업무나 학습 목적으로 Microsoft Teams를 사용하다 보면 하루 종일 피로감이 쌓이기 쉽습니다. 알림이 너무 자주 울리거나, 회의 중에 집중하기 어려운 경험을 해보셨을 텐데요. 다행히 Teams에는 이런 방해 요소를 차단하고 생산성을 유지할 수 있도록 도와주는 기능이 기본적으로 내장되어 있습니다. 오늘은 이러한 기능들을 활용해 업무 피로를 줄이는 실전 팁 4가지를 소개해 드립니다.
팁 1: 알림이 필요 없는 대화와 스레드 음소거하기
첫 번째 팁은 많은 분들이 반가워할 만한 기능으로, 바로 대화나 스레드를 음소거하는 것입니다. Teams는 기본적으로 내가 메시지를 남긴 모든 스레드에 대해 알림을 보내기 때문에, 더 이상 관심이 없는 스레드에서 알림이 쏟아져 불편함을 느낄 수 있습니다.
특정 스레드의 알림을 끄려면 해당 스레드 위에 마우스를 올린 뒤 나타나는 점 세 개(...) 더 보기 버튼을 클릭하고 알림 끄기를 선택하면 됩니다. 이렇게 설정하면 누군가 직접 @멘션을 하거나 내 메시지에 반응을 남길 때만 알림을 받게 됩니다.
또한 Teams는 현재 채팅 삭제 기능을 제공하지 않기 때문에, 참여하고 싶지 않은 대화나 개인 메시지도 음소거 처리하는 것이 좋습니다. 방법은 간단합니다. 해당 채팅 위에 마우스를 올리고 점 세 개(...) 버튼을 클릭한 후 음소거를 선택하면 끝입니다.
팁 2: 상태(Status) 변경 활용하기
대화나 스레드를 음소거하는 것 외에 더 간단한 방법은 바로 상태를 변경하는 것입니다. Teams에서 상태를 변경하면 선택한 상태에 따라 알림 수신 여부가 달라집니다. 프로필 사진을 클릭한 후 메뉴에서 원하는 상태를 고르면 됩니다.
사용 가능 상태에서는 모든 알림을 받게 됩니다. 어떤 방해도 받고 싶지 않다면 다른 용무 중을 선택하는 것이 좋으며, 이 상태에서는 모든 알림 팝업이 차단됩니다. 방해 금지는 집중해서 작업하거나 화면을 발표할 때 알림이 뜨지 않도록 할 때 유용합니다. 자리 비움으로 표시는 즉시 답장 없이 작업에 몰두해야 할 때 적합합니다. 마지막으로 오프라인으로 표시는 Teams에 로그인하지 않은 것처럼 보여야 할 때 사용하며, 다시 온라인이 될 때까지 응답하지 않게 되지만 누군가 메시지를 보내면 알림은 계속 받을 수 있습니다.
팁 3: 알림 설정 완벽하게 관리하기
Teams에서 집중력을 유지하고 싶다면 알림 설정을 직접 세밀하게 조정하는 것이 좋은 방법입니다. 프로필 사진을 클릭한 후 설정으로 들어가고, 사이드바에서 알림을 선택하세요.
알림 설정에서는 다양한 옵션을 조절할 수 있습니다. Teams에서 오는 이메일이 부담스럽다면 놓친 활동 이메일 알림을 끌 수 있고, 알림이 너무 잦다면 메시지 미리 보기나 알림 소리도 비활성화할 수 있습니다.
또한 팀과 채널별로 맞춤 알림 설정을 지정할 수도 있습니다. 과도한 알림을 피하고 싶다면 피드에만 표시로 설정하는 것이 가장 좋으며, 모든 새 게시물 알림을 아예 끄는 것도 가능합니다. 선택할 수 있는 옵션이 매우 다양하니, 자세한 내용은 관련 가이드를 참고해 보시길 권합니다.
팁 4: 회의 녹화와 노트 작성으로 걱정 덜기
마지막 팁은 두 가지로 나눌 수 있는데, 바로 회의 녹화와 노트 작성입니다. 회의에서 가장 큰 스트레스는 중요한 내용을 놓칠까 하는 걱정인데, 그래서 많은 사람들이 필기를 하곤 합니다. 그런데 Teams 안에서 바로 회의를 녹화하고 노트를 작성할 수 있다는 사실을 알고 계셨나요?
동료들의 동의를 얻은 후, 화면 상단에 마우스를 올리고 점 세 개(...) 버튼을 클릭한 다음 녹화 시작을 선택하면 회의를 녹화할 수 있습니다. 녹화된 회의는 Microsoft Stream에 저장되어 나중에 언제든 다시 볼 수 있습니다. 물론 회의 내용이 비공개일 수 있으므로 녹화 전에 미리 허락을 구하는 것이 예의입니다.
회의 녹화 외에도 Teams에서 바로 회의 노트를 작성할 수 있습니다. 점 세 개(...) 버튼을 클릭하고 회의 노트를 선택하면 OneNote가 열리며, 여기서 작성한 노트는 해당 회의 채팅에서 언제든 다시 확인할 수 있습니다.
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오늘 소개한 내용은 Microsoft Teams 시리즈의 일부입니다. Teams의 Lists 활용법, 채팅 기능을 100% 활용하는 방법, 여러 디바이스에서 회의에 참여하는 방법 등 다양한 주제를 다룬 가이드도 함께 확인해 보세요. Microsoft Teams에 관한 모든 것을 알려드립니다!