택한 줄 수에는 보낸 사람과 제목 줄은 포함되지 않습니다. 따라서 2줄을 선택하면 , 첫 번째 줄에는 보낸 사람과 제목이 표시되고 그 아래에는 이메일 메시지 본문의 두 줄이 표시됩니다.
2. Outlook 실행 시 표시할 폴더 선택
Outlook에 여러 전자 메일 계정이 있는 경우 Outlook을 열 때 기본적으로 표시할 전자 메일 계정 받은 편지함을 선택할 수 있습니다. 또는 원하는 경우 받은편지함 이외의 다른 폴더를 선택할 수 있습니다.
파일> 옵션으로 이동합니다. 고급을 클릭합니다. Outlook 옵션의 왼쪽 창에서 대화 상자.
Outlook 시작 및 종료에서 섹션에서 찾아보기를 클릭합니다. . 폴더 선택에서 대화 상자에서 원하는 계정을 찾고 받은 편지함 또는 Outlook을 시작할 다른 폴더를 선택합니다.
이 설정이 항상 유지되는 것은 아닙니다. 효과가 있었는지 댓글로 알려주세요.
3. Outlook 검색 폴더 만들기
Outlook에서 동일한 단어와 구를 자주 검색하는 경우 특정 검색 기준과 일치하는 모든 항목의 목록을 표시하는 가상 검색 폴더를 설정할 수 있습니다. Outlook은 검색 폴더에 대한 몇 가지 템플릿을 제공하거나 사용자가 직접 만들 수 있습니다.
예를 들어 읽지 않은 메일 검색 폴더는 이메일 계정의 다른 폴더에 있더라도 읽지 않은 모든 메일을 하나의 폴더에 표시합니다. 메시지는 검색 폴더로 이동되지 않고 거기에만 표시됩니다. 원본 메시지는 각각의 폴더에 남아 있습니다.
새 검색 폴더를 만들려면 , 새 검색 폴더를 클릭합니다. 신규에서 폴더 섹션 탭. 목록에서 미리 만들어진 검색 폴더 템플릿을 선택하거나 맞춤 검색 폴더 만들기를 선택합니다. 맞춤 아래 목록 하단에 있습니다.
맞춤 검색 폴더를 만드는 경우 선택을 클릭합니다. 새 검색 폴더에서 대화 상자.
그런 다음 이름을 입력합니다. 맞춤 검색 폴더의 검색 폴더 대화 상자. 기준을 클릭합니다. 검색 폴더 기준에서 검색 세부정보를 지정합니다. 대화 상자.
그래도 문제가 해결되지 않으면 Outlook 검색을 수정하는 데 사용할 수 있는 몇 가지 방법이 있습니다.
4. Outlook 폴더 정리
Outlook의 폴더 정리 기능은 스레드나 폴더에서 중복 메시지를 제거합니다. 중복 메시지는 응답에서도 인용된 스레드의 이전 메시지입니다. 긴 이메일 스레드는 각 회신에 인용된 이전 메시지의 여러 사본으로 끝날 수 있습니다.
폴더 정리 이 명령은 선택한 폴더와 그 하위 폴더의 중복 메시지를 삭제된 항목으로 이동합니다. 기본적으로 폴더입니다.
이 명령을 사용하려면 정리할 폴더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 폴더 정리를 선택합니다. .
폴더 정리 옵션을 설정할 수 있습니다. 파일> 옵션> 메일> 대화 정리로 이동하여 명령 . 정리된 항목을 이동할 폴더를 선택하고 원하는 다른 정리 옵션을 활성화 또는 비활성화합니다.
5. 미래 날짜에 이메일 보내기
때로는 이메일을 작성해야 하지만 나중에 보낼 때까지 보내지 않아야 합니다. Outlook의 배달 지연 기능을 사용하면 이 작업을 쉽게 수행할 수 있습니다.
먼저 새 이메일을 작성하거나 이메일에 회신하십시오. 그런 다음 배송 지연을 클릭합니다. 옵션 더보기에서 옵션 섹션 메시지 창의 탭입니다.
게재 옵션 아래 , 전 배달 안함 확인 상자에서 날짜와 시간을 선택하십시오.
원하는 다른 옵션을 선택하고 닫기를 클릭합니다. .
Outlook은 예약된 이메일 메시지를 보낸 편지함에 저장합니다. 보냄으로 이동될 때까지 폴더.
마음이 바뀌어 지연된 배송을 취소하거나 다른 날짜와 시간으로 변경해야 하는 경우 보낸편지함으로 이동하세요. 이메일 메시지를 엽니다. 배송 지연을 클릭합니다. 옵션에서 탭을 다시 누르고 이전 배달 안함의 날짜와 시간을 변경합니다. 옵션을 선택하거나 확인란의 선택을 취소하여 배송 지연을 비활성화합니다.
6. 빠른 단계 사용
빠른 단계 홈 섹션 Outlook의 탭은 일반 작업에 대한 원클릭 액세스를 제공합니다. Microsoft는 시작할 수 있는 몇 가지 초기 빠른 단계를 제공하지만 직접 만들 수도 있습니다.
