컴퓨터의 서로 다른 폴더에 이름이 비슷한 Excel 파일이 두 개 있다면 어떻게 하시겠습니까? 이 파일들이 동일한 복사본인지, 아니면 같은 통합 문서의 다른 버전인지 어떻게 구분할 수 있을까요? 이 글에서는 컴퓨터에 Excel이 설치되어 있지 않은 경우에도 두 개의 Excel 파일을 비교하는 다양한 방법을 소개합니다.
이러한 비교 도구를 활용하면 워크시트 속에 숨어 있는 일관성 없는 데이터, 오래된 값, 깨진 수식, 잘못된 계산 등 다양한 문제를 손쉽게 찾아낼 수 있습니다.
1. 두 Excel 시트를 나란히 비교하기
시트 데이터가 많지 않아 한눈에 살펴볼 수 있는 규모라면, 별도 창으로 열어 Excel의 "나란히 보기(View Side by Side)" 기능으로 좌우 비교를 진행하는 것이 가장 간단합니다.
- 비교할 두 워크시트가 들어 있는 Excel 파일을 연 뒤 보기 탭으로 이동하여 새 창을 선택합니다.
- 새로 열린 창에서 비교할 두 번째 워크시트로 전환합니다.
창 크기를 조절하거나 배치를 변경해 화면에서 두 워크시트가 좌우로 나란히 보이도록 만듭니다. 참고로 이 방법은 행이나 열이 몇 개 되지 않는 소규모 시트를 비교할 때 가장 적합합니다.
- 일일이 창을 조절하기 번거롭다면 보기 탭에서 나란히 보기 아이콘을 클릭해 Excel의 비교 도구를 활용할 수 있습니다.
Excel이 즉시 두 워크시트를 화면에 가로로 배열해 줍니다. 다만 가로 방향에서는 비교가 다소 불편할 수 있으므로, 세로 배열로 바꾸는 것이 좋습니다.
- 다시 보기 탭으로 이동해 모든 창 정렬을 선택합니다.
- "창 정렬" 대화상자에서 세로를 선택한 뒤 확인을 클릭합니다.
이제 두 워크시트가 화면 좌우에 나란히 배치됩니다. 비교 작업을 더욱 편리하게 만들려면 설정 하나를 더 활성화해야 합니다.
- 동시 스크롤을 클릭해 활성화합니다. 이 기능을 켜면 두 워크시트를 동시에 스크롤할 수 있어 데이터를 행 단위로 동기화하면서 비교할 수 있습니다.
두 워크시트의 맨 윗줄이 제목 행이라면, 스크롤할 때 제목이 데이터와 함께 움직이지 않도록 틀 고정을 해두는 것이 좋습니다.
- 틀 고정을 선택한 후 첫 행 고정을 클릭합니다. 두 번째 워크시트에서도 동일하게 반복합니다.
- 비교 화면을 원래 가로 형태로 되돌리려면 창 위치 다시 설정을 선택합니다.
- 비교 작업을 마쳤다면 나란히 보기를 다시 클릭해 워크시트를 원래 크기로 복원합니다.
이제 두 워크시트를 스크롤하며 한 줄씩 비교할 수 있습니다. 이 기능의 가장 큰 장점은 모든 Excel 버전에 기본 탑재되어 있다는 점입니다. 다만 값이 다른 셀이나 수식, 매크로의 차이를 직접 찾아내는 작업은 여전히 사용자의 몫입니다.
2. 온라인 도구로 Excel 파일 비교하기
웹 기반 Excel 비교 도구를 활용하면 Excel 프로그램 없이도 파일을 비교할 수 있습니다. 컴퓨터에 Excel이 설치되어 있지 않다면 특히 유용한 방법입니다. Aspose의 Excel Comparison 도구는 두 개의 Excel 파일을 비교하기 좋은 무료 웹 서비스입니다.
첫 번째(기준) Excel 파일을 첫 번째 박스에 업로드하고, 다른 파일을 두 번째 박스로 끌어다 놓은 뒤 Compare Now 버튼을 클릭합니다.
파일에 시트가 여러 개라면 Sheets 탭에서 비교할 시트를 선택하세요. 두 시트에서 값이나 내용이 다른 셀이 발견되면 Aspose Excel 비교 도구가 해당 부분을 노란색으로 강조 표시해 줍니다.
다만 웹 기반 도구에는 한계가 있습니다. 대부분 값이 다른 부분만 강조할 뿐, 수식이나 계산 결과의 불일치는 잡아내지 못합니다.
