재택근무를 하다 보면 시간 감각을 잃기 쉽고, 어느새 해야 할 일이 밀려 마감 기한을 놓치는 경험을 자주 하게 됩니다. 그래서 많은 사람들이 포스트잇이나 수첩에 할 일을 적어두곤 하는데요. 사실 이런 번거로운 방법 없이도 업무를 제시간에 끝낼 수 있습니다. 이 글에서는 Microsoft Planner를 활용해 재택근무 중에도 업무를 체계적으로 관리하고 진행 상황을 추적하는 방법을 알아보겠습니다.
Microsoft Planner는 Office 365에서만 제공되는 할 일 관리 애플리케이션입니다. 재택근무가 일상화된 요즘, 이 도구를 잘 활용하면 집에서의 나른함 속에서도 업무 우선순위를 정하고 생산성을 높일 수 있습니다.
Microsoft Planner로 업무 진행 상황 추적하기
Planner는 Office 365 그룹과 연동되는 '플랜(Plans)' 단위로 동작합니다. 즉, 모든 작업과 계획은 해당 플랜이 속한 그룹을 기준으로 관리됩니다. 새로운 플랜을 만들면 새 그룹도 자동으로 생성되며, 별도로 기존 그룹에 지정하지 않으면 항상 새 그룹이 만들어집니다. 처음에는 다소 헷갈릴 수 있지만, 매일 사용하다 보면 자연스럽게 익숙해질 것입니다.
참고: Microsoft Planner에 플랜과 작업을 추가하는 방법
버킷(Bucket)으로 업무 단계 구분하기
조직의 규모와 관계없이 실제 업무 현장에서는 하나의 작업도 여러 단계로 세분화합니다. 기획부터 완료까지 작업을 여러 단계로 나누어 관리하는데요. Planner에서는 '버킷'이라는 기능을 통해 이런 구분을 손쉽게 만들 수 있습니다.
예를 들어 소규모 조직이라면 할 일(To-Do), 진행 중(In Progress), 완료(Completed)처럼 간단하게 나눌 수 있습니다. 반면 규모가 큰 조직에서는 버킷의 개수나 명명 규칙이 더욱 세분화될 수 있습니다.
글쓰기 업무를 예로 들면 기획, 자료 조사, 집필, 편집, 검토, 검토 요청 등의 단계별 버킷을 구성할 수 있으며, 진행률 막대(Progress bar)를 활용해 각 작업의 진행 상태를 한눈에 파악할 수도 있습니다.
버킷 및 작업(Task) 생성 방법
작업을 등록하려면 먼저 버킷을 만들어야 합니다. 버킷 안에 작업이 담기는 구조입니다.
1단계: 보드(Board) 화면에서 새 버킷 추가를 클릭합니다.
2단계: 버킷 이름을 입력합니다.
3단계: 작업 추가를 클릭합니다.
4단계: 작업 이름을 입력하고, 마감 기한(due date)을 설정한 뒤 담당 직원에게 할당합니다.
5단계: 작업 추가를 누르면 작업 생성이 완료됩니다.
우선순위 및 색상 설정
플랜과 작업을 모두 만든 후에는 우선순위를 지정할 수 있습니다. 원하는 버킷에서 해당 작업을 클릭하고, 드롭다운 목록에서 우선 순위(Priority) 수준을 선택하세요. 각 우선순위마다 고유 아이콘이 표시되어 한눈에 구분됩니다.
작업을 담당자에게 배정하려면 할당(Assign) 버튼을 클릭하고 직원의 이메일 주소를 입력하면 됩니다. 또한 작업 카드의 색상도 변경할 수 있는데, 작업을 확대한 뒤 창 오른쪽에 나타나는 색상 팔레트에서 원하는 색을 선택하면 됩니다.
진행률 업데이트와 메모 작성
본인에게 할당된 작업의 진행 상태도 손쉽게 갱신할 수 있습니다. 작업을 열고 드롭다운 목록에서 현재 진행률(Progress)을 선택한 후, 메모(Notes)나 작업 설명을 함께 입력해 두면 팀원들이 내용을 공유하는 데 큰 도움이 됩니다.
차트로 전체 진행 상황 확인하기
플랜과 작업의 전반적인 진행 상황을 점검하려면 상단 메뉴에서 차트(Charts)를 클릭하세요. 완료율, 담당자별 현황, 마감 기한별 분포 등 플랜의 상태를 다양한 시각 자료로 확인할 수 있습니다.
Outlook 캘린더와 연동하기
Planner의 작업을 자신의 Outlook 캘린더에 추가할 수도 있습니다. 상단 메뉴에서 일정(Schedule) 옆의 점 세 개(⋯)를 클릭하고 Outlook 캘린더에 플랜 추가를 선택하세요. 이후 게시(Publish) → Outlook에 추가를 차례로 클릭하면 새 탭에서 Office 365 Outlook 캘린더가 열립니다. 여기서 회사 업무용 캘린더를 선택하고, 표시 색상을 고른 뒤 가져오기(Import)를 누르면 연동이 완료됩니다.
이제 모든 준비가 끝났습니다. 이틀 전에 받았던 업무도 Planner 덕분에 미루지 않고 제때 처리할 수 있습니다.
이처럼 Microsoft Planner를 활용하면 재택근무 중에도 모든 업무를 빠짐없이 추적하고 관리할 수 있습니다. 매일 꾸준히, 다양한 기능까지 폭넓게 활용한다면 가장 강력하고 실용적인 업무 관리 도구가 될 것입니다.