맞춤 빠른 단계를 만들려면 새로 만들기를 클릭하세요. 빠른 단계에서 부분. 빠른 단계 수정에서 대화 상자, 이름 빠른 단계
그런 다음 드롭다운 목록에서 작업을 선택하고 작업 추가를 클릭합니다. . 작업 추가를 클릭하여 동일한 빠른 단계에서 수행하려는 다른 작업을 계속 추가합니다. 각각 다음에.
예를 들어 선택한 이메일 메시지를 읽은 상태로 표시한 다음 특정 폴더로 이동하도록 빠른 단계를 설정할 수 있습니다. 유사한 도구의 경우 이메일 그룹 및 배포 목록을 만드는 방법을 확인하십시오.
7. 여러 Outlook 창 열기
전자 메일, 일정 및 작업에 Outlook을 사용하는 경우 여러 Outlook 창을 열 수 있습니다. 이렇게 하면 탐색 버튼을 사용하여 보기를 계속 전환하는 대신 이메일, 캘린더 및 작업을 동시에 볼 수 있습니다.
다른 Outlook 창을 열려면 작업 표시줄의 Outlook 아이콘을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 Outlook 2016을 선택합니다. . 원하는 위치에 창을 배치하세요.
Outlook을 닫을 때 파일> 종료로 이동합니다. 열려 있는 모든 창에서. X를 클릭하지 마세요. 모든 창의 오른쪽 상단 모서리에 있습니다. Outlook은 다음에 Outlook을 종료했을 때와 동일한 수의 창과 동일한 위치로 열립니다.
8. 규칙 생성 및 관리
항상 규칙을 따르는 것은 아니지만 Outlook의 규칙은 매우 유용할 수 있습니다. 발생하는 작업을 기반으로 특정 이벤트가 자동으로 발생하도록 설정할 수 있습니다.
예를 들어 제목 줄에 특정 단어가 포함된 메시지나 특정 사람의 메시지를 폴더로 이동하고 동시에 메시지를 읽은 상태로 표시할 수 있습니다. 메시지를 받으면 이 모든 작업을 한 번에 수행하는 규칙을 만들 수 있습니다.
규칙을 만들거나 관리하려면 규칙을 클릭하세요. 이동 홈 섹션 탭에서 규칙 및 알림 관리를 선택합니다. . 규칙 및 알림 대화 상자에서 규칙을 생성, 변경 및 수동으로 실행할 수 있습니다.
새 규칙을 클릭합니다. 규칙을 만든 다음 규칙 마법사의 단계를 따릅니다. .
Outlook에 없는 한 가지 기능은 이메일에서 자신을 자동으로 숨은 참조하는 기능입니다. 그러나 규칙을 사용하여 이 제한을 피할 수 있습니다.
9. Outlook 계정 이름 변경
Outlook에 전자 메일 계정을 추가할 때 계정의 기본 이름은 왼쪽 창에 표시되는 전자 메일 주소입니다. 그러나 계정 이름을 보다 설명적인 이름으로 변경하면 찾고 있는 계정을 더 빨리 찾을 수 있습니다. Outlook에 이메일 계정이 많은 경우 유용합니다.
계정 이름을 변경하려면 왼쪽 창(계정의 받은편지함 아님)에서 현재 계정 이름을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 계정 속성을 선택합니다. . 또는 파일> 정보로 이동합니다. (계정 정보 화면).
그런 다음 계정 설정> 계정 설정으로 이동합니다. 이메일 탭이 계정 설정에서 활성화됨 대화 상자. 기본적으로 있어야 합니다.
목록에서 이름을 변경할 계정을 선택한 다음(아직 선택하지 않은 경우) 변경을 클릭합니다. .
계정 이름 변경 일반 설정 아래 계정 설정에서 대화 상자. 다음을 클릭합니다. 완료를 클릭합니다. .
10. Outlook 명령줄 스위치 사용
Outlook은 다양한 작업을 수행할 수 있는 명령줄 스위치를 제공합니다. 마우스보다 키보드 사용을 선호하는 경우 명령줄 스위치를 사용하여 Outlook에서 작업 속도를 높일 수 있습니다. Outlook의 문제를 해결하는 데 도움이 될 수도 있습니다.
우리는 당신이 알아야 할 25가지 Outlook 2016 명령줄 스위치를 다루었습니다.
예를 들어 실행 대화 상자(Windows 키 + R ) 열기에 다음 명령을 입력합니다. 상자에서 이메일 주소를 받는 사람의 주소로 바꿉니다.
outlook.exe /c ipm.note /m [email protected]
Outlook을 더욱 유용하게 만드는 도구
Outlook을 메일 및 기타 데스크톱 전자 메일 클라이언트보다 훨씬 더 강력하게 만드는 것은 널리 알려진 기능과 덜 알려진 고급 기능 모두입니다. 이러한 기능으로 충분하지 않습니까? 괜찮아요. 여러 Microsoft Outlook PST 파일 병합과 같이 Outlook에 기능을 추가하거나 기존 기능을 개선하거나 Outlook보다 특정 작업을 더 잘 수행하는 유용한 타사 Outlook 도구를 살펴보았습니다.
훌륭한 기능과 함께 시간을 절약하는 데 도움이 되는 많은 Outlook 바로 가기가 있다는 것을 잊지 마십시오!