100MB 이상의 대용량 엑셀 파일을 압축하는 방법을 찾고 계신가요? 그렇다면 잘 찾아오셨습니다. 실무에서 엑셀 파일은 자주 사용되며, 다양한 기기로 전송하거나 공유해야 하는 경우가 많습니다. 이때 파일 용량은 매우 중요한 요소가 되기 때문에 압축이 필요할 때가 있습니다. 이 글에서는 100MB를 넘는 대용량 엑셀 파일을 효과적으로 줄이는 7가지 방법을 상세히 소개합니다.
100MB 이상 엑셀 파일을 압축하는 7가지 방법
엑셀 파일의 용량을 줄이는 방법은 여러 가지가 있습니다. 각 방법을 하나씩 살펴보겠습니다.
1. ZIP/RAR 형식으로 압축하기
엑셀 파일을 ZIP 또는 RAR 형식으로 압축하면 용량을 크게 줄일 수 있는 가장 기본적인 방법입니다.
- 압축할 엑셀 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭합니다.
- 압축 파일에 추가(Add to Archive) 메뉴를 선택합니다.
- '압축 이름 및 매개변수(Archive Name and Parameters)' 창이 나타납니다.
- 일반(General) 탭에서 압축 형식 항목에서 RAR 또는 ZIP을 선택합니다. 여기서는 RAR을 선택했습니다.
- 확인(OK) 버튼을 클릭합니다.
이제 엑셀 파일이 RAR 파일로 성공적으로 압축되었습니다.
참고: 본 예시에서는 WinRAR 프로그램을 사용했으며, 특정 제품 광고와는 무관합니다.
2. 엑셀 바이너리 형식(.xlsb)으로 저장하기
통합 문서를 .xlsb 확장자인 바이너리(Binary) 형식으로 저장하면 파일 크기를 최대 60%까지 줄일 수 있어 저장 공간을 크게 절약할 수 있습니다. 엑셀 파일 용량을 줄이는 가장 간단한 방법 중 하나입니다.
- 먼저 파일(File) 메뉴로 이동합니다.
- 다른 이름으로 저장(Save As)을 선택하고, 파일 형식 아이콘을 클릭한 후 Excel 바이너리 통합 문서(*.xlsb)를 선택합니다. 그다음 찾아보기(Browse)를 클릭해 원하는 위치에 파일을 저장합니다.
- 완료하면 'Compress Excel File'이라는 엑셀 바이너리 통합 문서가 생성되며, 파일 크기도 24KB에서 20KB로 감소한 것을 확인할 수 있습니다.
3. 빈 셀 정리하기
빈 셀도 엑셀 파일 내에서 공간을 차지합니다. 불필요한 빈 셀을 정리하면 파일 용량을 상당히 줄일 수 있습니다.
- Ctrl + Shift + ↓ + → 키를 눌러 빈 셀이 포함된 범위를 선택합니다. 화살표 키는 명령을 적용할 방향을 지정하는 역할을 합니다.
- 홈(Home) 탭 > 편집(Editing) > 지우기(Clear) > 모두 지우기(Clear All)를 차례로 클릭합니다.
- 그러면 모든 빈 셀이 정리됩니다.
또 다른 방법으로도 빈 셀을 찾아 정리할 수 있습니다.
- 홈(Home) 탭 > 편집(Editing) > 찾기 및 선택(Find & Select) > 이동 옵션(Go to Special)을 선택합니다.
- '이동 옵션' 창이 나타나면 빈 셀(Blanks)을 선택합니다.
- 확인(OK)을 클릭하면 시트 내 모든 빈 셀이 한 번에 선택되어 손쉽게 삭제할 수 있습니다.
4. 불필요한 워크시트 삭제하기
사용하지 않는 데이터가 담긴 워크시트나 더 이상 필요 없는 수식이 들어있는 시트가 있다면 과감하게 삭제하세요. 불필요한 워크시트는 엑셀 파일 용량을 불필요하게 늘리는 주범이며, 이를 삭제하면 용량이 크게 줄어듭니다.
5. 이미지 해상도 낮춰 저장하기
엑셀 파일에 삽입된 이미지는 생각보다 많은 공간을 차지하여 파일 크기를 증가시킵니다. 이미지를 낮은 해상도로 저장하면 이 문제를 해결할 수 있습니다.
- 먼저 파일(File) 메뉴로 이동합니다.
- 옵션(Options)을 선택합니다.
- '엑셀 옵션(Excel Options)' 창이 나타나면 고급(Advanced) 항목으로 이동합니다.
- 이미지 크기 및 품질(Image Size and Quality) 섹션에서 '편집 데이터 삭제(Discard Editing Data)'를 체크합니다. 단, '파일에 그림 압축 안 함' 옵션은 반드시 해제되어 있어야 합니다.
- 기본 해상도(Default Resolution)에서 150ppi 이하를 선택합니다. 대부분의 경우 그 이상의 해상도는 필요하지 않습니다.
6. 이미지 직접 압축하기
엑셀 파일 내의 이미지를 개별적으로 압축하면 파일 용량을 크게 줄일 수 있습니다.
- 먼저 이미지를 클릭한 후 그림 서식(Picture Format) 탭 > 그림 압축(Compress Pictures)을 선택합니다.
- '그림 압축' 창이 나타납니다.
- 압축 옵션에서 '잘라낸 그림 영역 삭제'를 선택합니다. 선택한 이미지만 압축하려면 '선택한 그림에만 적용'을 체크하고, 파일 내 모든 이미지를 압축하려면 해당 옵션을 해제하세요.
- 해상도(Resolution) 항목에서 '기본 해상도 사용'을 선택합니다.
- 확인(OK)을 클릭합니다.
7. 피벗 캐시 저장하지 않기
스프레드시트에 피벗 테이블(PivotTable)이 포함되어 있다면, 피벗 테이블의 원본 데이터 캐시를 파일과 함께 저장하지 않음으로써 용량을 줄일 수 있습니다.
- 먼저 피벗 테이블 내 임의의 셀을 선택합니다.
- PivotTable 분석 탭 > 피벗 테이블(PivotTable) > 옵션(Options)을 선택합니다.
- '피벗 테이블 옵션' 창이 즉시 나타납니다.
- 아래 그림과 같이 관련 옵션을 설정합니다. ('파일 저장 시 원본 데이터 캐시 저장' 등의 항목을 조정하면 됩니다.)
- 확인(OK)을 클릭하여 완료합니다.
마무리
지금까지 소개한 방법들을 활용하면 100MB 이상의 대용량 엑셀 파일도 효율적으로 압축할 수 있습니다. 상황에 맞는 방법을 골라 적용해 보시고, 추가적인 궁금증이 있다면 신뢰할 만한 엑셀 학습 플랫폼을 참고하는 것도 좋은 방법입니다.
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