엑셀로 작업하다 보면 프로그램이 느려지고 버벅거리는 경험을 자주 하게 됩니다. 대부분의 경우 그 원인은 과도하게 커진 엑셀 파일 크기에 있습니다. 이 글에서는 데이터를 삭제하지 않고도 엑셀 파일 크기를 줄일 수 있는 9가지 스마트한 방법을 소개합니다.
엑셀에서 파일 크기를 줄이는 것이 왜 중요할까?
엑셀은 수천 개의 행과 열로 이루어진 방대한 데이터를 다루는 경우가 많습니다. 이렇게 데이터 세트가 커지면 엑셀의 반응 속도가 현저히 느려지고, 심한 경우 창 자체가 멈춰버리는 불편함을 겪게 됩니다. 파일 크기를 줄이는 가장 간단한 방법은 데이터를 지우는 것이지만, 그렇게 되면 소중한 데이터를 잃게 됩니다. 따라서 기존 데이터를 하나도 제거하지 않고 엑셀 파일 크기를 줄이는 방법을 알아두는 것이 매우 중요합니다.
데이터 삭제 없이 파일 크기를 줄이는 9가지 방법
이 글에서는 데이터를 지우지 않고 엑셀 파일 크기를 줄이는 다양한 실용적인 팁을 단계별로 살펴봅니다.
참고로 이 글은 Microsoft Excel 365 버전을 기준으로 작성되었으며, 사용 중인 버전에 맞게 응용하시면 됩니다.
1. 불필요한 행과 열 정리하기
엑셀 파일에는 메인 데이터와 관련 없는 행과 열이 남아 있는 경우가 많습니다. 눈에 잘 띄지 않지만 이런 잔여 데이터가 파일 크기를 불필요하게 키우는 주범입니다.
아래 예시는 한 전자제품 매장의 연간 판매 데이터입니다.
데이터 세트 아래쪽과 오른쪽으로 스크롤해 보면 메인 데이터와 무관한 내용이 상당 부분 존재하는 것을 확인할 수 있습니다.
데이터 세트 아래에 남아 있는 불필요한 데이터는 다음 이미지와 같습니다.
오른쪽으로 스크롤하면 여기에도 불필요한 데이터가 있습니다.
이처럼 필요 없는 행과 열을 제거하면 파일 용량을 효과적으로 줄일 수 있습니다. 아래 순서대로 따라 해 보세요.
STEP 01. 불필요한 행 삭제하기
- 먼저 데이터 세트 아래에서 불필요한 데이터가 시작되는 첫 번째 셀을 선택합니다. 여기서는 B20 셀입니다.
- Ctrl + Shift + ↓(아래 방향키)를 눌러 워크시트 마지막 행까지 모든 셀을 선택합니다.
- 이후 Ctrl + -(마이너스) 키를 누릅니다.
그러면 화면에 삭제 대화상자가 열립니다.
- 대화상자에서 아래 셀을 위로 이동을 선택합니다.
- 확인을 클릭합니다.
그러면 아래 이미지처럼 데이터 세트 아래의 불필요한 행들이 깔끔하게 제거됩니다.
STEP 02. 불필요한 열 삭제하기
- 이번에는 데이터 세트 오른쪽에서 불필요한 데이터가 시작되는 첫 번째 셀을 선택합니다.
- Ctrl + Shift + →(오른쪽 방향키)를 눌러 마지막 열까지의 추가 데이터를 모두 선택합니다.
- 다음으로 Ctrl + Shift + ↓(아래 방향키)를 눌러 앞서 선택한 열 아래의 모든 데이터를 함께 선택합니다.
- 그 상태에서 Ctrl + -(마이너스)를 누릅니다.
그러면 워크시트에 삭제 대화상자가 나타납니다.
- 대화상자에서 왼쪽 셀을 왼쪽으로 이동을 선택합니다.
- 확인을 클릭합니다.
완료하면 워크시트에서 불필요한 행과 열이 모두 사라진 것을 확인할 수 있습니다.
2. 조건부 서식 및 기타 서식 삭제하기
조건부 서식 역시 엑셀 파일 크기를 증가시키는 요인 중 하나입니다. 따라서 통합 문서에서 조건부 서식을 제거하면 데이터를 지우지 않고도 파일 크기를 줄일 수 있습니다.
아래 데이터는 조건부 서식이 적용된 전자제품 매장의 연간 판매 데이터입니다.
워크시트에서 조건부 서식을 삭제하는 절차는 다음과 같습니다.
