데이터를 삭제하지 않고 Excel 파일 크기를 줄이는 방법(9가지 트릭)

Excel로 작업하는 동안 느리고 느린 Excel 환경을 자주 접하게 됩니다. 대부분의 경우 이 문제의 주요 원인은 큰 Excel 파일 크기입니다. 이 문서에서는 9에 대해 알아볼 것입니다. 데이터를 삭제하지 않고 Excel 파일 크기 줄이기를 위한 스마트 팁 .

Excel에서 파일 크기를 줄이는 것이 중요한 이유는 무엇입니까?

대부분의 경우 Excel은 수천 개의 행과 열이 있는 대규모 데이터 세트를 처리합니다. 이러한 유형의 대규모 데이터 세트의 경우 Excel은 매우 느리게 응답합니다. 때로는 Excel 창이 정지되어 의심의 여지없이 성가신 문제입니다. 따라서 이 문제를 해결하려면 파일 크기를 어떻게든 줄여야 합니다. 데이터를 삭제하여 파일 데이터를 줄일 수 있습니다. 그러나 이것은 데이터 청크를 잃게 되므로 파일 크기를 줄이는 효과적인 방법이 아닙니다. 이러한 이유로 Excel 파일 크기를 줄이는 방법을 아는 것이 중요합니다. 기존 데이터를 제거하지 않고.

데이터를 삭제하지 않고 파일 크기를 줄이는 9가지 팁

이 문서에서는 데이터를 삭제하지 않고 Excel 파일 크기를 줄이는 유용한 팁에 대해 알아봅니다. .

Microsoft Excel 365 를 사용한 것은 말할 것도 없습니다. 이 기사의 버전은 편의에 따라 다른 버전을 사용할 수 있습니다.

1. 불필요한 행과 열 제거

Excel 파일에는 기본 데이터 세트와 관련이 없는 불필요한 행과 열이 있는 경우가 많습니다. 그러나 파일 크기가 증가합니다.

다음 데이터세트에는 연간 판매 데이터가 있습니다. 기술 상점의.

아래로 스크롤하여 오른쪽 , 워크시트에 주요 데이터 세트와 관련이 없는 많은 데이터가 있음을 알 수 있습니다.

데이터셋 하단의 불필요한 데이터는 다음 이미지와 같습니다.

오른쪽으로 스크롤하면 , 일부 불필요한 데이터도 얻게 됩니다.

경우에 따라 데이터세트에 불필요한 행과 열이 있을 수 있습니다. 아래에 언급된 단계에 따라 Excel 파일에서 이러한 불필요한 행과 열을 제거해 보겠습니다.

01단계:불필요한 행 제거

• 먼저 원하는 데이터셋의 하단에서 불필요한 데이터의 첫 번째 셀을 선택합니다. 이 경우 셀 B20입니다. .

• 이제 키보드 단축키 CTRL + SHIFT + 아래쪽 화살표 키(↓ ) , 워크시트의 마지막 행까지 모든 셀을 선택합니다.

• 그런 다음 CTRL + "-"(CTRL + 마이너스 ) .

그 후 삭제 대화 상자가 화면에 열립니다.

• 다음으로 대화 상자에서 셀을 위로 이동을 선택합니다. .
• 그런 다음 확인을 클릭합니다. .

결과적으로 데이터 세트 아래의 불필요한 행은 다음 그림과 같이 제거됩니다.

02단계:불필요한 행 제거

• 다시 데이터 세트 오른쪽에서 불필요한 데이터의 첫 번째 셀을 선택합니다.

• 그런 다음 키보드 단축키 CTRL + SHIFT + 오른쪽 화살표 키(→)를 사용합니다. 마지막 열까지의 모든 추가 데이터를 선택합니다.

• 이제 CTRL + SHIFT + 아래쪽 화살표 키(↓ ) , 이전 단계에서 선택한 열 아래의 모든 데이터를 선택합니다.
• 이 단계에서 CTRL + "-를 누릅니다. ” .

그 후 삭제 워크시트에 대화 상자가 열립니다.

• 다음으로 삭제에서 대화 상자에서 왼쪽으로 셀 이동을 선택합니다. .
• 그런 다음 확인을 클릭합니다. .

결과적으로 워크시트에서 불필요한 행과 열이 제거된 것을 볼 수 있습니다.

