계산과 데이터 분석을 위해 다양한 곳에서 데이터를 엑셀로 가져와야 하는 경우가 많습니다. 그중 PDF는 전 세계적으로 가장 널리 사용되는 문서 형식이자 중요한 데이터 소스입니다. 이 글에서는 여러 개의 PDF 파일에 담긴 데이터를 엑셀로 한 번에 추출하는 방법을 구체적인 예시와 함께 단계별로 자세히 알아보겠습니다.
PDF에서 엑셀로 데이터를 추출하는 3가지 방법
아래 예시 PDF 파일의 데이터를 활용하여 PDF에서 엑셀 시트로 데이터를 추출하는 과정을 살펴보겠습니다.
1. 파워 쿼리(Power Query)를 활용한 방법
파워 쿼리는 데이터를 준비하고 가공하는 전용 엔진입니다. PDF 내부의 표를 불러온 뒤 별도 창에서 데이터를 정제하고, 최종 결과를 엑셀 워크시트에 한꺼번에 로드할 수 있습니다. 여러 파일을 동시에 처리할 수 있어 가장 효율적인 방법입니다.
진행 단계
먼저 3개의 PDF 파일 안에 있는 모든 표를 하나의 엑셀 워크시트에 불러오겠습니다.
- 데이터(Data) 탭으로 이동한 후 데이터 가져오기(Get Data) 명령을 클릭합니다.
- 데이터 가져오기 메뉴에서 파일에서(From File) → 폴더에서(From Folder)를 차례로 선택합니다.
- 폴더에서를 클릭하면 새로운 찾아보기(Browse) 창이 열립니다. 이곳에서 컴퓨터에 저장된 PDF 파일들이 있는 폴더를 선택하고 열기(Open)를 누릅니다.
- 열기를 클릭하면 파워 쿼리(Power Query) 창이 열리고, 해당 폴더 안의 모든 PDF 파일이 이름(Name) 열에 표시된 것을 확인할 수 있습니다.
- 이후 하단의 결합(Combine) 옵션 메뉴를 클릭합니다.
- 데이터를 수정해야 한다면 데이터 결합 및 변환(Combine & Transform Data)을, 그렇지 않다면 결합 및 로드(Combine & Load)를 선택합니다.
- 그러면 또 다른 쿼리 창이 열립니다. 이 창에서는 샘플 파일(Sample File) 영역을 통해 파일들을 전환하며 미리볼 수 있습니다.
- 특정 파일의 표를 선택해 미리 보고 확인(OK)을 클릭합니다.
- 모든 표가 새 쿼리 창에 로드됩니다. 맨 왼쪽 열은 데이터 출처가 Dataset_1, Dataset_2, Dataset_3 중 어느 것인지 나타냅니다.
- 홈(Home) 탭에서 닫기 및 로드(Close & Load)를 클릭한 뒤 닫기 및 로드 위치(Close and Load To)를 선택합니다.
- 파워 쿼리 창이 닫히고 데이터 가져오기(Import Data) 창이 나타나면 기존 워크시트(Existing Worksheet) 옵션을 선택하고 범위 상자에 데이터를 로드할 위치(예: $B$5:$F$29)를 지정한 후 확인을 클릭합니다.
- 지정한 위치에 데이터 표가 테이블 형태로 로드된 것을 확인할 수 있습니다.
- 표를 선택한 후 테이블 디자인(Table Design) 탭의 도구(Tools) 그룹에서 범위로 변환(Convert to Range)을 클릭해 일반 범위로 되돌립니다.
- 마지막으로 출처 정보가 담긴 B4:B35 셀 범위를 선택해 삭제하면 원본(Source) 열 없이 깔끔한 데이터만 남습니다.
이렇게 하면 여러 PDF 파일의 모든 표가 하나의 엑셀 워크시트에 통합됩니다. 여러 PDF에서 데이터를 한 번에 추출하는 가장 쉬운 방법입니다.
