이 글에서는 엑셀 스프레드시트를 인쇄용으로 서식을 지정하는 방법을 자세히 알아봅니다. 오늘 소개할 13가지 유용한 팁만 익혀두면 복잡한 데이터도 손쉽고 전문적으로 인쇄할 수 있습니다. 몇 가지 인쇄 옵션만 활용하면 워크시트와 통합 문서를 순식간에 원하는 형태로 출력할 수 있으니, 끝까지 확인해 보세요.
엑셀 인쇄를 위한 13가지 서식 지정 팁
여기서는 과일 이름이 담긴 제품(Product) 열과 1월~4월의 매출(Sales) 값으로 구성된 예제 데이터 세트를 사용합니다. 이 데이터를 활용해 엑셀을 인쇄용으로 서식 지정하는 방법을 하나씩 살펴보겠습니다.
아래의 팁을 따라 하면 엑셀 스프레드시트를 간편하게 인쇄용으로 서식 지정할 수 있습니다.
1. 엑셀 인쇄 방향(Orientation) 설정하기
엑셀을 인쇄할 때는 먼저 페이지 방향을 선택해야 합니다. 아래 단계에 따라 워크시트의 방향을 지정해 보세요.
단계:
- 먼저 페이지 레이아웃 탭 >> 페이지 설정 버튼을 클릭합니다.
- 페이지 설정 대화 상자가 열립니다.
- 원하는 방향을 선택합니다. 여기서는 세로(Portrait)를 선택했습니다.
- 인쇄 결과를 미리 확인하려면 인쇄 미리 보기를 클릭합니다.
- 인쇄될 문서의 미리 보기 화면을 확인할 수 있습니다.
- 마지막으로 확인을 클릭하면 완료됩니다.
2. 인쇄 용지 크기 선택하기
다음은 엑셀에서 용지 크기를 선택하는 방법입니다. 아래 단계를 따라 해보세요.
단계:
- 먼저 앞선 방법 1에서 설명한 대로 페이지 설정 대화 상자를 엽니다.
- 원하는 용지 크기를 선택합니다. 여기서는 A4로 지정했습니다.
- 마지막으로 확인을 클릭합니다.
3. 프린터 선택하기
엑셀에서 인쇄하려면 프린터를 선택해야 합니다. 프린터를 지정하는 방법은 다음과 같습니다.
단계:
- 먼저 파일 탭으로 이동합니다.
- 인쇄 메뉴를 클릭합니다.
- 원하는 프린터를 선택합니다. 여기서는 Microsoft Print to PDF 옵션을 사용했습니다.
4. 인쇄 영역 지정하기
이번에는 엑셀에서 인쇄 영역을 선택하는 방법을 알아보겠습니다.
단계:
- 먼저 파일 탭으로 이동합니다.
- 인쇄 메뉴를 클릭합니다.
- 설정에서 활성 시트만 인쇄하려면 활성 시트 인쇄를, 통합 문서 전체를 인쇄하려면 통합 문서 전체 인쇄를 선택합니다.
- 또한 워크시트에서 특정 범위만 골라 인쇄하는 것도 가능합니다.
- 먼저 인쇄할 범위를 선택합니다. 여기서는 셀 범위 B2:F12를 선택했습니다.
- 그런 다음 페이지 레이아웃 탭 >> 인쇄 영역 >> 인쇄 영역 설정을 클릭합니다.
- 결과는 아래 이미지처럼 나타납니다.
5. 인쇄 제목(Print Titles) 설정하기
이 기능은 엑셀의 인쇄 옵션 중 가장 실용적인 기능 중 하나입니다.
데이터에 제목 행이 있고, 인쇄하는 모든 페이지마다 이 제목 행을 반복해서 출력하고 싶다고 가정해 보겠습니다.
인쇄 제목 옵션을 사용하면 이 작업이 가능합니다. 단계는 다음과 같습니다.
단계:
- 먼저 페이지 레이아웃 탭 >> 인쇄 제목을 클릭합니다.
- 페이지 설정 대화 상자가 나타납니다.
- 페이지 설정 창의 시트 탭에서 다음 항목들을 지정합니다.
인쇄 영역: 인쇄하려는 전체 데이터를 선택합니다. 여기서는 셀 범위 B2:F12를 선택했습니다.
반복할 행: 모든 페이지 상단에 반복할 제목 행을 지정합니다. 여기서는 4행을 선택했습니다.
왼쪽에 반복할 열: 필요하다면 모든 페이지 왼쪽에 반복할 열을 지정합니다.
- 마지막으로 확인을 클릭합니다.
