Outlook을 사용하고 있다면 이메일 관리에 유용한 프로그램이라는 점과 함께 다양한 강력한 기능이 내장되어 있다는 것을 이미 알고 계실 겁니다. 오늘은 일상적인 업무 흐름을 개선하는 데 도움이 될 수 있는, 잘 알려지지 않은 Outlook 기능 10가지를 소개하겠습니다.
1. 메시지 미리 보기 줄 수 변경하기
이메일 목록에서 Outlook은 각 메시지의 미리 보기를 표시합니다. 기본적으로 첫 번째 줄에는 보낸 사람과 제목이, 그 아래에는 본문 한 줄이 함께 나타납니다.
메시지 목록에 표시되는 본문의 줄 수는 자유롭게 변경할 수 있습니다.
보기 탭으로 이동한 후 메시지 미리 보기 버튼을 클릭하세요. 이후 1줄(기본값), 2줄, 3줄 중 하나를 선택하면 됩니다. 목록에 본문을 전혀 표시하고 싶지 않다면 끔을 선택하세요.
설정을 적용하면 해당 설정을 이 폴더에만 적용할지, 아니면 모든 사서함에 적용할지 묻는 메시지가 나타납니다.
참고로 선택한 줄 수에는 보낸 사람과 제목 줄이 포함되지 않습니다. 즉, 2줄을 선택하면 첫 줄에 보낸 사람과 제목, 그 아래 본문 두 줄로 총 세 줄이 표시됩니다.
2. Outlook 시작 시 표시할 폴더 지정하기
Outlook에 여러 개의 이메일 계정을 등록해 사용하는 경우, 프로그램을 실행할 때 기본으로 열리는 받은 편지함 계정을 직접 선택할 수 있습니다. 물론 받은 편지함이 아닌 다른 폴더로 시작 화면을 지정하는 것도 가능합니다.
파일 > 옵션으로 이동한 뒤, Outlook 옵션 대화 상자의 왼쪽 창에서 고급을 클릭합니다.
Outlook 시작 및 종료 섹션에서 찾아보기를 클릭하세요. 폴더 선택 대화 상자에서 원하는 계정을 찾아 받은 편지함 또는 시작 폴더로 사용할 폴더를 지정하면 됩니다.
다만 이 설정이 항상 의도대로 유지되지 않는 경우가 있다는 점을 참고하세요.
3. Outlook 검색 폴더 만들기
Outlook에서 같은 단어나 문구를 반복해서 검색하는 일이 잦다면, 특정 검색 조건에 맞는 항목만 모아 보여주는 가상의 '검색 폴더'를 만들어 활용할 수 있습니다. Outlook은 기본 검색 폴더 템플릿을 몇 가지 제공하며, 직접 커스텀 검색 폴더를 만드는 것도 가능합니다.
예를 들어 읽지 않은 메일 검색 폴더를 사용하면 계정 내 여러 폴더에 흩어져 있는 읽지 않은 메일을 한곳에서 모두 확인할 수 있습니다. 메시지가 실제로 이동되는 것은 아니며, 검색 폴더에는 해당 메시지들이 표시만 됩니다. 원본 메시지는 각각의 폴더에 그대로 남아 있습니다.
새 검색 폴더를 만들려면 폴더 탭의 새로 만들기 섹션에서 새 검색 폴더를 클릭합니다. 목록에서 원하는 템플릿을 고르거나, 목록 하단 사용자 지정 아래의 사용자 지정 검색 폴더 만들기를 선택하세요.
커스텀 검색 폴더를 만드는 경우 새 검색 폴더 대화 상자에서 선택을 클릭한 뒤, 이름을 입력하고 조건 버튼을 눌러 검색 조건의 세부 내용을 지정하면 됩니다.
