전 세계 기업들은 편지, 청구서, 보고서, 설문조사 등 다양한 서신을 다른 기업이나 고객에게 발송할 때 레이블(라벨)을 활용합니다. Microsoft Access에서는 라벨 마법사(Label Wizard)를 사용하면 누구나 쉽고 빠르게 우편 레이블을 제작할 수 있습니다. 이 글에서는 Microsoft Access에서 레이블을 만드는 전체 과정을 단계별로 자세히 설명해 드립니다.
Access에서 레이블 만들기
Microsoft Access에서 레이블은 라벨 크기에 맞게 페이지가 설정된 보고서(report)를 기반으로 생성됩니다. 아래 순서를 따라 진행해 보세요.
1단계: 데이터베이스 및 테이블 준비
먼저 Microsoft Access를 실행합니다.
새로운 우편 주소 테이블(Table)을 만들거나, 기존에 저장된 우편 테이블 파일을 엽니다.
데이터베이스에 여러 개의 테이블이 있다면, 레이블에 사용할 테이블을 클릭하여 선택합니다.
2단계: 라벨 마법사 실행하기
상단 메뉴의 [만들기(Create)] 탭으로 이동한 후, 보고서 그룹에서 [레이블(Labels)]을 클릭합니다.
라벨 마법사(Label Wizard) 대화 상자가 나타납니다. 여기서 레이블의 크기를 지정할 수 있으며, 제품 번호(Product Number), 크기(Dimension), 가로 개수(Number Across) 항목을 확인할 수 있습니다.
측정 단위(Unit of Measure)는 영식(English) 또는 미터법(Metric) 중에서 선택할 수 있으며, 선택에 따라 레이블 크기 목록도 함께 변경됩니다. 이 가이드에서는 미터법(Metric)을 선택했습니다.
레이블 유형(Label Type)도 지정할 수 있습니다. 낱장 공급(Sheet Feed)과 연속 공급(Continuous) 중 하나를 고르면 되는데, 일반적인 A4 라벨 용지를 사용한다면 낱장 공급(Sheet Feed)을 선택하는 것이 좋습니다.
또한 드롭다운 화살표를 클릭해 제조사별로 레이블을 필터링할 수 있습니다.
3단계: 레이블 크기 선택 및 사용자 지정
원하는 레이블 크기를 정할 때는 먼저 제조사(Manufacturer)를 선택하고, 그다음 표시된 목록에서 제품 번호, 크기, 가로 개수를 확인한 뒤 원하는 크기를 클릭합니다.
표준 규격 외의 크기가 필요하다면 [사용자 지정(Customize)] 버튼을 클릭해 직접 레이블 크기를 만들 수도 있습니다. 라벨 마법사는 표준 레이블과 사용자 지정 레이블을 모두 지원합니다.
레이블을 사용자 지정하려면 [사용자 지정] 버튼을 클릭합니다.
새 레이블 크기(New Label Size) 대화 상자가 열리면 [새로 만들기(New)]를 클릭합니다.
새 레이블(New Label) 대화 상자가 나타나면 다음 항목들을 설정할 수 있습니다.
- 레이블 이름 지정: 사용자 지정 레이블에 원하는 이름을 입력합니다.
- 측정 단위, 레이블 유형, 방향(Orientation) 변경: 방향은 가로(Landscape) 또는 세로(Portrait) 중에서 선택할 수 있습니다.
- 가로 개수(Number Across) 변경: 입력란을 클릭한 뒤 숫자를 수정하면 됩니다.
- 레이블 치수 입력(센티미터 단위): 용지 주변의 입력 상자를 클릭해 숫자를 입력하면 해당 값이 레이블의 실제 크기로 적용됩니다.
모든 설정을 마쳤으면 [확인(Ok)]을 클릭합니다.
이 가이드에서는 사용자 지정 없이 표준 레이블을 그대로 사용했습니다. 사용자 지정은 어디까지나 선택 사항이라는 점을 참고하세요.
4단계: 글꼴 설정
[다음(Next)]을 클릭하면 글꼴 설정 화면으로 넘어갑니다. 이 화면에서는 글꼴 이름(Font Name), 글꼴 크기(Font Size), 글꼴 굵기(Font Weight), 글자 색(Text Color)을 지정할 수 있습니다.
원하는 경우 확인란을 클릭해 글꼴을 기울임꼴(Italic) 또는 밑줄(Underline)로 표시할 수도 있습니다.
설정이 끝나면 [다음]을 클릭합니다.
5단계: 레이블에 표시할 필드 선택
이번 화면에서는 우편 레이블에 포함할 내용을 선택합니다. 왼쪽의 사용 가능한 필드(Available Fields) 목록에서 원하는 필드를 클릭한 뒤 화살표 버튼을 누르면, 해당 필드가 오른쪽의 프로토타입 레이블(Prototype Label) 영역으로 이동합니다.
실수로 잘못 추가한 필드가 있다면 프로토타입 레이블 상자 안을 클릭한 후 백스페이스(Backspace) 키를 눌러 삭제할 수 있습니다. 필요한 필드만 남긴 뒤 [다음]을 클릭합니다.
6단계: 정렬 기준 설정
이 화면에서는 레이블에 표시될 데이터의 정렬 순서를 지정할 수 있습니다. 필드를 선택한 뒤 화살표 버튼을 클릭해 옮기면 됩니다.
위쪽 화살표는 필드를 정렬 기준(Sort By) 목록으로 가져오는 데 사용되고, 아래쪽 화살표는 필드를 다시 사용 가능한 필드 목록으로 되돌리는 데 사용됩니다.
정렬 방식을 모두 정했다면 [다음]을 클릭합니다.
7단계: 마법사 완료 및 레이블 생성
이제 마법사의 마지막 단계입니다. 상단 입력란에서 레이블 보고서의 이름을 변경할 수 있으며, 완료 후 어떤 작업을 할지도 선택할 수 있습니다.
- 인쇄 미리 보기: 인쇄했을 때의 모습 그대로 레이블을 확인합니다.
- 레이블 디자인 수정: 디자인 보기에서 바로 편집을 시작합니다.
원하는 옵션을 선택한 후 [마침(Finish)]을 클릭합니다.
이것으로 레이블이 완성됩니다.
완성된 레이블 수정하기
생성된 레이블을 수정하고 싶다면 레이블을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 뒤 레이아웃 보기(Layout View) 또는 디자인 보기(Design View)를 선택하세요. 이후 텍스트의 색상, 글꼴 크기, 글꼴 종류 등을 자유롭게 변경할 수 있습니다.
함께 읽으면 좋은 글: Microsoft Access로 보고서(Report) 만드는 방법
이 가이드가 도움이 되었기를 바랍니다. 궁금한 점이 있다면 아래 댓글로 남겨주세요.