마이크로소프트 아웃룩(Microsoft Outlook)은 Outlook 또는 Live 메일 서비스용 클라이언트 프로그램으로, 이메일과 첨부 파일을 로컬에 저장합니다. 메일을 주고받을 때마다 데이터베이스 용량은 계속 커지게 됩니다. 인터넷에 연결되어 있지 않아도 이메일에 접근할 수 있다는 장점이 있는 반면, 그만큼 사서함 크기도 계속 확장된다는 의미입니다. 이번 글에서는 마이크로소프트 아웃룩에서 사서함 용량을 압축하고 줄이는 방법을 자세히 소개합니다.
Outlook에서 사서함 정리, 압축 및 용량 줄이기
사서함이 커질 때 가장 큰 단점은 속도 저하입니다. 메일을 열거나 검색하는 데 시간이 오래 걸리고, 전반적인 사용 경험이 나빠집니다. 게다가 Office 365 같은 이메일 서비스는 사서함 최대 크기를 제한하기 때문에, 사서함 용량을 줄이지 않으면 새 메일을 보내거나 받을 수 없습니다.
Outlook 사서함 데이터는 어디에 저장될까?
POP 또는 IMAP 방식을 사용한다면 모든 파일, 이메일, 폴더, 연락처 등은 Outlook 데이터 파일(.pst)에 저장됩니다. 반면 Office 365, Exchange, Outlook.com 계정을 사용한다면 사서함 데이터는 오프라인 Outlook 데이터 파일(.ost)에 보관됩니다. 이메일과 첨부 파일을 삭제하는 것만으로도 도움이 되지만, PST 파일에 저장된 정보는 삭제 후에도 자동으로 줄어들지 않는다는 점에 유의해야 합니다.
참고: Outlook에서 파일을 삭제하는 방법은 몇 가지가 더 있습니다. 이 방법들을 먼저 활용한 뒤 사서함 파일 크기를 직접 줄이면, 정리 효과가 훨씬 커집니다.
Outlook 데이터 파일(.pst) 압축 및 용량 줄이기
PST 파일의 장점은 이메일을 삭제하면 백그라운드에서 자동으로 데이터베이스를 압축해준다는 것입니다. 압축 작업은 Outlook을 사용하지 않는 동안 진행되며, 다음 단계에 따라 수동으로 압축할 수도 있습니다.
- Outlook을 열고 필요 없는 항목을 삭제합니다. 삭제된 항목은 '지운 편지함' 폴더로 이동하므로, 해당 폴더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭해 비워주세요.
- 파일 > 계정 설정 > 계정 설정을 클릭합니다.
- 데이터 파일 탭으로 이동한 후, 압축할 데이터 파일을 선택하고 설정을 클릭합니다.
- 고급 탭 > Outlook 데이터 파일 설정을 클릭합니다.
- Outlook 데이터 파일 설정 대화상자에서 지금 압축을 클릭한 뒤 확인을 누릅니다.
PST 파일 크기에 따라 압축에는 몇 분 정도 소요될 수 있습니다.
오프라인 Outlook 데이터 파일(.ost) 압축 및 용량 줄이기
많은 이메일 계정이 데이터를 저장할 때 오프라인 Outlook 데이터 파일을 사용합니다. OST(오프라인 Outlook 데이터 파일)는 PST와 거의 유사하지만 한 가지 차이점이 있습니다. 바로 OST 파일에서는 데이터를 가져오거나 내보낼 수 없다는 점입니다.
- 파일 > 계정 설정 > 계정 설정을 클릭합니다.
- 데이터 파일 탭에서 압축할 데이터 파일을 선택한 뒤 설정을 클릭합니다.
- 고급 탭 > Outlook 데이터 파일 설정을 클릭합니다.
- Outlook 데이터 파일 설정 대화상자에서 지금 압축을 클릭한 후 확인을 누릅니다.
사서함 정리 도구(Mailbox Cleanup) 활용하기
Outlook은 기본 내장형 메일 정리 도구를 제공하며, Outlook 첨부 파일 정리 도구를 함께 사용하면 오래되었거나 용량이 큰 메시지를 찾아 삭제하거나 PST 파일로 이동할 수 있습니다. 또한 메일 서버와 충돌하는 이메일 복사본도 제거해 줍니다. 서버에서는 파일을 삭제했지만 클라이언트에는 여전히 남아 공간을 차지하는 경우가 종종 발생하기 때문입니다.
사서함 정리 도구 실행 방법
- 파일 > 도구 > 사서함 정리를 클릭합니다.
- 사서함 크기 보기, 특정 날짜보다 오래된 항목 찾기, 특정 크기보다 큰 항목 찾기, 지운 편지함 크기 보기, 지운 편지함 비우기, 충돌 항목 크기 보기, 충돌 항목 비우기 중 원하는 작업을 선택합니다.
Outlook 대화 정리(Clean Up Conversation) 도구 사용하기
Office 365용 Outlook, Outlook 2019, Outlook 2016(비즈니스용), Outlook 2013 등에는 대화 정리 도구가 포함되어 있습니다. 대화와 이메일 스레드는 사실상 같은 개념입니다. '대화 정리 도구'는 지능적으로 각 메시지의 내용을 분석하여, 이전 메시지에 이미 포함된 내용은 자동으로 삭제해 줍니다.
마이크로소프트 아웃룩에서 사서함을 압축하고 용량을 줄이는 추가 옵션은 세 가지입니다.
- 정리(Clean Up): 선택한 대화만 검사합니다.
- 폴더 정리(Folder Clean Up): 선택한 폴더 전체를 검토합니다.
- 폴더 및 하위 폴더 정리: 하위 폴더까지 함께 검사합니다.
위 방법들은 마이크로소프트 아웃룩에서 사서함을 압축하고 용량을 줄이는 가장 효과적인 팁들입니다. 다만 작업 전 반드시 중요한 파일을 실수로 삭제하지 않도록 주의하세요.
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