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Windows 10/11에서 Microsoft Outlook 검색이 작동하지 않을 때 완벽 해결 가이드

Outlook에서 이메일을 검색할 때 아무런 결과가 나오지 않거나, 일부 결과만 표시되거나, 최근 받은 메일이 검색되지 않는 등의 문제를 겪고 계신가요? 이 글에서는 모든 최신 버전의 Outlook(Outlook 2021/2019/2016/2013 및 Microsoft 365용 Outlook)에 적용되는 검색 오류 해결 방법을 단계별로 정리했습니다.

1. Outlook 검색 인덱싱 상태 확인하기

Outlook 검색은 Windows 인덱싱 서비스(Windows Indexing Service)를 기반으로 작동합니다. 검색 기능이 정상적으로 작동하려면 Windows Search가 사서함과 연결된 PST 파일의 내용을 스캔하여 모든 Outlook 항목의 인덱스를 생성해야 합니다. 따라서 가장 먼저 Outlook 인덱스 상태를 확인해야 합니다.

확인 방법은 다음과 같습니다. 검색(Search) 탭으로 이동한 후 검색 도구 섹션에서 인덱싱 상태(Indexing Status)를 선택하세요.

인덱싱이 정상적으로 완료된 경우 다음과 같은 상태 메시지가 표시됩니다.

Outlook이 모든 항목의 인덱싱을 완료했습니다.
인덱싱할 남은 항목: 0개

반면, 검색에 문제가 있는 경우에는 다음과 같이 표시될 수 있습니다.

Outlook이 현재 항목의 인덱싱 중입니다.
인덱싱할 남은 항목: 23817개

새 사서함이나 Outlook 개인 폴더(PST) 파일을 추가하거나, 폴더 간에 이메일을 이동하는 등의 작업을 하면 Outlook 검색 인덱스가 다시 생성됩니다. 최근(3~4시간 이내)에 이러한 작업을 수행했다면 인덱싱이 완료될 때까지 기다려야 합니다. 하지만 오랫동안 Outlook 구성을 변경하지 않았는데도 인덱싱이 계속 진행 중이라면 명백히 인덱스에 문제가 있는 것입니다.

2. Windows 검색 서비스를 통한 Outlook 인덱싱 활성화

문제를 해결하려면 일단 Windows 인덱싱 서비스가 스캔하는 항목에서 Outlook을 임시로 제외해야 합니다.

  1. Outlook에서 파일(File) → 옵션(Settings)을 엽니다.
  2. 검색(Search) → 인덱싱 옵션(Indexing Options)을 선택합니다.
  3. 변경(Change) 버튼을 클릭합니다.
  4. Microsoft Outlook의 인덱싱을 비활성화합니다.
  5. Outlook을 종료하고, 작업 관리자를 통해 outlook.exe 프로세스가 실행되고 있지 않은지 확인합니다.

다음으로 OST 및 PST 파일 속성에서 인덱싱이 허용되어 있는지 확인하세요. Windows Search 서비스 설정에서 이미 활성화되어 있더라도 파일 속성까지 점검하는 것이 좋습니다.

  1. 파일 → 계정 설정 → 계정 설정을 엽니다.
  2. 데이터 파일(Data Files) 탭으로 이동합니다.
  3. 파일을 하나씩 선택하고 파일 위치 열기를 클릭합니다.
  4. 해당 OST 또는 PST 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 후 속성을 엽니다.
  5. 기타(Other) 버튼을 클릭합니다.
  6. 파일 속성 외에 파일 내용도 색인 허용 옵션에 체크한 후 확인을 누릅니다.

관리자 권한 PowerShell 콘솔을 열고 WSearch 서비스를 재시작합니다.

Restart-Service -Name wsearch –verbose

이제 앞서 비활성화했던 Outlook 인덱싱을 다시 활성화해야 합니다. 인덱싱 옵션에서 Microsoft Outlook에 체크하고 변경 사항을 저장하세요.

Outlook이 전체 인덱싱을 완료할 시간을 충분히 주세요(사서함과 연결된 PST 파일의 수와 크기에 따라 소요 시간이 달라집니다). 위에서 설명한 방법으로 인덱스 상태를 확인한 후 검색을 시도해 보세요.

