이미 작성해 둔 MS 워드나 MS 엑셀 파일을 PDF로 변환하는 일이 어렵게 느껴지는 분들이 많습니다. 그래서 온라인 변환 사이트를 찾아 헤매는 경우도 흔한데요. 사실 별도의 웹사이트를 이용할 필요가 없습니다. 워드와 엑셀 모두 프로그램 안에서 바로 'PDF로 저장'하는 기능을 제공하기 때문입니다.
저도 대학 시절 과제를 PDF로 제출해야 하는 일이 잦았는데, 이 기능 덕분에 매번 편하게 처리할 수 있었습니다. 지금부터 그 방법을 하나씩 살펴보겠습니다.
MS 워드 문서를 PDF로 변환하는 방법
먼저 PDF로 만들고 싶은 문서를 엽니다. 아래 예시는 MS 워드에서 작성 중인 문서입니다.
이 문서는 아직 저장되지 않은 상태입니다. 화면 왼쪽 상단 모서리에 있는 '파일(File)' 메뉴를 클릭하고, 이어서 '다른 이름으로 저장(Save As)'을 선택합니다. 그러면 아래와 같이 저장 옵션 화면이 나타납니다.
문서 이름을 원하는 대로 정하거나 기본값(Doc 1)으로 둔 뒤, 그 아래에 있는 'Word Document'라고 표시된 파일 형식 항목을 클릭합니다.
그러면 문서를 저장할 수 있는 다양한 형식 목록이 펼쳐집니다. 이 목록 중간에서 'PDF' 옵션을 찾을 수 있습니다.
PDF를 선택한 후 저장(Save) 버튼을 누르면 해당 파일이 PDF 형식으로 저장됩니다.
이제 폴더에서 해당 파일을 확인해 보면, 'flower'라는 문서 앞의 '형식(Type)' 항목에 PDF 파일로 표시되어 있는 것을 볼 수 있습니다.
참고로 제 노트북에는 Adobe 프로그램이 설치되어 있지 않아서 파일 아이콘이 인터넷 익스플로러 로고로 표시됩니다. 시스템에 PDF 관련 프로그램 설치 여부에 따라 아이콘 모양은 사람마다 다를 수 있습니다. Adobe Acrobat Reader가 없어도 파일을 여는 데는 문제가 없지만, PDF 문서를 자주 다룬다면 설치해 두는 것을 권장합니다.
변환된 파일을 열면 아래와 같이 정상적으로 표시됩니다.
MS 엑셀 파일을 PDF로 변환하는 방법
엑셀도 워드와 거의 동일한 단계를 따릅니다.
먼저 작업 내용을 작성한 뒤, 원본이 지워지지 않도록 일반 엑셀 통합 문서(.xlsx) 형식으로 한 번 저장해 둡니다.
그다음 PDF 파일로 만들 준비가 되면 파일(File) → 다른 이름으로 저장(Save As)을 차례로 클릭합니다.
원본 파일과 혼동하지 않도록 파일 이름을 바꾸거나, 이름 끝에 숫자를 붙여 구분해 주는 것이 좋습니다.
이제 '파일 형식(Save as Type)'에서 PDF를 선택하고 저장 버튼을 클릭합니다.
그러면 작업 내용이 PDF 파일로 저장됩니다. 저장해 둔 위치(문서 폴더 등)에서 파일을 찾을 수 있습니다.
PDF 파일을 열면 아래와 같이 표시됩니다.
구버전 사용자를 위한 대안: 무료 온라인 변환 사이트 활용하기
일부 버전, 특히 오래된 버전의 경우 '파일 형식' 목록에 PDF 옵션이 없을 수 있습니다. 이런 경우에는 두 가지 방법 중 하나를 선택하면 됩니다. 첫 번째는 소프트웨어와 프로그램을 최신 버전으로 업데이트하는 것이고, 두 번째는 업데이트가 부담스럽다면 온라인 변환 사이트를 이용하는 것입니다.
사용 중인 검색 엔진에서 'Word to PDF converter', 'Excel to PDF converter' 또는 간단히 'word to PDF' 등으로 검색해 보세요. 필자는 Google을 사용하는데, 검색 결과에 PDF 변환 관련 옵션이 다양하게 나타납니다.
모든 사이트가 무료 변환 서비스를 제공하는 것은 아니므로, 몇 개의 사이트를 비교해 보면서 완전히 무료로 이용할 수 있는 곳을 찾아보는 것이 좋습니다.
파일(예: 워드 문서)을 업로드하면 사이트가 자동으로 PDF로 변환해 주고, 다운로드할 수 있도록 해줍니다.
변환이 완료되어 다운로드가 가능해지면 알려주기도 합니다.
다운로드 버튼을 클릭하면 PDF 파일을 받을 수 있습니다. Dropbox나 Google Drive로 바로 전송하는 기능을 제공하는 사이트도 있습니다. 물론 사이트마다 제공하는 서비스가 조금씩 다르니 참고하세요.
마무리
온라인 사이트에서 시간을 낭비하기보다는, MS 워드나 MS 엑셀을 최신 버전으로 업데이트해 두면 프로그램 안에서 몇 번의 클릭만으로 손쉽게 PDF를 만들 수 있습니다. 자주 PDF 변환이 필요하다면 프로그램 자체 기능을 활용하는 것이 가장 빠르고 안전한 방법입니다.