순서:
- 먼저 리본 메뉴에서 홈 탭으로 이동합니다.
- 조건부 서식을 클릭합니다.
- 드롭다운 목록에서 규칙 지우기를 선택합니다.
- 아래 이미지처럼 전체 시트에서 규칙 지우기를 클릭합니다.
결과적으로 조건부 서식이 적용된 셀이 하나도 없는 말끔한 워크시트를 확인할 수 있습니다.
3. 그림 압축으로 파일 크기 줄이기
워크시트에 삽입된 이미지가 있다면 이를 압축하는 것도 데이터를 삭제하지 않고 엑셀 파일 크기를 줄이는 효과적인 방법입니다.
아래 데이터에는 3개의 웹사이트 링크와 해당 QR 코드 이미지가 포함되어 있습니다.
다음 단계에 따라 그림을 압축하여 파일 크기를 줄일 수 있습니다.
순서:
- 먼저 워크시트에서 아무 그림이나 클릭합니다. 그러면 리본 메뉴에 그림 서식 탭이 나타납니다.
- 그림 서식 탭을 클릭합니다.
- 그림 서식 탭의 조정 그룹에서 그림 압축을 선택합니다.
- 대화상자에서 원하는 해상도를 선택합니다.
- 확인을 누릅니다.
같은 방법으로 나머지 그림들도 차례로 압축하면 됩니다.
4. 복잡한 수식 제거하기
복잡한 수식을 정리하면 데이터를 유지한 채로 엑셀 파일 크기를 줄일 수 있습니다.
아래 데이터에는 이름과 성 사이에 쉼표가 포함된 이름들이 있습니다.
여기서는 중첩 IF 같은 복잡한 중첩 함수를 사용해 한 번에 처리했습니다. 하지만 이 작업은 여러 개의 간단하고 계산 부담이 적은 단계로 나눠 처리할 수 있습니다.
순서:
- 먼저 '공백 위치'와 '쉼표로 바꾸기'라는 두 개의 열을 만듭니다.
'공백 위치' 열에서는 문자열의 첫 번째 문자부터 시작해 공백의 위치를 찾는 수식을 사용합니다. 이때 FIND 함수를 활용합니다.
- C5 셀에 아래 수식을 입력합니다.
=FIND(" ",B5,1)
여기서 B5는 공백을 검색할 셀입니다.
- Enter 키를 누릅니다.
아래 이미지처럼 첫 번째 문자열의 공백 위치가 표시됩니다.
엑셀의 자동 채우기 기능을 이용하면 나머지 데이터도 손쉽게 구할 수 있습니다.
이제 '쉼표로 바꾸기' 열에서는 REPLACE 함수를 사용해 찾아낸 공백을 쉼표로 바꿉니다.
- D5 셀에 아래 수식을 입력합니다.
=REPLACE(B5,C5,1,",")
여기서 C5는 교체할 문자의 시작 위치입니다.
- Enter 키를 누릅니다.
역시 자동 채우기 기능으로 나머지 데이터를 완성할 수 있습니다.
이처럼 하나의 복잡한 수식을 여러 개의 간단한 수식으로 분리하면 데이터를 삭제하지 않고 엑셀 파일 크기를 줄일 수 있습니다.
참고: 물론 상황에 따라서는 복잡한 함수를 사용할 수밖에 없는 경우도 있습니다.
5. 사용 중인 수식 최적화하기
워크시트에 사용된 수식을 최적화하는 것만으로도 데이터를 지우지 않고 엑셀 파일 크기를 줄일 수 있습니다.
아래 데이터에는 몇 명의 사람에게 발급된 무작위 티켓 일련번호가 들어 있습니다.
이 숫자들은 휘발성(Volatile) 함수인 RANDBETWEEN 함수로 생성한 값입니다.
휘발성 함수는 통합 문서의 어떤 셀이든 값을 입력할 때마다 결과가 다시 계산됩니다. 이는 불필요한 연산 부하를 유발하므로, 파일 크기를 줄이려면 휘발성 함수 사용을 피하는 것이 좋습니다.
실제로 '난수 확인' 열에 700을 입력하자 C열의 모든 숫자가 변경되는 것을 확인할 수 있습니다.
휘발성 함수 사용을 피하려면 다음 단계를 따르세요.
순서:
- 먼저 RANDBETWEEN 함수로 생성된 데이터를 선택합니다.
- Ctrl + C를 눌러 데이터를 복사합니다.
- 리본 메뉴에서 홈 탭으로 이동합니다.
- 붙여넣기 옵션을 클릭합니다.