4. Outlook 폴더 정리 기능 활용하기
Outlook의 폴더 정리 기능은 대화 스레드나 폴더 안의 중복 메시지를 제거해 줍니다. 여기서 중복 메시지란 회신에 인용된 형태로 포함된 이전 메일들을 의미합니다. 긴 이메일 스레드일수록 회신마다 이전 내용이 반복 인용되어 불필요한 복사본이 쌓이기 쉽습니다.
폴더 정리 명령은 선택한 폴더와 하위 폴더의 중복 메시지를 기본적으로 지운 편지함으로 이동시킵니다.
이 기능을 사용하려면 정리하고 싶은 폴더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 후 폴더 정리를 선택하세요.
세부 옵션은 파일 > 옵션 > 메일 > 대화 정리에서 설정할 수 있습니다. 정리된 항목을 이동시킬 폴더를 지정하고, 필요에 따라 기타 정리 옵션을 켜거나 끌 수 있습니다.
5. 원하는 날짜와 시간에 이메일 예약 전송하기
이메일을 미리 작성해 두었다가 나중에 보내야 하는 경우가 종종 있습니다. Outlook의 지연 배달 기능을 사용하면 이런 작업을 손쉽게 처리할 수 있습니다.
먼저 새 이메일을 작성하거나 기존 메일에 회신한 뒤, 메시지 창의 옵션 탭에 있는 추가 옵션 섹션에서 지연 배달을 클릭합니다.
배달 옵션에서 다음 날짜까지 배달 안 함 확인란에 체크하고 원하는 날짜와 시간을 지정합니다.
필요한 다른 옵션을 설정한 후 닫기를 클릭하세요.
예약된 메일은 전송 시점까지 보낼 편지함에 보관되며, 전송이 완료되면 보낸 편지함 폴더로 이동합니다.
예약을 취소하거나 날짜·시간을 변경해야 할 때는 보낼 편지함에서 해당 메일을 연 뒤 옵션 탭의 지연 배달을 다시 클릭하세요. 날짜와 시간을 수정하거나 확인란의 체크를 해제하면 지연 배달이 해제됩니다.
6. 빠른 실행 단계(Quick Steps) 활용하기
Outlook 홈 탭의 빠른 실행 단계 섹션은 자주 사용하는 작업들을 클릭 한 번으로 실행할 수 있게 해주는 기능입니다. Microsoft가 기본으로 제공하는 항목 외에도 직접 만들어 사용할 수 있습니다.
커스텀 빠른 실행 단계를 만들려면 빠른 실행 단계 섹션에서 새로 만들기를 클릭하세요. 빠른 실행 단계 편집 대화 상자에서 이름을 지정합니다.
그다음 드롭다운 목록에서 원하는 동작을 선택하고 작업 추가를 클릭합니다. 하나의 빠른 실행 단계에 여러 동작을 연속으로 추가할 수도 있으며, 동작을 추가할 때마다 작업 추가를 누르면 됩니다.
예를 들어 선택한 메일을 '읽음'으로 표시한 후 특정 폴더로 자동 이동시키는 빠른 실행 단계를 만들 수 있습니다.
7. 여러 개의 Outlook 창 동시에 열기
이메일, 일정, 작업 관리를 모두 Outlook으로 처리한다면 여러 개의 창을 동시에 여는 것이 편리할 수 있습니다. 이렇게 하면 탐색 버튼으로 화면을 계속 전환하지 않고도 이메일, 일정, 작업을 한눈에 확인할 수 있습니다.
새 Outlook 창을 열려면 작업 표시줄의 Outlook 아이콘을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 Outlook 2016을 선택하세요. 이후 각 창을 원하는 위치에 배치하면 됩니다.
종료할 때는 열려 있는 창 중 하나에서 파일 > 끝내기를 사용하세요. 창의 우측 상단 X 버튼으로 닫으면 안 됩니다. 이렇게 종료하면 다음에 Outlook을 실행할 때 종료 시점과 동일한 개수와 위치로 창들이 열립니다.