3. Outlook 검색 인덱스 재구축(초기화) 방법

위 방법으로도 Outlook 검색 문제가 지속된다면, Windows Search 서비스의 인덱스를 완전히 초기화하고 재구축하는 것을 권장합니다.

  1. Outlook에서 파일 → 옵션 → 검색으로 이동합니다.
  2. 인덱싱 옵션 → 고급(Advanced)을 클릭합니다.
  3. 재구축(Rebuild) 버튼을 클릭합니다.
  4. 인덱스 재구축에는 다소 시간이 걸리며, 그 동안 컴퓨터 성능이 일시적으로 저하될 수 있습니다.

팁: Windows.edb 파일이 비정상적으로 커진 경우에는 Windows Search 성능 최적화 가이드를 참고하여 함께 조치하는 것이 좋습니다.

4. Outlook PST 파일 검사 및 복구

경우에 따라 논리적 오류나 파일 구조 손상으로 인해 인덱싱 서비스가 Outlook 개인 폴더(PST) 파일을 제대로 인덱싱하지 못할 수 있습니다. 이런 경우 scanpst.exe 도구를 사용하여 손상된 PST 파일을 검사하고 복구하는 것이 좋습니다.

5. Outlook 검색과 캐시된 Exchange 모드(Cached Exchange Mode)

사서함이 Exchange 서버 또는 Exchange Online(Microsoft 365)에 있다면 Outlook 검색의 작동 방식이 다릅니다. Outlook에서 캐시된 Exchange 모드가 활성화되어 있으면 로컬 컴퓨터의 인덱스를 사용하여 항목을 검색합니다. 반대로 캐시된 Exchange 모드가 비활성화되어 있으면 Microsoft Exchange Search Indexer가 유지 관리하는 서버 측 인덱스를 사용합니다.

MSExchangeSearch 서비스는 이메일이 서버의 사서함 데이터베이스에 도착하는 즉시 해당 메일을 인덱싱합니다. Exchange Search 인덱스를 사용할 때 Outlook에서 사서함 검색이 되지 않는다면 문제는 대부분 Exchange 서버 측에 있습니다. Exchange Search 서비스의 문제를 진단하려면 Test-ExchangeSearch cmdlet을 사용하세요.

가장 흔한 원인은 디스크 공간 부족(검색 인덱스 크기를 늘릴 공간이 없음)이거나 현재 인덱스 파일이 손상되어 재구축이 필요한 경우입니다. Exchange에서 검색 인덱스를 초기화하려면 내장 PowerShell 스크립트 %PROGRAMFILES%\Microsoft\Exchange Server\V14\Scripts\ResetSearchIndex.ps1을 사용할 수 있습니다.

특정 사서함 데이터베이스의 검색 인덱스를 초기화하려면 다음 명령을 사용합니다.

.\ResetSearchIndex.ps1 mailboxdbname1

또한 문제가 되는 사서함 데이터베이스에 대해 인덱싱이 활성화되어 있는지 확인하세요.

Get-MailboxDatabase mailboxdbname1 | Format-Table Name,IndexEnabled

6. Exchange 공유 사서함에서 검색이 안 될 때

Exchange 2016부터 모든 온프레미스 Exchange Server 버전에서 Fast Search 기능이 기본적으로 활성화되어 있습니다. 그러나 경우에 따라 Outlook에 연결된 Exchange 공유 사서함에서 Fast Search가 제대로 작동하지 않을 수 있습니다. 이때 공유 사서함에서 이메일을 검색하면 다음과 같은 경고가 표시됩니다.

We're having trouble fetching results from the server. Some items may not be included in your search results.

이 경우 Outlook이 Exchange Fast Search를 사용하지 않도록 설정할 수 있습니다. HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Search 키 아래에 DWORD 레지스트리 값 DisableServerAssistedSearch = 1을 생성하세요(Outlook 2016 및 2019 기준).

PowerShell로 레지스트리 값을 생성하는 방법은 다음과 같습니다.