3. "Spreadsheet Compare"로 Excel 파일 비교하기
Spreadsheet Compare는 두 개의 Excel 파일 또는 워크시트를 비교하는 데 유용한 전문 프로그램입니다. 아쉽게도 현재 Windows에서만 사용할 수 있으며, 독립 실행형 프로그램으로 제공되거나 Office Professional Plus(2013, 2016) 또는 Microsoft 365에 포함된 Excel에 내장되어 있습니다.
Excel에서 Spreadsheet Compare 사용하기
위에서 언급한 Office 패키지에 속한 Excel을 사용하고 있다면 "Inquire(조회)" 추가 기능을 통해 Spreadsheet Compare 도구를 이용할 수 있습니다. Excel에 "Inquire" 탭이 보이지 않는다면 다음 방법으로 활성화하세요.
- 메뉴 모음에서 파일을 선택합니다.
- 사이드바에서 옵션을 선택합니다.
- 사이드바에서 추가 기능을 선택하고, "관리" 드롭다운 메뉴에서 COM 추가 기능을 고른 뒤 이동을 클릭합니다.
- Inquire 항목에 체크하고 확인을 누릅니다.
참고: COM 추가 기능 목록에 "Inquire" 체크박스가 보이지 않는다면, 사용 중인 Excel 또는 Office 버전이 Spreadsheet Compare를 지원하지 않는 것이거나 조직 관리자가 해당 기능을 비활성화한 경우일 수 있습니다. 이 경우 Spreadsheet Compare가 미리 설치된 Office 버전을 설치하거나 조직 관리자에게 문의하세요.
- 비교할 두 Excel 파일을 각각 별도 창으로 연 뒤 메뉴 모음의 Inquire 탭으로 이동하여 파일 비교를 선택합니다.
- Excel이 자동으로 첫 번째 파일과 두 번째 파일을 각각 "비교" 및 "대상" 입력란에 넣어 줍니다. 기준 파일과 비교 파일을 서로 바꾸려면 파일 바꾸기를, 바로 비교를 시작하려면 비교를 클릭합니다.
그러면 새 창에서 Spreadsheet Compare가 실행되며 데이터의 차이점이 표시됩니다. 값이 다른 일반 셀은 초록색, 수식이 들어간 셀은 보라색, 매크로가 포함된 셀은 청록색 배경으로 각각 강조됩니다.
결과 내보내기를 선택하면 비교 결과를 Excel 문서 형태로 생성해 컴퓨터에 저장할 수 있습니다.
저장된 보고서에는 데이터가 서로 다른 시트와 셀 주소, 그리고 기존 데이터와 새 데이터의 정확한 값까지 상세히 기록됩니다.
이 보고서를 함께 작업하는 동료나 팀원에게 공유하면 협업 과정에서도 큰 도움이 됩니다.
독립 실행형 프로그램으로 Spreadsheet Compare 사용하기
사용 중인 Excel 또는 Office 버전에 Spreadsheet Compare 추가 기능이 없다면 개발사 웹사이트에서 독립 실행형 프로그램을 설치하세요. 설치 과정에서 Register and activate the add-in in Excel(Excel에 추가 기능 등록 및 활성화) 옵션에 반드시 체크해야 합니다.
설치를 마친 후 Spreadsheet Compare를 실행하고 다음 단계에 따라 Excel 문서를 비교합니다.
- "홈" 탭에서 파일 비교를 선택합니다.
- "비교(이전 파일)" 입력란 옆의 폴더 아이콘을 클릭해 첫 번째 문서를 추가합니다. 이어서 두 번째 파일을 "대상(최신 파일)" 입력란에 넣고 확인을 클릭해 진행합니다.
Spreadsheet Compare가 파일을 분석한 뒤 값이 다른 셀을 초록색으로 강조 표시해 줍니다.
차이점을 놓치지 마세요
Office Home 또는 Students 버전 사용자에게는 "나란히 보기" 도구가 가장 현실적인 선택입니다. Microsoft 365용 Excel이나 Office Professional Plus(2013, 2016)를 사용하고 있다면 내장된 "Spreadsheet Compare" 도구를 그대로 활용하면 됩니다. 컴퓨터에 Excel이 없다면 웹 기반 Excel 비교 도구만으로도 충분히 작업을 마칠 수 있습니다. 생각보다 훨씬 간단합니다.