자세히 알아보기: 대형 Excel 파일 크기를 40-60% 줄이기(12가지 입증된 방법)

2. 조건부 서식 및 기타 형식 삭제

조건부 서식의 존재 또한 Excel 파일의 파일 크기를 늘립니다. 따라서 모든 조건부 서식을 삭제해야 합니다. 통합 문서에서 r으로 데이터를 지우지 않고 Excel 파일 크기 줄이기 .

다음 데이터세트에는 연간 판매 데이터가 있습니다. 조건부 서식이 있는 기술 상점의 적용됩니다.

조건부 서식을 삭제하려면 아래 단계를 따르세요. 워크시트에서.

단계:

• 먼저 홈으로 이동합니다. 리본 탭 .
• 그 후 조건부 서식을 클릭합니다. .
• 그런 다음 드롭다운에서 규칙 지우기를 선택합니다. .
• 다음으로 전체 시트에서 규칙 지우기를 선택합니다. 다음 이미지에 표시된 대로.

결과적으로 조건부 서식 없이 전체 워크시트가 표시됩니다. 적용된 세포. 다음 스크린샷을 살펴보세요.

자세히 알아보기: 이메일용 Excel 파일을 압축하는 방법(13가지 빠른 방법)

3. 사진을 압축하여 파일 크기 줄이기

데이터를 삭제하지 않고 Excel 파일 크기를 줄이는 또 다른 효과적인 방법 Excel 워크시트의 그림(있는 경우)을 압축하는 것입니다.

다음 데이터세트에는 3개의 웹사이트가 있습니다. 링크 및 관련 QR 코드 사진으로.

아래에 언급된 단계를 따르면 그림을 압축하여 엑셀 파일 크기를 줄일 수 있습니다 .

단계:

• 먼저 워크시트에서 아무 그림이나 클릭합니다. 그런 다음 사진 형식 탭은 리본에서 사용할 수 있습니다. .
• 그런 다음 사진 형식을 클릭합니다. 탭.

• 다음으로 사진 압축을 선택합니다. 조정에서 사진 형식 아래의 그룹 탭.

• 다음으로 원하는 해상도를 선택합니다. 대화 상자에서.
• 그런 다음 확인을 누릅니다. .

마찬가지로 다른 사진에 대해서도 동일한 단계를 수행하여 압축할 수 있습니다.

자세히 알아보기: 그림으로 Excel 파일 크기를 줄이는 방법(2가지 쉬운 방법)

4. 복잡한 공식을 제거하여 파일 크기 줄이기

복잡한 공식 제거 , 데이터를 삭제하지 않고 Excel 파일 크기를 줄일 수 있습니다. .

다음 데이터 세트에는 이름과 두 번째 이름 사이에 쉼표가 있는 이름이 있습니다.

여기에서 복잡한 중첩 함수를 사용했음을 알 수 있습니다. 중첩 IF 이 작업을 한 단계로 수행합니다. 그보다는 간단하고 계산하기 쉬운 여러 단계로 수행할 수 있습니다.

단계:

• 먼저 2를 만듭니다. columns named Position of Space and Replacing with Comma .

In the Position of the Space column, we will use a formula to find the position of the space in the string starting from the 1st 캐릭터. To do this we will use the FIND function .

• Following that, insert the following formula in cell C5 .

Here, B5 is the cell where you will search for the space.

• After that, press ENTER .

The position of the space for the first string will be available to you as shown in the image given below.

By using Excel’s AutoFill feature, we can get the rest of the data.

Now, in the Replacing With Comma column, we use the REPLACE function to replace the space that we found with a comma.

• Subsequently, enter the formula given below in cell D5 .

Here, C5 is the starting number of the character that we need to replace.

• Then, hit ENTER .

We can obtain the remaining data by utilizing the AutoFill feature of Excel.

In this way, we can split a complex formula into several simple ones to reduce Excel file size without deleting data .

Note: There’s no denying the fact that the use of complex functions is unavoidable in some cases.

자세히 알아보기: Why Is My Excel File So Large? (솔루션이 필요한 7가지 이유)

5. Optimizing Used Formulas

By optimizing the formulas that we have used in our worksheet, we can reduce the Excel file size without deleting data .

