Word 2007 문서를 다른 사람과 공유할 때, 문서에 포함된 기밀 정보를 삭제하거나 숨겨야 하는 경우가 있습니다. 해당 데이터를 직접 찾아 일일이 제거하는 방법도 있지만, 이는 실수가 잦고 시간도 많이 소모됩니다. Word 2007 문서에서 기밀 데이터를 자주 숨겨야 한다면 Word 2007 Redaction Tool이라는 무료 애드인을 활용해 보세요. 이 도구를 사용하면 문서 내 텍스트를 쉽고 훨씬 효율적으로 가릴 수 있습니다.
Redaction Tool의 작동 방식
가리기(레닥션) 처리된 텍스트는 원본 문서의 새 복사본에서 검은색 막대로 표시됩니다. 막대 아래의 텍스트는 세로줄(|||||) 형태로 변환되기 때문에, 문서를 공유받은 사람이 메모장 같은 텍스트 편집기로 문서를 열어 확인하더라도 가려진 내용을 어떤 방법으로도 복원할 수 없습니다.
다운로드 및 설치 요구 사항
Word 2007/2010 Redaction Tool은 아래 주소에서 다운로드할 수 있습니다.
https://redaction.codeplex.com/releases/view/32251
Word 2007 Redaction Tool 설치에는 다음 항목이 필요합니다.
- .NET Framework 3.5 Service Pack 1
- VSTO 3.0 Runtime Service Pack 1
다만 이 항목들을 따로 설치할 필요는 없습니다. 시스템에 설치되어 있지 않으면 Word 2007 Redaction Tool 설치 프로그램이 자동으로 다운로드하여 설치해 줍니다. 이 두 항목의 설치 과정에서 시스템 재시작이 요구될 수 있습니다.
애드인 설치 절차
애드인을 설치하려면 다운로드한 .exe 파일을 더블클릭합니다. .NET Framework Client Profile 사용권 계약서를 읽고 Accept(동의) 버튼을 클릭해 진행합니다.
Visual Studio Tools for Office 사용권 계약서를 읽고 Accept 버튼을 클릭합니다.
WinZip Self-Extractor가 열리며 설치가 자동으로 시작됩니다.
필요한 파일들이 다운로드됩니다.
.NET Framework와 Visual Studio Tools가 설치됩니다.
Microsoft Office Customization Installer가 나타나며 이 사용자 지정 프로그램을 설치할지 묻습니다. Install(설치)을 클릭해 계속 진행합니다.
설치가 성공적으로 완료되면 대화 상자가 표시됩니다. Close(닫기)를 클릭합니다.
참고: 이 단계에서 오류가 발생하면 다운로드한 설치 파일을 다시 실행해 보세요. 실제로 처음 설치 시 오류가 발생했지만, 설치를 다시 실행하니 정상적으로 완료되었습니다.
Redact 기능 사용법
Word 2007 Redaction Tool을 설치하면 검토(Review) 탭에 Redact 그룹이 추가됩니다.
가릴 텍스트 표시하기(Mark)
문서 속 개인 정보를 가리려면 먼저 해당 텍스트를 표시해야 합니다. 원하는 텍스트를 선택한 후 Mark 버튼을 클릭하세요.
문서 여러 곳에 있는 동일한 텍스트를 한 번에 표시하려면 Mark 버튼의 화살표를 클릭하고 드롭다운 메뉴에서 Find and Mark를 선택합니다.
Find and Mark 대화 상자가 열립니다. Find what 입력란에 찾을 텍스트를 입력합니다. 더 많은 옵션을 보려면 More 버튼을 클릭하세요.
대화 상자 하단에 Search Options(검색 옵션)가 표시되고 More 버튼은 Less 버튼으로 바뀝니다. 원하는 옵션을 선택한 후 Mark를 클릭하면 입력한 텍스트를 찾아 표시해 줍니다. 옵션을 다시 숨기려면 Less 버튼을 클릭합니다.
대화 상자에 지정한 텍스트가 몇 건 발견되어 표시되었는지 알려줍니다. 대화 상자를 닫으려면 Cancel을 클릭합니다.