8. 규칙 만들기 및 관리하기
규칙이라는 단어가 부담스럽게 느껴질 수 있지만, Outlook의 규칙 기능은 생각보다 매우 유용합니다. 특정 조건이 충족되면 정해진 동작이 자동으로 실행되도록 설정할 수 있습니다.
예를 들어 제목에 특정 단어가 포함되었거나 특정 발신자에게서 온 메일을 지정한 폴더로 이동시키면서 동시에 '읽음'으로 표시하도록 할 수 있습니다. 메일이 도착할 때마다 이런 작업이 자동으로 수행됩니다.
규칙을 만들거나 관리하려면 홈 탭의 이동 섹션에서 규칙을 클릭한 후 규칙 및 알림 관리를 선택하세요. 규칙 및 알림 대화 상자에서 규칙을 생성, 수정하고 수동으로 실행할 수도 있습니다.
새 규칙을 클릭한 뒤 규칙 마법사의 단계를 따라가면 손쉽게 규칙을 만들 수 있습니다.
참고로 Outlook에는 이메일을 보낼 때 자신을 자동으로 숨은참조(BCC)에 넣는 기능이 없지만, 규칙을 활용하면 이 한계를 우회할 수 있습니다.
9. Outlook 계정 이름 변경하기
Outlook에 이메일 계정을 추가하면 기본적으로 이메일 주소가 계정 이름이 되어 왼쪽 창에 표시됩니다. 하지만 계정 이름을 더 알아보기 쉬운 이름으로 바꾸면 원하는 계정을 훨씬 빠르게 찾을 수 있습니다. 여러 개의 이메일 계정을 사용하는 경우 특히 유용한 팁입니다.
계정 이름을 변경하려면 왼쪽 창에서 해당 계정 이름(받은 편지함이 아님)을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 계정 속성을 선택하세요. 또는 파일 > 정보 화면으로 이동할 수도 있습니다.
그다음 계정 설정 > 계정 설정으로 들어가 계정 설정 대화 상자에서 전자 메일 탭이 활성화되어 있는지 확인합니다. 기본적으로 이 탭이 선택되어 있습니다.
목록에서 이름을 변경할 계정을 선택한 후 변경을 클릭하세요.
일반 설정에서 계정 이름을 수정한 뒤 다음, 마침 순으로 클릭하면 완료됩니다.
10. Outlook 명령줄 스위치 활용하기
Outlook은 다양한 작업을 빠르게 수행할 수 있도록 명령줄 스위치를 제공합니다. 마우스보다 키보드 사용을 선호하는 사용자라면 명령줄 스위치로 작업 속도를 크게 높일 수 있으며, Outlook 문제를 진단하고 해결하는 데에도 활용할 수 있습니다.
예를 들어 실행 대화 상자(Windows 키 + R)를 열고 아래 명령어를 입력하면 수신자가 지정된 새 이메일 창을 바로 열 수 있습니다. 이메일 주소는 실제 받는 사람의 주소로 바꿔 입력하세요.
outlook.exe /c ipm.note /m thedoctor@thetardis.com
Outlook을 더욱 강력하게 만들어 줄 도구들
인기 있는 기능이든 잘 알려지지 않은 기능이든, 바로 이런 고급 기능들이 Outlook을 기본 메일 앱이나 다른 데스크톱 이메일 클라이언트보다 훨씬 강력하게 만들어 줍니다. 이 정도로도 부족하다고 느끼신다면 걱정하지 마세요. Outlook에 새로운 기능을 추가하거나 기존 기능을 개선하고, 여러 PST 파일 병합처럼 특정 작업을 더 효율적으로 처리할 수 있게 해주는 유용한 서드파티 도구들도 많이 있습니다.
마지막으로, 이러한 기능들과 함께 활용하면 시간을 크게 절약할 수 있는 다양한 Outlook 단축키도 꼭 기억해 두세요!