엑셀 시트를 한 페이지 PDF로 저장하는 8가지 쉬운 방법

엑셀로 작업하다 보면 시트를 PDF로 변환해야 하는 경우가 자주 있습니다. 하지만 데이터가 많으면 PDF가 여러 페이지로 나뉘어 가독성이 떨어지곤 하는데요. 이번 글에서는 엑셀 시트를 한 페이지짜리 PDF로 깔끔하게 만드는 다양한 방법을 소개합니다.

엑셀 시트를 한 페이지 PDF에 맞추는 8가지 방법

설명을 위해 학생 20명의 성적표(마크시트) 데이터를 예제로 사용하겠습니다. 아래 8가지 방법을 하나씩 살펴보세요.

1. 페이지 설정(Page Setup) 기능 활용하기

가장 기본적인 방법은 페이지 설정 기능을 이용하는 것입니다.

1단계: 현재 페이지 수 확인하기

먼저 현재 문서가 몇 페이지로 출력되는지 확인해야 합니다.

리본 메뉴에서 파일 탭으로 이동합니다.

인쇄 옵션을 선택합니다.

인쇄 미리 보기에서 현재 문서가 몇 페이지에 걸쳐 출력되는지 확인할 수 있습니다. 이 예제에서는 2페이지로 표시됩니다.

확인 후에는 뒤로 가기 버튼을 눌러 워크시트로 돌아갑니다.

2단계: 한 페이지에 맞추기

페이지 레이아웃 탭으로 이동합니다.
페이지 설정 그룹의 대화 상자 실행 버튼을 클릭합니다.

페이지 설정 대화 상자가 열리면 다음과 같이 진행합니다.

맞춤 옵션에서 1페이지 너비 x 1페이지 높이를 지정합니다.
인쇄 미리 보기를 클릭해 결과를 확인합니다.

미리 보기에서 데이터가 한 페이지에 모두 들어간 것을 볼 수 있습니다.

프린터 목록에서 Microsoft Print to PDF를 선택합니다.
인쇄 버튼을 눌러 엑셀 시트를 PDF로 저장합니다.

인쇄 출력을 다른 이름으로 저장 대화 상자가 나타나면 파일 이름을 입력하고 저장을 클릭하면 됩니다.

완성된 PDF를 열어보면 하단 바에서 한 페이지로 저장되었음을 확인할 수 있습니다.

2. 페이지 나누기 미리 보기(Page Break Preview) 활용하기

페이지 나누기 미리 보기를 이용하면 페이지 경계선을 직접 조정할 수 있습니다.

보기 탭으로 이동합니다.
페이지 나누기 미리 보기를 선택합니다.

이 화면에서 PDF가 몇 페이지로 나뉘는지 한눈에 확인할 수 있습니다.

페이지 경계선(파란 실선)을 드래그하여 전체 데이터 범위까지 끌어당깁니다.

조정 후에는 전체 데이터가 1페이지 안에 포함된 것을 볼 수 있습니다.

인쇄 미리 보기로 이동해 1페이지로 표시되는지 확인합니다.
프린터에서 Microsoft Print to PDF를 선택합니다.
인쇄를 눌러 PDF로 저장합니다.

3. 배율(Scaling) 조정하기

인쇄 설정에서 배율만 변경하는 간편한 방법도 있습니다.

먼저 앞서 설명한 방법대로 인쇄 미리 보기를 열어 현재 2페이지로 나뉘는지 확인합니다.

워크시트로 돌아온 후 다음 단계를 따릅니다.

파일 탭으로 이동합니다.
인쇄를 선택합니다.
설정 항목에서 배율 옵션의 드롭다운 메뉴를 엽니다.
시트를 한 페이지에 맞춤(Fit Sheet on One Page)을 선택합니다.

인쇄 미리 보기에서 PDF가 한 페이지에 맞춰진 것을 확인한 뒤, Microsoft Print to PDF를 선택하고 인쇄 버튼으로 저장하면 됩니다.

4. 열 너비 또는 행 높이 조정하기

데이터 자체의 크기를 줄여 한 페이지에 맞추는 방법입니다.

먼저 인쇄 미리 보기로 현재 페이지 수를 확인합니다.