표시된 텍스트는 문서에서 회색으로 강조 표시됩니다.
표시 해제하기(Unmark)
표시한 텍스트 중 가리고 싶지 않은 부분이 있다면, 해당 텍스트를 다시 선택한 후 Unmark 버튼의 드롭다운 메뉴에서 Unmark를 선택하면 그 텍스트는 블랙아웃되지 않습니다.
Next와 Previous 버튼을 사용하면 문서 내 표시 항목 사이를 이동하면서 최종 점검을 할 수 있습니다.
문서 블랙아웃 실행하기(Redact Document)
가리고자 하는 모든 텍스트를 표시했다면, Mark 드롭다운 메뉴에서 Redact Document를 선택해 표시된 텍스트를 검은 막대로 덮습니다.
그러면 표시된 텍스트가 검은 막대로 대체된 새 문서가 생성됩니다. 처리가 완료되면 배포 전에 Document Inspector를 실행해 문서 내 숨겨진 메타데이터를 확인·제거하라는 대화 상자가 나타납니다. 검사를 실행하려면 Inspect를, 건너뛰려면 Close를 클릭합니다.
숨겨진 메타데이터 제거하기
Document Inspector 대화 상자가 표시됩니다. 메타데이터 유형별로 항목이 나열되며 각 항목마다 확인란이 있습니다. 검사할 항목의 확인란을 선택하고 Inspect 버튼을 클릭해 검사를 시작합니다. 검사 없이 닫으려면 Close를 클릭합니다.
검사 결과가 Document Inspector 대화 상자에 표시됩니다. 메타데이터가 발견되면 해당 항목 왼쪽에 느낌표가 표시됩니다. 문서에서 메타데이터를 제거하려면 항목 오른쪽의 Remove All 버튼을 클릭합니다.
참고: Document Inspector는 대화 상자 하단에 일부 변경 사항은 되돌릴 수 없다고 안내합니다. Remove All 버튼을 클릭하기 전에 메타데이터를 제거해도 되는지 반드시 확인하세요.
Document Inspector 대화 상자가 변경 내역을 알려주면 Close를 클릭합니다.
새 문서에는 표시했던 모든 개인 정보 위에 검은 막대가 삽입되어 있습니다.
저장 시 주의사항
새 문서의 검은 막대는 제거할 수 없다는 점을 기억하세요. 반드시 원본과 다른 이름으로 파일을 저장하고, 공유할 때는 원본이 아닌 새 문서를 전달해야 합니다. 필요하다면 원본 문서로 돌아가 Unmark 버튼 메뉴에서 Remove All Marks를 선택해 표시를 모두 지울 수 있습니다.
비밀번호로 수정 방지 설정하기
레닥션 처리한 문서를 더욱 안전하게 보호하려면 새 문서로 저장할 때 수정 방지를 설정할 수 있습니다. 이렇게 하면 내용을 변경할 수 없는 문서를 배포할 수 있습니다.
Office 메뉴에서 Save As | Word Document(다른 이름으로 저장)를 선택합니다.
Save As 대화 상자의 File name 입력란에 레닥션 처리된 문서의 새 이름을 입력합니다. 하단의 Tools 버튼을 클릭하고 드롭다운 메뉴에서 General Options를 선택합니다.
General Options 대화 상자의 Password to modify 입력란에 비밀번호를 입력하고, 원한다면 Read-only recommended를 선택합니다. OK를 클릭합니다.
Confirm Password 대화 상자가 표시되면 비밀번호를 다시 입력하고 OK를 클릭합니다.
Save As 대화 상자로 돌아오면 Save 버튼을 클릭해 레닥션 처리되고 보안이 적용된 새 문서를 저장합니다.
마무리
Word 2007 Redaction Tool과 수정 방지 기능을 함께 사용하면 문서를 배포해야 하는 상황에서도 기밀 정보를 안전하게 보호할 수 있습니다. Redaction Tool은 Word 2010에서도 동일하게 잘 작동하니, 문서 공유 전 기밀 정보 관리에 적극 활용해 보시기 바랍니다.