2. 마이크로소프트 워드(Microsoft Word) 활용하기
마이크로소프트 워드는 PDF 문서를 다루는 데 유용한 도구입니다. 워드는 자체 포맷인 docx뿐 아니라 다양한 문서 형식을 열 수 있으며, PDF도 그중 하나입니다.
진행 단계
- 마이크로소프트 워드를 실행하고 파일 메뉴에서 열기(Open) → 찾아보기(Browse)를 클릭합니다.
- 새로 열린 찾아보기 창에서 PDF 파일이 저장된 위치로 이동해 해당 파일을 선택한 후 열기를 클릭합니다.
- PDF 파일이 워드 창에서 편집 가능한 상태로 열립니다.
- 표를 선택한 뒤 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고, 나타나는 상황에 맞는 메뉴에서 복사(Copy)를 선택합니다.
- 엑셀 워크시트로 이동하여 셀 B4를 선택하고 마우스 오른쪽 버튼을 클릭합니다.
- 상황에 맞는 메뉴에서 원본 서식 유지(Keep Source Formatting, K) 아이콘을 선택해 붙여넣습니다.
- 붙여넣기를 완료하면 워드 파일의 표가 엑셀에 그대로 붙여넣어진 것을 확인할 수 있습니다.
- 셀 크기가 PDF와 달라 서식이 어긋날 수 있지만, 데이터 자체는 정확하게 추출됩니다.
- 글자 색상, 열 너비, 셀 색상 등 서식을 다듬으면 PDF 원본과 거의 동일한 표를 만들 수 있습니다.
- 동일한 과정을 반복하면 필요한 만큼 여러 파일의 정보를 엑셀 워크시트에 추가할 수 있습니다.
3. 복사-붙여넣기 기능 활용하기
PDF 파일에서 엑셀 시트로 데이터를 직접 복사해 붙여넣는 것이 가장 간단하고 직관적인 방법입니다. 다만 추출 후에는 서식을 손봐야 하는 점을 감안해야 합니다.
진행 단계
- 먼저 Ctrl+A를 눌러 PDF 파일의 모든 데이터를 선택합니다.
- 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고 상황에 맞는 메뉴에서 복사(Copy)를 선택합니다.
- 엑셀 워크시트로 이동해 셀 B4를 선택합니다.
- 다시 마우스 오른쪽 버튼을 클릭한 뒤 붙여넣기 옵션(Paste Options)에서 원본 서식 유지(K) 아이콘을 클릭합니다.
- 붙여넣기가 완료되면 PDF의 표가 엑셀 시트에 나타납니다.
- 엑셀의 셀 크기는 고정되어 있어 값이 잘리거나 줄바꿈이 생길 수 있습니다.
- 따라서 글자 색상 변경, 셀 배경색 조정, 열 너비 조절 등 약간의 서식 작업이 필요합니다.
서식을 적용하고 나면 가져온 표가 PDF 원본과 거의 똑같이 보이게 됩니다.
마무리
지금까지 "여러 PDF 파일에서 엑셀로 데이터를 추출하는 방법"을 세 가지 관점에서 살펴보았습니다. 그중 가장 유용한 방법은 파워 쿼리를 사용해 여러 PDF의 데이터를 한 번에 가져오는 것입니다. 그 외의 방법들은 기본적으로 PDF에서 데이터를 복사해 엑셀에 붙여넣은 후 서식을 다듬는 방식입니다.
각 방법을 직접 연습해 볼 수 있도록 실습용 통합 문서도 함께 제공되니 참고하세요. 질문이나 피드백은 댓글로 남겨주시면 감사하겠습니다.
함께 읽으면 좋은 글
- VBA로 PDF에서 특정 데이터만 엑셀로 추출하는 방법
- PDF 주석을 엑셀 스프레드시트로 내보내는 3가지 빠른 팁
- 프로그램 설치 없이 PDF를 엑셀로 변환하는 3가지 쉬운 방법