마이크로소프트 오피스(Microsoft Office)는 현재 가장 널리 사용되는 생산성 소프트웨어 모음 중 하나입니다. 그런데 많은 사용자가 모르는 사실이 하나 있습니다. Word, Excel, PowerPoint에서 문서를 생성하거나 열거나 저장할 때마다, 사용자가 인지하지 못하는 사이에 메타데이터(Metadata)라는 추가 정보가 문서에 자동으로 기록됩니다. 이 정보는 문서 편집, 보기, 분류, 검색 등을 용이하게 하기 위한 목적으로 활용됩니다.
Office 문서에 저장되는 메타데이터 관리
Office 문서에는 다음과 같은 메타데이터가 저장될 수 있습니다.
- 사용자 이름
- 이니셜
- 회사 또는 조직명
- 컴퓨터 이름
- 문서를 저장한 네트워크 서버 또는 하드 디스크 이름
- 문서 수정 기록(개정 이력)
- 문서 버전 정보
- 이전 작성자 이름
- 템플릿 정보
- 숨겨진 텍스트나 셀
- 개인화된 보기 설정
- 기타 파일 속성 및 요약 정보
- 포함된 OLE 개체의 보이지 않는 부분
- 메모(댓글)
이러한 메타데이터 대부분은 Office 프로그램만 열면 쉽게 확인할 수 있습니다. 하지만 일부 메타데이터는 문서를 저수준 바이너리 파일 편집기로 여는 등 특별한 조치를 취해야만 접근할 수 있습니다.
Office 메타데이터는 나름의 유용성이 있지만, 컴퓨팅 환경의 보안 수준을 높이거나 법률 문서에서 신원 정보를 보호해야 하는 등의 이유로, 이런 메타데이터가 저장되지 않기를 원하거나 이미 저장된 경우 삭제하고 싶을 수 있습니다.
수동으로 메타데이터를 제거하려면 도구 > 옵션의 보안 또는 사용자 정보 항목으로 이동하거나, 파일 > 속성에서 요약, 통계, 내용, 사용자 지정 탭을 열어 하나씩 확인·삭제해야 합니다. 하지만 이 방법은 상당히 번거롭고 시간이 많이 걸립니다.
Microsoft Office 문서 검사기(Document Inspector)
Office 2010 이상 버전에는 문서 검사기(Document Inspector)가 포함되어 있어, 사용자가 문서의 메타데이터를 쉽게 확인하고 제거할 수 있습니다. 덕분에 작업이 한결 수월해졌습니다. 문서 검사기를 사용하면 개인 정보나 민감한 정보, 특정 텍스트 구절, 기타 문서 내용을 손쉽게 점검할 수 있습니다. 문서 검사기를 열려면 파일 탭 > 정보 > 문제 검사 > 문서 검사 순서로 이동하면 됩니다.
메타데이터 클리너(Metadata Cleaner)
Document Metadata Cleaner는 Word, Excel, PowerPoint 문서를 분석하여 숨겨져 있거나 민감한 메타데이터 정보를 쉽고 빠르게 제거해 주는 프리웨어입니다. 한 번에 하나 또는 여러 개의 문서를 동시에 정리할 수 있어 대량의 문서를 처리할 때도 유용합니다.
Metadata Cleaner는 pointstone.com에서 다운로드할 수 있습니다.
또한 Metadata Extraction Tool이라는 도구도 있습니다. 이 도구는 지원되는 파일에서 보존(preservation) 관련 메타데이터를 자동으로 추출하여 XML과 같은 표준 형식으로 출력해 주며, 디지털 보존 업무에 활용할 수 있습니다. 다만 이 도구는 메타데이터를 추출할 뿐 삭제하지는 않습니다.
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