- 이제 데이터를 인쇄하면 제목 행과 왼쪽 열이 모든 페이지에 함께 출력됩니다.
6. 페이지 순서(Page Order) 지정하기
페이지 순서 옵션은 인쇄할 페이지 수가 많을 때 특히 유용합니다. 사용법도 매우 간단합니다.
단계:
- 먼저 방법 1에서 설명한 대로 페이지 설정 대화 상자를 엽니다.
- 시트 탭으로 이동합니다.
- 여기에는 두 가지 옵션이 있습니다.
- 첫 번째 옵션(아래로, 그 다음으로 넘김)은 페이지를 세로 순서로 인쇄할 때 사용합니다.
- 두 번째 옵션(옆으로, 그 다음 아래로)은 페이지를 가로 순서로 인쇄할 때 사용합니다.
인쇄할 페이지가 많을 때 유용하다고 말씀드렸듯이, 원하는 페이지 순서를 직접 결정할 수 있습니다. 여기서는 아래로, 그 다음으로 넘김 옵션을 선택했습니다.
- 마지막으로 확인을 클릭합니다.
7. 메모(Comment) 인쇄하기
메모도 효율적인 방식으로 인쇄할 수 있습니다.
워크시트에 메모가 많으면 원래 위치 그대로 인쇄하기 어려운 경우가 많습니다. 이럴 때는 모든 메모를 문서 끝부분에 한꺼번에 인쇄하는 것이 좋은 방법입니다.
방법은 다음과 같습니다.
단계:
- 먼저 방법 1에서 설명한 대로 페이지 설정 대화 상자를 엽니다.
- 시heet 탭으로 이동합니다.
- 인쇄 섹션에서 메모 드롭다운을 통해 시트 끝에를 선택합니다.
- 마지막으로 확인을 클릭합니다.
- 이제 모든 메모가 시트 끝에 아래와 같은 형태로 인쇄됩니다.
8. 배율 조정의 "맞춤(Fit to)" 옵션 활용하기
이 기능 역시 엑셀 데이터를 인쇄할 때 빠르게 문제를 해결할 수 있는 방법입니다.
데이터가 한 페이지에 들어가지 않아 곤란했던 경험이 있으실 겁니다. 이럴 때 배율 맞춤(Scale To Fit) 옵션을 사용하면 전체 데이터를 한 페이지에 맞춰 조정할 수 있습니다.
단계:
- 먼저 방법 1에서 설명한 대로 페이지 설정 대화 상자를 엽니다.
- 여기서 두 가지 옵션을 사용할 수 있습니다.
- 첫째, 일반 크기 비율(%)로 조정합니다.
- 둘째, 너비와 길이를 기준으로 전체 데이터를 맞추고 싶은 페이지 수를 지정합니다.
- 여기서는 일반 크기를 100%로 입력했습니다.
- 그런 다음 맞춤 입력란에 1을 입력합니다.
- 마지막으로 확인을 클릭합니다.
- 미리 보기는 아래 이미지처럼 나타납니다.
이 옵션을 사용하면 데이터를 지정한 페이지 수에 빠르게 조정할 수 있습니다. 단, 데이터를 축소할 수 있는 범위에는 일정한 한계가 있다는 점에 유의하세요.
9. 사용자 지정 머리글/바닥글 적용하기
사용자 지정 머리글/바닥글을 활용하면 다양한 정보를 추가할 수 있습니다.
보통 머리글과 바닥글에는 페이지 번호를 넣지만, 사용자 지정 옵션을 사용하면 그 외에도 여러 유용한 요소를 넣을 수 있습니다.
단계:
- 먼저 방법 1에서 설명한 대로 페이지 설정 대화 상자를 엽니다.
- 머리글/바닥글 탭으로 이동합니다.
- 사용자 지정 머리글/바닥글 버튼을 클릭합니다. 여기서는 사용자 지정 머리글 버튼을 클릭했습니다.
- 머리글/바닥글의 정렬 위치를 선택할 수 있습니다.
- 사용 가능한 옵션은 다음과 같습니다.
- 페이지 번호
- 총 페이지 수가 포함된 페이지 번호
- 날짜
- 시간
- 파일 경로
- 파일 이름
- 시트 이름
- 그림
- 가운데 섹션에 "엑셀 인쇄용 서식 지정 방법"이라는 텍스트를 입력합니다.
- 이후 확인을 클릭합니다.
- 그다음 사용자 지정 바닥글 버튼을 클릭합니다.
- 바닥글 창이 나타납니다.
- 페이지 번호를 삽입할 위치 섹션을 선택합니다.
- 여기서는 가운데 섹션을 선택한 후 페이지 번호 아이콘을 클릭했습니다.