워크시트로 돌아와 필요한 만큼 열 너비를 줄입니다. 불필요하게 넓은 열을 정리하면 전체 폭이 좁혀집니다.

인쇄 미리 보기에서 1페이지로 표시되는지 확인합니다.
Microsoft Print to PDF를 선택하고 인쇄로 저장합니다.

열이 아닌 세로 길이가 문제라면 행 높이를 조정하는 것도 같은 효과를 냅니다.

5. 페이지 방향(Orientation) 변경하기

가로로 긴 데이터라면 용지 방향을 가로(Landscape)로 바꾸는 것이 효과적입니다.

먼저 인쇄 미리 보기로 페이지 수를 확인합니다.

워크시트로 돌아온 뒤:

페이지 레이아웃 탭으로 이동합니다.
페이지 설정 대화 상자를 엽니다.
방향을 가로로 변경합니다.
맞춤 옵션에서 1페이지 너비 x 1페이지 높이를 지정합니다.
인쇄 미리 보기를 클릭해 결과를 확인합니다.

미리 보기에서 한 페이지에 잘 들어간 것을 확인한 후 PDF로 저장하면 됩니다.

6. 글꼴 크기 조정하기

글자 크기를 줄이면 데이터가 차지하는 공간이 줄어들어 한 페이지에 들어갈 수 있습니다.

먼저 인쇄 미리 보기로 현재 상태를 확인합니다.

워크시트로 돌아와 필요한 범위의 글꼴 크기를 줄입니다.

인쇄 미리 보기에서 1페이지로 표시되는지 확인합니다.
Microsoft Print to PDF를 선택하고 인쇄로 저장합니다.

단, 글꼴을 너무 작게 줄이면 가독성이 떨어질 수 있으니 적정 수준에서 조절하는 것이 좋습니다.

7. 페이지 여백(Margins) 변경하기

여백을 줄이면 그만큼 더 많은 내용을 한 페이지에 담을 수 있습니다.

먼저 인쇄 미리 보기로 페이지 수를 확인합니다.

워크시트로 돌아온 뒤:

페이지 레이아웃 탭으로 이동합니다.
여백을 클릭합니다.
드롭다운 메뉴에서 사용자 지정 여백을 선택합니다.

대화 상자에서 여백 값을 원하는 대로 설정합니다. 이 예제에서는 모든 여백을 0으로 지정했습니다.

인쇄 미리 보기를 클릭해 한 페이지에 맞춰졌는지 확인합니다.
Microsoft Print to PDF를 선택하고 인쇄로 저장합니다.

8. 행/열 숨기기 활용하기

PDF에 꼭 필요하지 않은 열이 있다면 숨겨서 공간을 확보할 수 있습니다. 예제 데이터에서 역사, 통계, 미술 과목과 합계 열은 필수가 아니므로 숨기겠습니다.

숨기려는 열 머리글을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭합니다.
숨기기(Hide)를 선택합니다.

H열(역사)이 숨겨진 것을 확인할 수 있습니다. 같은 방법으로 불필요한 나머지 열(H~K열)도 모두 숨깁니다.

인쇄 미리 보기에서 1페이지로 표시되는지 확인합니다.
Microsoft Print to PDF를 선택하고 인쇄로 저장합니다.

선택한 데이터만 PDF로 저장하는 방법

시트 전체가 아니라 일부 데이터만 PDF로 만들고 싶다면 다음 순서를 따르세요.

먼저 PDF로 만들고 싶은 데이터 범위를 선택합니다.
파일 탭으로 이동합니다.
인쇄를 선택합니다.
설정 영역의 첫 번째 드롭다운 메뉴를 클릭합니다.
선택 영역 인쇄(Print Selection)를 선택합니다.
프린터에서 Microsoft Print to PDF를 고르고 인쇄를 눌러 저장합니다.

이렇게 하면 선택한 데이터만 깔끔하게 한 페이지 PDF로 저장됩니다.

마치며

지금까지 엑셀 시트를 한 페이지 PDF로 만드는 8가지 방법과 선택 영역만 저장하는 방법까지 살펴봤습니다. 상황에 따라 페이지 설정, 배율, 여백, 방향 변경 등 가장 적합한 방법을 골라 활용해 보세요. 궁금한 점이 있다면 언제든 댓글로 남겨주세요.