Microsoft Access에서는 이미 데이터가 들어 있는 기존 테이블에 새 레코드를 추가하거나, 필드와 데이터가 담긴 열의 크기를 조정할 수 있습니다. 특히 열 안의 공간이 부족해서 전체 데이터나 필드 이름이 잘 보이지 않을 때 열 크기 조정 기능이 매우 유용합니다.
Access 데이터시트에서 레코드 추가·삭제 및 열 크기 조정하기
이 글에서는 데이터베이스에 레코드를 추가하는 방법, 불필요한 레코드를 삭제하는 방법, 그리고 열 너비를 조절하는 방법을 차례대로 살펴봅니다. Microsoft Access에서 데이터베이스는 다양한 정보를 체계적으로 수집하고 정리하는 데 활용되는 핵심 도구입니다.
1] 데이터베이스에 레코드 추가하는 방법
아무 필드의 행에 데이터를 입력하면, 기본적으로 이전 레코드 바로 아래에 새 레코드 행이 자동으로 생성됩니다. 즉, 별도의 명령 없이도 데이터를 입력하는 순간 레코드가 순차적으로 추가되는 구조입니다.
Microsoft 365 버전에서는 이전 레코드를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭해 바로 가기 메뉴에서 새 레코드를 추가하거나, 홈 탭 레코드 그룹의 새로 만들기 버튼을 눌러도 레코드가 계속 늘어나지 않습니다. 대신 맨 아래에 있는 빈 새 레코드 행이 강조 표시되며, 해당 위치에 곧바로 데이터를 입력할 수 있게 됩니다.
2] 데이터시트에서 레코드 삭제하는 방법
데이터베이스 테이블에서 레코드를 삭제하는 방법은 크게 두 가지입니다.
첫 번째 방법은 데이터가 있는 레코드의 왼쪽 끝에 있는 행 선택자를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하는 것입니다.
나타난 바로 가기 메뉴에서 레코드 삭제를 클릭합니다.
확인 메시지 상자가 뜨면 예를 클릭하면 됩니다.
두 번째 방법은 삭제할 행 또는 필드를 먼저 클릭해 선택하는 것입니다.
그다음 홈 탭의 레코드 그룹에서 삭제 버튼 옆의 드롭다운 화살표를 클릭합니다.
바로 가기 메뉴에는 삭제, 레코드 삭제, 열 삭제 세 가지 옵션이 나타납니다.
원하는 항목을 선택하세요.
마찬가지로 확인 메시지 상자가 뜨면 예를 클릭합니다.
선택한 레코드가 삭제된 것을 확인할 수 있습니다.
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3] Access에서 열 크기 조정하는 방법
열 크기를 조정하려면 먼저 필드 선택자(열 제목)의 오른쪽 경계선에 마우스 포인터를 올려 놓습니다. 그러면 포인터가 양쪽 화살표 모양으로 바뀌는 것을 볼 수 있습니다.
이 상태에서 경계선을 두 번 클릭하면 열 너비가 내용에 맞게 자동 조절되고, 원하는 너비만큼 드래그하면 직접 크기를 지정할 수도 있습니다.
이제 데이터베이스의 해당 열 크기가 조정됩니다.
동일한 방법을 반복하면 데이터베이스에 있는 다른 모든 열의 크기도 손쉽게 조정할 수 있습니다.
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