New-ItemProperty -path "HKCU:\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Search" -Name DisableServerAssistedSearch -PropertyType "DWORD" -Value "1"

설정 후 Windows를 재부팅하세요.

단, Exchange Online(Microsoft 365)에서 호스팅되는 공유 사서함에는 이 옵션을 사용할 수 없습니다. M365는 FAST 검색 대신 Microsoft Search를 사용하기 때문입니다.

7. Windows 10/11 업데이트 후 Outlook 검색 결과가 안 보일 때

2021년 12월 Windows 10 및 11에 보안 업데이트를 설치한 후 Outlook에서 최근 이메일 검색이 작동하지 않는 문제가 발생했습니다. 이 문제는 Exchange와 Microsoft 365 사서함 모두에서 나타났습니다.

Search performance will be impacted because of a problem with how Outlook search is configured.

문제를 일으킨 업데이트는 다음과 같습니다.

  • Windows 10 21H2 및 21H1 – KB5008212
  • Windows 11 – KB5008215

마이크로소프트는 Windows 10용 KB5009543 업데이트(2022년 1월)에서 이 버그를 부분적으로 수정했지만, 이 패치가 항상 효과가 있는 것은 아닙니다.

Outlook 검색을 복구하려면 최신 Windows 업데이트를 임시로 제거할 수 있습니다.

wusa /uninstall /kb:5008212

또는 Microsoft가 권장하는 방법대로 Outlook에서 Windows Desktop Search 인덱싱 서비스 사용을 임시로 비활성화할 수 있습니다. PreventIndexingOutlook 값을 1로 설정한 레지스트리 매개변수를 생성하면 됩니다.

컴퓨터를 재시작하면 Outlook은 자체 검색 기능을 사용하여 사서함과 PST 파일을 검색하게 됩니다. 이 모드에서 검색하면 다음과 같은 경고가 표시됩니다.

Search performance will be impacted because a group policy has turned off the Windows Search service.

이 방법의 가장 큰 단점은 Outlook 검색 속도가 상당히 느려진다는 것입니다. 따라서 Microsoft가 향후 업데이트에서 이 버그를 수정하면 반드시 해당 레지스트리 매개변수를 삭제해야 합니다.

8. Outlook 검색 문제의 기타 해결 방법

위 방법들로도 해결되지 않는다면 다음 항목들을 추가로 점검해 보세요.

  1. Outlook 메뉴에서 검색 도구 → 검색 위치를 선택하고, 모든 사서함과 PST 파일이 검색 대상으로 선택되어 있는지 확인합니다.
  2. 레지스트리 키 "HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Policies\Microsoft\Windows\Windows Search"에 PreventIndexingOutlook = 1 값이 없는지 확인합니다. 이 값은 Windows Search 서비스에 의한 Outlook 인덱싱을 차단합니다. GPO(그룹 정책)의 "컴퓨터 구성" → "관리 템플릿" → "Windows 구성 요소" → "검색" 아래의 "Microsoft Office Outlook 인덱싱 방지" 정책에 해당합니다. GPO에서 MS Office 관리 템플릿을 사용 중이라면 해당 정책들이 기본 Outlook 검색 설정을 변경하지 않도록 점검하세요.
  3. Outlook 설정(파일 → 옵션 → 검색)에서 표시되는 결과 수를 제한하여 검색 속도 향상 옵션을 비활성화합니다.
  4. 타사 Outlook 확장 프로그램(애드인)을 비활성화합니다(파일 → 옵션 → 추가 기능).
  5. MS Office 설치 MSI 패키지의 복구(Repair) 기능을 사용하여 Outlook을 다시 설치합니다(Office 365에는 편리한 빠른 복구 기능이 있습니다).
  6. Windows 10에 내장된 검색 문제 해결사를 사용합니다. 시작하려면 다음 명령을 실행하세요: msdt.exe -ep SystemSettings_Troubleshoot_L2 -id SearchDiagnostic
  7. 유사한 문제를 다룬 "Windows 10 검색 문제 해결 방법" 관련 글도 참고하면 도움이 됩니다.