이메일은 가장 편리한 소통 수단으로, 문서와 각종 자료를 공유하는 데 널리 활용됩니다. 하지만 다양한 장애를 가진 사람들, 즉 우리의 동료, 가족 또는 가장 가까운 사람들일 수도 있는 이들이 이메일 서비스를 제대로 이용하지 못하고 접근에 어려움을 겪는 경우가 많습니다.
마이크로소프트(Microsoft)의 Outlook에는 접근성 검사기(Accessibility Checker)가 내장되어 있어, 장애가 있는 사용자도 불편함 없이 이메일을 온전히 이용할 수 있도록 도와주며 이러한 어려움을 사전에 예방해 줍니다.
Outlook에서 접근성 검사기 실행하는 방법
Outlook 이메일용 접근성 검사기는 장애가 있는 분들이 이메일을 원활하게 열람할 수 있도록 이메일이 올바르게 작성되었는지 확인해 줍니다. 이미지의 대체 텍스트(alt text) 누락, 읽기 어려운 복잡한 표 구조, 제목 스타일의 불일치 등 다양한 문제를 스캔하여, 장애가 있는 사용자에게 불편을 줄 수 있는 요소들을 사전에 제거하도록 돕습니다.
다음은 Outlook에서 이메일의 접근성 문제를 확인하는 방법입니다.
1단계: 먼저 이메일을 작성합니다. 아직 보내지 않도록 주의하세요.
2단계: 이메일 작성 창 하단에 있는 점 세 개(추가 옵션) 메뉴를 클릭합니다.
3단계: 새로 나타난 메뉴에서 접근성 문제 검사(Check for Accessibility Issues)를 클릭합니다.
4단계: 이메일에 대한 접근성 문제 검사가 자동으로 진행됩니다.
5단계: 화면 오른쪽에 나타나는 패널에서 검사 결과를 확인합니다.
6단계: 접근성 검사기가 이메일 콘텐츠에서 발견된 접근성 문제 목록을 표시합니다.
7단계: 문제 해결(Fix This)을 클릭하여 해당 문제를 해결합니다.
8단계: 이메일 콘텐츠에서 접근성 문제가 수정된 것을 확인할 수 있습니다. 변경 사항을 꼼꼼히 검토하세요.
9단계: 완벽하게 확인하려면 다시 검사를 진행합니다.
이렇게 하면 Outlook에서 이메일의 접근성 문제를 손쉽게 해결할 수 있습니다. 이 기능은 소비자 포용성에 초점을 맞추고, 어떤 상황이나 문제도 소홀히 하지 않고 모든 사용자를 지원하겠다는 소비자 중심 기업으로서의 책임을 다하려는 마이크로소프트의 훌륭한 시도라 할 수 있습니다.
Outlook에서 접근성 이메일 요청 설정하는 방법
발신자에게 미리 접근성 검사를 거친 이메일을 보내달라고 요청할 수도 있습니다. 이렇게 설정해 두면 발신자는 이메일을 보내기 전에 접근성 문제를 확인해야 한다는 사실을 미리 인지하게 되어, 개별적으로 매번 요청하는 번거로움 없이 장애가 있는 사용자에게 편의를 제공할 수 있습니다.
이 설정은 웹 브라우저에서 Outlook 계정에 로그인한 후 바로 활성화할 수 있습니다. Outlook에서 접근성 이메일 요청을 활성화하는 단계는 다음과 같습니다.
1단계: 웹 브라우저에서 Outlook 계정을 엽니다.
2단계: 오른쪽 상단의 설정(Settings) 버튼을 클릭합니다.
3단계: 드롭다운 메뉴에서 모든 Outlook 설정 보기(View All Outlook Settings)를 클릭합니다.
4단계: 왼쪽 패널에서 일반(General) 설정을 선택합니다.
5단계: 새로 열린 패널에서 접근성(Accessibility) 설정을 선택합니다.
6단계: 화면에 나타나는 접근성 콘텐츠(Accessibility Content) 섹션에서 '발신자에게 접근 가능한 콘텐츠 보내기 요청(Ask Senders to Send Content That's Accessible)'이라는 체크박스를 찾습니다.
7단계: 체크박스를 선택하고 파란색 체크 표시가 나타나는지 확인합니다.
8단계: 페이지 오른쪽 하단의 저장(Save) 버튼을 찾아 클릭합니다.
이것으로 설정이 완료되었습니다! 이제 발신자는 보내기 버튼을 누르기 전에 Outlook 접근성 검사기를 통과한 이메일을 보내야 한다는 것을 자연스럽게 인지하게 됩니다.
Outlook의 접근성 검사기는 더 읽기 쉬운 이메일을 작성하고 시각적으로 매력적인 콘텐츠를 구성하는 데에도 큰 도움이 됩니다. 특히 공석에 지원하며 잠재적 고용주에게 자기소개서나 이력서를 보낼 때, 또는 보고서 전체 혹은 일부를 이메일로 작성할 때 유용합니다. 접근성 검사기를 활용하면 Outlook에서 더욱 전문적이고 완성도 높은 이메일을 작성할 수 있습니다. 따라서 보내기 버튼을 누르기 전에 위에서 안내한 단계를 통해 반드시 이메일 점검을 받아보세요.