사업을 운영하는 사람이라면 매일의 거래 내역을 분개장(저널)에 기록하는 것이 기본입니다. 이러한 거래 항목은 엑셀이나 다른 선호하는 플랫폼에 입력할 수 있으며, 이 일반분개장 데이터를 활용하면 총계정원장이라 불리는 계정 형식의 문서를 만들 수 있습니다. 이 글에서는 일반분개장 데이터를 바탕으로 엑셀에서 총계정원장을 만드는 방법을 단계별로 자세히 소개하겠습니다.
일반분개장(General Journal)이란?
일반분개장은 회사의 모든 재무 거래를 기록하는 회계 장부입니다. 모든 계정의 근원이 되는 원천 장부라고 할 수 있으며, 회사가 1년 동안 발생시키는 모든 거래가 여기에 기록됩니다. 일반적인 일반분개장은 날짜, 계정, 참조, 차변(Debit), 대변(Credit)의 5개 열로 구성됩니다. 일반분개장의 주요 목적 중 하나는 자산과 부채를 추적하고, 비용과 지출을 배분하는 것입니다.
총계정원장(General Ledger)이란?
총계정원장은 특정 유형의 수입과 지출을 추적할 때 사용하는 장부입니다. 일반분개장 데이터와 동일한 정보를 담고 있는데, 그 이유는 대부분의 경우 총계정원장이 일반분개장 데이터를 통해 생성되기 때문입니다. 회계 실무에서는 총계정원장으로 하위 그룹을 만들어 시산표나 재무상태표(대차대조표) 등을 작성하는 데 활용합니다.
일반분개장 데이터로 엑셀 총계정원장 만드는 단계별 절차
먼저 일반분개장 데이터 테이블을 작성한 뒤, 이를 피벗 테이블로 전환하고, 피벗 테이블을 가공하여 총계정원장을 완성하는 순서로 진행합니다. 아래 단계를 하나씩 따라 하면 누구나 쉽게 완성할 수 있습니다.
1단계: 일반분개장 데이터 만들기
가장 먼저 일반분개장 데이터를 작성해야 합니다. 날짜, 계정, 참조, 차변, 대변이라는 제목을 사용해 표를 구성합니다.
- 엑셀 시트에 위 5개의 제목(헤더)을 입력합니다.
- B4에서 F4까지의 셀 범위를 선택합니다.
- 리본 메뉴에서 삽입(Insert) 탭으로 이동합니다.
- 표(Tables) 그룹에서 표(Table)를 선택합니다.
- 표 만들기(Create Table) 대화 상자가 나타납니다.
- '머리글 포함(My table has headers)' 옵션에 체크되어 있는지 확인합니다.
- 확인(OK)을 클릭합니다.
- 입력한 제목으로 표가 생성됩니다.
- 회사의 거래 내역과 해당 날짜를 표에 입력합니다.
- 그러면 아래와 같은 일반분개장 데이터가 완성됩니다.
- 다음으로 차변과 대변 열의 합계를 추가합니다.
- 표를 선택하면 리본 메뉴에 테이블 디자인(Table Design) 탭이 나타납니다.
- 테이블 스타일 옵션(Table Style Options) 그룹에서 총계 행(Total Row)을 선택합니다.
- 마지막 열의 합계가 자동으로 표시됩니다.
- 차변 열의 합계 셀에는 드롭다운 버튼이 나타나는데, 여기서 합계(Sum) 옵션을 선택하면 됩니다.
- 이제 차변 열의 합계가 계산되어 표시됩니다.
2단계: 피벗 테이블 만들기
일반분개장 데이터 작성을 마쳤다면, 이 표를 피벗 테이블(Pivot Table)로 변환합니다. 총계정원장은 이 피벗 테이블 위에서 완성하게 됩니다.
- 리본 메뉴에서 삽입(Insert) 탭으로 이동합니다.
- 표(Tables) 그룹에서 피벗 테이블(PivotTable)을 선택합니다.
- 데이터가 들어 있는 표 또는 범위를 선택합니다.
- 피벗 테이블을 배치할 위치로 새 워크시트(New Worksheet)를 지정합니다.
- 확인(OK)을 클릭해 적용합니다.
- 새 워크시트에 피벗 테이블 필드(PivotTable Fields) 창이 열립니다.
- 사용 가능한 모든 필드를 선택합니다.
- 일반분개장 데이터로 피벗 테이블이 생성됩니다.
3단계: 피벗 테이블 다듬기
생성된 피벗 테이블을 보기 좋게 수정하는 단계입니다. 몇 가지 설정을 변경해 더욱 깔끔하고 읽기 쉬운 형태로 만들겠습니다.
- 먼저 보고서 레이아웃을 변경합니다.
- 피벗 테이블을 선택하면 리본 메뉴에 디자인(Design) 탭이 나타납니다.
- 레이아웃(Layout) 그룹의 보고서 레이아웃(Report Layout) 드롭다운에서 탭 형식으로 표시(Show in Tabular Form)를 선택합니다.
- 피벗 테이블이 표 형태로 정렬됩니다.
