OneNote는 아이디어, 목록, 유용한 정보를 한곳에 정리하여 필기를 하고 인터넷을 통해 손쉽게 공유할 수 있도록 도와주는 대표적인 노트 프로그램입니다. OneNote의 원조 격인 버전은 Microsoft Office 2016과 함께 처음 출시된 OneNote 2016으로, 이 버전의 노트는 컴퓨터에 로컬로 저장됩니다. 현재 OneNote 2016에는 새로운 기능이 더 이상 추가되지 않지만, 로컬 저장 방식을 선호하는 사용자를 위해 선택적으로 계속 사용할 수 있습니다.
반면 Windows 10용 OneNote는 노트를 OneDrive 계정에 자동으로 동기화합니다. OneNote 2016처럼 노트가 로컬에 저장되어 있다면, 인터넷으로 공유하려면 먼저 OneDrive에 업로드해야 합니다. 노트북을 OneDrive에 올려두면 어떤 기기에서든 노트를 읽고 편집할 수 있으며, 친구나 동료와도 간편하게 공유할 수 있다는 큰 장점이 있습니다.
OneNote를 활용하면 회의 중에도 장소에 상관없이 동료들과 실시간으로 협업할 수 있습니다. 예를 들어, 사전에 정해진 안건을 따라가거나 중요한 정보를 논의하는 정식 회의에 참석했다고 가정해 보겠습니다. 보통은 회의에서 다뤄지는 핵심 내용을 수첩이나 노트에 적어 두지만, 모든 발언을 빠짐없이 받아 적기란 쉽지 않고 중요한 포인트를 놓치는 경우가 많습니다.
하지만 OneNote를 사용하면 참석한 동료들이 각각 작성한 노트를 하나로 모을 수 있습니다. 방법은 간단합니다. OneNote 전자 필기장을 OneDrive 같은 공유 위치에 두고, 동료들을 참여자로 초대해 회의 노트를 함께 작성하도록 하는 것입니다. 이는 회의 중에 동료, 친구 등 여러 사람이 함께 협업할 수 있는 가장 실용적인 방법 중 하나입니다.
이 글에서는 회의 중에 OneNote 2016 전자 필기장을 다른 사용자와 공유하는 방법을 자세히 설명합니다. 참고로, 이미 로컬 컴퓨터에 만들어 둔 전자 필기장이 있다면 회의에서 공유하기 위해 먼저 OneDrive로 명시적으로 옮겨야 합니다.
회의 중 OneNote 전자 필기장 공유하기
1단계: OneNote 실행 및 공유 필기장 열기
Start(시작) 메뉴를 열고 검색창에 OneNote를 입력한 뒤 프로그램을 실행합니다.
OneNote가 열리면 미리 공유용으로 준비해 둔 공유(Shared) 전자 필기장을 선택합니다.
2단계: 참여자 초대하기
상단의 공유(Share) 버튼을 클릭한 후 Invite People(사람 초대)을 선택합니다. 초대받은 참여자에게는 공유된 전자 필기장으로 연결되는 링크가 담긴 메시지가 전송됩니다.
3단계: 'Share with Meeting' 옵션 선택
다시 공유(Share) 버튼을 클릭하고 Share with Meeting(회의와 공유) 옵션을 선택합니다.
4단계: 권한 설정 및 실시간 협업 시작
전자 필기장에 초대된 모든 참여자에게 노트 편집에 필요한 충분한 권한이 부여되면, 참여자들은 어디에 있든 동시에 회의 노트에 내용을 추가할 수 있습니다. OneNote는 모든 노트를 자동으로 동기화하여 각 참여자가 작성한 내용을 화면에 그대로 보여줍니다.
이것으로 회의 중 OneNote 전자 필기장 공유가 완료됩니다!