- 확인을 클릭합니다.
- 인쇄된 페이지를 미리 보려면 인쇄 미리 보기를 클릭합니다.
- 아래 이미지처럼 페이지에 머리글과 바닥글이 추가된 것을 확인할 수 있습니다.
- 마지막으로 확인을 클릭합니다.
10. 페이지 중앙에 데이터 배치하기
이 옵션은 한 페이지에 데이터가 적을 때 유용합니다.
예를 들어 인쇄할 데이터가 셀 범위 B2:D12뿐이라면, 인쇄 시 페이지 중앙에 정렬할 수 있습니다.
단계:
- 먼저 방법 1에서 설명한 대로 페이지 설정 대화 상자를 엽니다.
- 여백 탭으로 이동합니다.
- "페이지 가운데"에는 두 가지 옵션이 있습니다.
- 가로: 데이터를 페이지의 좌우 중앙에 정렬합니다.
- 세로: 데이터를 페이지의 상하 중앙에 정렬합니다.
- 두 옵션을 모두 켭니다.
- 마지막으로 확인을 클릭합니다.
- 페이지는 아래 이미지처럼 표시됩니다.
이 옵션은 데이터를 올바르게 정렬하는 데 도움이 되므로, 인쇄할 때마다 활용해도 좋습니다.
11. 사용자 지정 여백으로 서식 지정하기
이번에는 사용자 지정 여백을 활용해 엑셀 스프레드시트를 인쇄용으로 서식 지정하는 방법을 알아보겠습니다.
단계:
- 먼저 파일 탭으로 이동합니다.
- 인쇄 메뉴를 클릭하면 즉시 인쇄 미리 보기가 표시됩니다.
- 창 우측 하단에서 여백 표시 버튼을 클릭합니다.
- 적용된 모든 여백이 화면에 나타납니다.
- 마지막으로 드래그 앤 드롭으로 여백을 자유롭게 조절할 수 있습니다.
12. 셀 오류 값을 변경하여 인쇄하기
이 옵션은 정말 유용한 기능입니다.
인쇄 시 오류 값을 다른 특정 값으로 대체할 수 있습니다. 대체 값으로는 세 가지 옵션을 사용할 수 있습니다.
여기서는 직원들의 이름, 근무일수, 급여, 일급 데이터 세트를 사용합니다. 셀 E8에 #DIV/0! 오류가 표시되어 있는데, 이 오류 값을 인쇄 시 다른 값으로 대체하는 방법을 알아보겠습니다.
단계:
- 먼저 방법 1에서 설명한 대로 페이지 설정 대화 상자를 엽니다.
- 시트 탭으로 이동합니다.
- 셀 오류 표시 드롭다운에서 대체 값을 선택합니다.
- 대체 값으로 사용할 수 있는 세 가지 옵션은 다음과 같습니다.
- 비워 두기
- 이중 마이너스 기호(--)
- 모든 오류를 #N/A 오류로 표시
- 여기서는 <비움>을 선택합니다.
- 대체 값을 선택한 후 확인을 클릭합니다.
- 미리 보기는 아래 이미지처럼 나타납니다.
13. 시작 페이지 번호를 사용자 지정 번호로 설정하기
이 옵션은 기본적이지만 알아두면 편리한 기능입니다.
예를 들어 보고서를 인쇄하면서 페이지 번호를 임의의 번호(예: 5)부터 시작하고 싶다면, 해당 번호를 지정하기만 하면 이후 페이지들이 자동으로 그 순서를 따릅니다.
단계:
- 먼저 방법 1에서 설명한 대로 페이지 설정 대화 상자를 엽니다.
- "첫 페이지 번호" 입력란에 페이지 번호를 시작할 번호를 입력합니다. 여기서는 5를 입력했습니다.
- 마지막으로 확인을 클릭합니다.
- 미리 보기는 아래 이미지처럼 나타납니다.
참고 사항: 이 옵션은 워크시트에 머리글/바닥글이 적용되어 있을 때만 동작합니다.
마무리
지금까지 엑셀 스프레드시트를 인쇄용으로 서식 지정하는 13가지 팁을 살펴보았습니다. 이 방법들을 활용하면 원하는 인쇄 결과를 손쉽게 얻을 수 있습니다. 이 글이 도움이 되었기를 바랍니다. 이해하기 어려운 부분이 있다면 언제든지 댓글로 질문해 주세요. 또한 놓친 다른 방법이 있다면 알려주시기 바랍니다. 더 많은 엑셀 관련 팁은 ExcelDemy를 방문해 확인하세요. 감사합니다!