- 피벗 테이블 필드 창에서 계정(Account) 필드의 드롭다운을 클릭합니다.
- 필드 설정(Field Settings)을 선택합니다.
- 필드 설정 대화 상자에서 레이아웃 및 인쇄(Layout & Print) 탭으로 이동합니다.
- '항목 레이블 반복(Repeats item labels)'과 '각 항목 레이블 뒤에 빈 줄 삽입(Insert blank line after each item label)'에 체크합니다.
- 확인(OK)을 클릭합니다.
- 항목 레이블이 반복 표시되고 각 항목 사이에 빈 줄이 삽입됩니다.
- 다음은 차변과 대변 열의 숫자 서식을 변경합니다.
- 피벗 테이블 필드 창에서 Debit 합계(Sum of Debit) 드롭다운을 클릭합니다.
- 값 필드 설정(Value Field Settings)을 선택합니다.
- 값 필드 설정 대화 상자에서 숫자 서식(Number Format)을 클릭합니다.
- 셀 서식(Format Cells) 대화 상자가 나타나면, 범주(Category)에서 통화(Currency)를 선택합니다.
- 소수 자릿수(Decimal places)를 0으로 설정합니다.
- 원하는 음수 표시 형식을 지정한 후 확인(OK)을 클릭합니다.
- 값 필드 설정 대화 상자에서도 확인(OK)을 눌러 변경 사항을 적용합니다.
- 차변 열의 서식이 통화 형식으로 변경됩니다.
- 같은 방법으로 대변(Credit) 열의 숫자 서식도 변경합니다.
- 완료되면 아래와 같은 결과를 얻을 수 있습니다.
4단계: 리본 메뉴에 '피벗테이블 분석' 탭 활성화하기
추가 계산을 진행하기 전에, 리본 메뉴 사용자 지정을 통해 피벗테이블 분석(PivotTable Analyze) 탭을 활성화해야 하는 경우가 있습니다.
- 리본 메뉴 빈 곳에서 마우스 오른쪽 버튼을 클릭합니다.
- 리본 사용자 지정(Customize the Ribbon)을 선택합니다.
- Excel 옵션 대화 상자가 열리면 리본 사용자 지정(Customize Ribbon)을 선택합니다.
- '명령 선택(Choose commands from)' 드롭다운에서 모든 탭(All Tabs)을 고릅니다.
- 목록을 아래로 스크롤해 피벗테이블 분석(PivotTable Analyze) 탭을 선택합니다.
- 추가(Add) 버튼을 클릭합니다.
- 확인(OK)을 클릭해 변경 사항을 적용합니다.
5단계: 총계정원장 만들기
앞선 모든 과정을 마쳤다면, 피벗테이블 분석 탭을 활용해 일반분개장 데이터로 최종 총계정원장을 완성합니다.
- 먼저 피벗 테이블을 선택합니다.
- 리본 메뉴에서 피벗테이블 분석(PivotTable Analyze) 탭으로 이동합니다.
- 계산(Calculations) 그룹의 필드, 항목 및 집합(Fields, Items & Sets) 드롭다운을 선택합니다.
- 계산된 필드(Calculated Field)를 클릭한 뒤 삽입(Insert Calculated Field)을 선택합니다.
- 계산된 필드 삽입 대화 상자가 열리면 이름과 수식을 입력합니다.
- 추가(Add)를 클릭한 후 확인(OK)을 눌러 적용합니다.
- 입력한 수식과 이름으로 새로운 열이 생성됩니다.
- 다시 피벗테이블 분석(PivotTable Analyze) 탭으로 이동합니다.
- 필터(Filter) 그룹에서 슬라이서 삽입(Insert Slicer)을 선택합니다.
- 슬라이서 삽입 대화 상자에서 계정(Account)을 체크하고 확인(OK)을 클릭합니다.
- 특정 하위 그룹이 생성되며, 슬라이서에서 항목을 클릭하면 해당 거래 그룹만 화면에 표시됩니다.
- 예를 들어 슬라이서에서 '현금(Cash)'을 선택하면, 현금 관련 거래 내역만 일반분개장 데이터에서 추려서 보여줍니다.
- 거래 항목을 현금에서 '매입(Purchase)'으로 변경하면 매입 거래만 표시됩니다.
- 마찬가지로 '매출(Sales)'로 변경하면 매출 거래 내역만 확인할 수 있습니다.
꼭 기억할 사항
- 총계정원장을 만들 때는 반드시 피벗테이블 분석 탭의 슬라이서(Slicer) 기능을 활용하세요. 계정별 조회가 훨씬 편리해집니다.
- 피벗 테이블 생성 후에는 탭 형식(Tabular Form)으로 변환해야 가독성이 크게 향상됩니다.
마무리
지금까지 일반분개장 데이터를 바탕으로 엑셀에서 총계정원장을 만드는 전체 과정을 단계별로 살펴보았습니다. 표 작성부터 피벗 테이블 변환, 계산된 필드와 슬라이서 활용까지 모든 단계가 초보자도 따라 할 수 있도록 구성되어 있습니다. 궁금한 점이 있다면 언제든지 댓글로 문의해 주세요.
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