- 드롭다운에서 아래 이미지처럼 값을 선택합니다.
그러면 해당 숫자들이 C열에 값 형태로 붙여넣어집니다.
- 이제 '난수 확인' 열에 아무 숫자나 입력해 보세요. 여기서는 350을 입력했습니다.
숫자를 입력한 후에도 기존 값들이 더 이상 변하지 않는 것을 확인할 수 있습니다.
6. 피벗 테이블 사용 줄이기
엑셀에서 피벗 테이블은 강력한 도구지만, 그만큼 많은 저장 공간을 차지해 파일 크기를 크게 늘립니다.
아래 데이터는 전자제품 매장의 연간 판매 데이터이며, 판매 항목별 합계를 구해야 하는 상황입니다.
여기서는 피벗 테이블을 사용해 판매 합계를 구했습니다.
하지만 간단한 SUM 함수만으로도 피벗 테이블 없이 동일한 결과를 얻을 수 있습니다.
순서:
- 먼저 아래 이미지처럼 새로운 행을 만듭니다.
- C17 셀에 아래 수식을 입력합니다.
=SUM(C5:C16)
여기서 C5:C16은 스마트폰의 판매 데이터 범위입니다.
- Enter 키를 누릅니다.
그러면 화면에 아래와 같은 결과가 표시됩니다.
- 이제 채우기 핸들을 드래그해 나머지 합계도 구합니다.
7. 이진 통합 문서(XLSB) 형식으로 저장하기
통합 문서를 이진(Binary) 형식으로 저장하면 데이터를 삭제하지 않고도 엑셀 파일 크기를 줄일 수 있습니다.
순서:
- 먼저 리본 메뉴에서 파일 탭으로 이동합니다.
- 다른 이름으로 저장 옵션을 선택합니다.
- 파일을 저장할 폴더로 이동합니다.
- 아래 이미지에서 표시된 부분을 클릭합니다.
- 드롭다운 목록에서 Excel 이진 통합 문서를 선택합니다.
- 저장을 클릭합니다.
이진 통합 문서 형식으로 저장한 후에는 아래 이미지처럼 파일 크기가 눈에 띄게 줄어든 것을 확인할 수 있습니다.
8. CSV 형식 통합 문서로 저장하기
CSV 형식으로 저장하는 것도 데이터를 삭제하지 않고 엑셀 파일 크기를 줄이는 훌륭한 방법입니다.
순서:
- 앞서 설명한 방법과 동일하게 드롭다운 목록을 엽니다.
- 드롭다운에서 아래 이미지처럼 CSV(쉼표로 분리) 옵션을 선택합니다.
- 저장을 클릭합니다.
CSV 형식으로 저장하면 파일 크기가 고작 1KB까지 줄어드는 것을 볼 수 있습니다.
단, CSV로 변환하면 수식, 서식, 여러 시트 등이 사라질 수 있으므로 필요에 따라 CSV 파일을 다시 엑셀 파일로 변환해야 할 수도 있다는 점을 유의하세요.
9. 엑셀 파일 자체를 압축하기
마지막 방법은 엑셀 파일을 ZIP으로 압축하는 것입니다. 데이터는 그대로 유지되면서 파일 전송과 보관이 한결 수월해집니다.
순서:
- 먼저 압축할 엑셀 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭합니다.
- 아래 이미지처럼 보내기 옵션을 선택합니다.
- 압축(ZIP) 폴더 옵션을 클릭합니다.
그러면 엑셀 파일이 압축됩니다. 아래에서 파일 크기가 28KB까지 줄어든 것을 확인할 수 있습니다.
💡 알아두면 좋은 점
- 파일 크기 감소율은 통합 문서의 초기 크기에 따라 달라집니다. 즉, 통합 문서가 클수록 압축을 통해 절약할 수 있는 공간도 그만큼 커집니다.
마무리
지금까지 데이터를 삭제하지 않고 엑셀 파일 크기를 줄이는 9가지 방법을 살펴보았습니다. 이 글이 느린 엑셀 환경을 개선하는 데 도움이 되었기를 바랍니다. 궁금한 점이나 추가하고 싶은 내용이 있다면 언제든지 댓글로 의견을 남겨주세요. 엑셀 관련 더 많은 팁이 궁금하다면 관련 글도 함께 확인해 보세요.
함께 읽으면 좋은 글
- 엑셀 파일을 열지 않고 크기 줄이는 방법
- 엑셀 파일 ZIP으로 압축하는 2가지 방법
- 엑셀 파일 크기가 커지는 원인 진단하기