In the following dataset, we have the Random Ticket Serial No of some people.

We have generated these numbers using the RANDBETWEEN function which is a Volatile function.

That means these values will be changed whenever we enter anything into any cell of this workbook. This leads to an unnecessary increase in computational load. To reduce the file size, we must avoid the use of Volatile 기능.

Here, we have inserted 700 in the Rand Check column. As a result, all of the numbers in Column C are changed.

To avoid the use of the Volatile function, we will follow the steps mentioned below.

단계:

• Firstly, select the data that are generated by using the RANDBETWEEN function.
• After that, press CTRL + C to copy these data.

• Following that, go to the Home tab from the Ribbon .
• Next, select the Paste 옵션.
• Subsequently, from the drop-down choose Values as marked in the following image.

As a result, these numbers will be pasted as values in Column C .

• Now, enter a number in the Rand Check column. In this case, we have entered 350 .

After entering the number, you will see that the numbers have remained unchanged.

자세히 알아보기: [수정됨!] 이유 없이 Excel 파일이 너무 큼(10가지 가능한 해결 방법)

6. Avoiding Use of Pivot Table to Reduce File Size

In Excel we often use PivotTable . Although, PivotTable gives us a lot of options to work with our dataset. But it also takes up a large space and increases the file size.

In the following dataset, we have the Yearly Sales Data of a tech store. We need to find the sum of sales items.

Here, we have used a Pivot Table to find the sum of the sales.

But we can avoid using this PivotTable by using a simple SUM function . To do this, we will follow the steps discussed below.

단계:

• Firstly, create a new row as shown in the following image.

• After that, enter the following formula in cell C17 .

Here, C5:C16 represents the range of Sales Data of the Smartphone .

• Following that, press ENTER .

Therefore, you will see the following output on your screen.

• Now. drag the Fill Handle to obtain the rest of the sums.

자세히 알아보기: 피벗 테이블을 사용하여 Excel 파일 크기를 줄이는 방법

7. Using Save As Binary Format Workbook (XLSB)

We can reduce Excel file size without deleting data by saving the workbook in a Binary Format Workbook. To do this, we will use the steps mentioned below.

단계:

• Firstly, go to the File tab from the Ribbon .

• Afterward, choose the Save As 옵션.

• Now, navigate to the folder you want to save this file.

• Following that, click on the marked portion in the following picture.

• Next, choose Excel Binary Workbook 드롭다운에서.

• Afterward, click on Save .

After saving the file in binary workbook format , you will see that the file size has been decreased as marked in the picture given below.

자세히 알아보기: 엑셀 파일을 100MB 이상 압축하는 방법(7가지 유용한 방법)

8. Utilizing Save As CSV Format Workbook

Another great way to reduce Excel file size without deleting data is saving the Excel workbook as CSV Format Workbook . We can do this by following the steps mentioned below.

단계:

• Firstly, follow the steps mentioned earlier to obtain the following drop-down list.
• Subsequently, from the drop-down choose CSV (Comma delimited) option as shown in the image given below.

• Following that, click on Save .

After saving the file in CSV Format , you will see that your file size is reduced to only 1 KB .

However, in some cases, you might need to convert the CSV file into Excel file without any distortion of the existing data.

자세히 알아보기: How to Reduce Excel File Size with Macro (11 Easy Ways)

9. Compressing Excel File to Reduce File Size

We can also reduce Excel file size without deleting data by compressing the Excel file. Let’s follow the below-given steps to compress our Excel file.

Steps:

• Firstly, right-click on the Excel file that you want to compress.
• After that, choose the Send to option as marked in the following picture.

• Now, select the Compressed (zipped) folder 옵션.

Consequently, your Excel file will be compressed. Here you can see that the size of your Excel file has been reduced to 28 KB .

자세히 알아보기: How to Zip an Excel File (3 Easy Ways)

💡 Things to Remember

• One thing to keep in mind is that the percentage of file size reduction depends on the initial size of your workbook. That is, the larger the size of your workbook, the more space it will save.

결론

Finally, we have to the end of the article. I sincerely hope that this article was able to guide you to reduce Excel file size without deleting data . Please feel free to leave a comment if you have any queries or recommendations for improving the article’s quality. To learn more about Excel, you can visit our website, ExcelDemy . Happy learning!

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