요즘 Microsoft Teams 회의에 보내는 시간이 그 어느 때보다 길어졌습니다. 하지만 Teams를 사용할수록 다양한 기능을 제대로 활용해 끊김 없는 회의 경험을 만드는 것이 더욱 중요해집니다. 이번 글에서는 Microsoft Teams 회의를 전문가 수준으로 끌어올려 줄 핵심 기능과 모범 사례 5가지를 소개합니다.
모범 사례 1: 배경 흐리기 또는 배경 이미지 활용
가장 널리 알려진 기능이자 현재 상황에서 가장 유용한 것이 바로 배경을 흐리게 처리하거나 배경 이미지를 적용하는 기능입니다.
이 기능을 사용하면 장소에 구애받지 않고 어디서든 회의에 참여할 수 있으며, 주변에서 벌어지는 상황까지 자연스럽게 가릴 수 있습니다. Teams는 인공지능(AI)을 활용해 사용자의 얼굴만 강조하고 나머지 배경은 숨겨주기 때문입니다. 다만 AI 기반으로 작동하다 보니 사람 외의 피사체는 완벽하게 인식되지 않을 수 있습니다. 반려동물이 뒤에 함께 있다면 결과물을 한 번쯤 확인해 보는 것이 좋습니다.
배경 설정은 회의 시작 전 또는 진행 중 두 가지 방법으로 지정할 수 있습니다.
회의 전이라면 참가 화면에서 영상 피드 아래 PC 마이크 및 스피커(PC Mic and Speakers) 왼쪽의 사각형 버튼을 클릭하세요. 그러면 배경 설정(Background Settings) 옵션이 나타납니다. 첫 번째 항목인 흐림(Blur)을 선택하거나, 목록에서 원하는 배경 이미지를 고르면 미리보기에 즉시 반영됩니다. 설정이 끝나면 X 버튼으로 창을 닫으면 됩니다.
회의 중에는 회의 창 상단의 점 세 개(...) 메뉴를 클릭하고 배경 효과 적용(Apply Background Effects)을 선택하세요. 이후 목록에서 원하는 옵션을 골라 적용(Apply) 버튼을 누르면 완료됩니다.
모범 사례 2: 헤드셋으로 더 나은 음성 환경 만들기
다음은 동료들에게도 감사받을 만한 팁입니다. 바로 헤드셋 사용입니다. 헤드셋을 활용하면 Teams 통화 품질이 크게 향상되며, 내 말이 잘 들리지 않거나 상대방 목소리가 안 들리는 상황을 예방할 수 있습니다.
헤드셋을 Teams와 함께 사용하려면 먼저 Bluetooth 또는 유선 잭으로 장치에 연결하세요. 연결 후에는 Teams가 헤드셋을 올바르게 인식하도록 설정을 점검해야 합니다. 이 역시 회의 전 참가 화면에서 또는 회의 중 메뉴에서 설정할 수 있습니다.
회의 전에는 영상 피드 아래 PC 마이크 및 스피커 버튼을 클릭하세요. 그러면 장치 설정(Device Settings) 창이 열립니다. 스피커(Speaker)와 마이크(Microphone) 섹션에서 각각 드롭다운 화살표를 누르고 목록에서 자신의 헤드셋을 선택한 뒤, X 버튼으로 창을 닫으세요.
회의 중에는 상단의 점 세 개(...) 메뉴를 클릭하고 장치 설정을 선택하면 위와 동일한 방식으로 변경할 수 있습니다. 설정 후에는 X 버튼으로 창을 닫으면 됩니다.
참고로 테스트 호출(Make a test call) 기능을 활용하면 회의에 들어가기 전에 마이크와 스피커가 정상적으로 작동하는지 미리 확인할 수 있으니 꼭 사용해 보세요.
모범 사례 3: 일정 도우미로 회의 미리 계획하기
회의에서 가장 불편한 일 중 하나는 마지막 순간에 갑작스럽게 회의에 불려 가는 것입니다. 그래서 모범 사례로 추천하는 것이 Microsoft Teams의 일정 도우미(Scheduling Assistant)를 활용한 회의 일정 관리입니다.
먼저 Teams 사이드바에서 일정(Calendar) 아이콘을 클릭한 뒤, 상단의 일정 도우미 탭을 여세요. 이 탭에서는 동료들의 일정 가능 여부를 기반으로 회의를 잡을 수 있으며, 장소와 참석자 등 다양한 정보를 추가할 수 있습니다. 참석자를 추가하면 각 동료가 '가능', '불가', '확인 불가' 상태로 표시되는데, 이 정보는 동료의 Outlook 일정에서 자동으로 가져온 것입니다. 이미 예약된 회의는 보라색으로 표시된 일정 보기에서 확인할 수 있으며, 날짜와 시간을 스크롤하며 모두에게 맞는 시간대를 찾을 수 있습니다.
이와 관련해 유용한 기능이 바로 회의 안건 공유입니다. 새 회의를 만들 때 작성란에 안건을 입력하면 초대 이메일에 함께 포함되어, 참석자 모두가 같은 정보를 공유한 상태로 회의에 임할 수 있습니다.
모범 사례 4: 회의 노트로 중요 내용 기록하기
중요한 회의 중에 메모를 남길 필요가 생기면 어떻게 해야 할까요? Word 같은 별도 프로그램을 켜야 한다고 생각하기 쉽지만, 사실 Teams에는 자체적인 회의 노트(Meeting Notes) 기능이 내장되어 있습니다.
이 기능이 좋은 이유는 노트가 회의 자체의 일부로 저장되어 어디서든 확인할 수 있고, 나중을 위해 보관하거나 동료들과 손쉽게 공유할 수 있다는 점입니다.
기능을 사용하려면 평소처럼 회의에 참여한 뒤, 점 세 개(...) 추가 작업 버튼을 클릭하고 회의 노트(Meeting Notes)를 선택하세요. 그러면 회의 노트 창이 열리고 노트 작성(Take notes)을 클릭하면 됩니다. 이후 굵게, 기울임꼴, 형광펜 등 Word에서 익숙한 서식 도구 모음을 자유롭게 사용할 수 있으며, (+) 버튼으로 새 섹션을 만드는 것도 가능합니다.
회의가 끝난 후에는 채팅에서 노트를 확인할 수 있습니다. 전체 화면에서 노트 보기(Show notes in full screen) 옵션을 클릭하면 작성한 내용을 편하게 볼 수 있습니다.
모범 사례 5: 회의 녹화하기 (물론 동의를 받은 후에!)
마지막 모범 사례는 Teams에서 회의를 녹화하는 것입니다. 메모를 놓쳐서 동료들에게 같은 내용을 몇 번씩 되묻는 상황, 한 번쯤 겪어보셨을 겁니다. 회의 참석자 모두의 동의를 받았다면 진행 중인 회의를 실시간으로 녹화해 나중에 참고할 수 있는 기록을 확보할 수 있습니다.
녹화를 시작하려면 화면 상단의 점 세 개(...) 메뉴를 클릭한 뒤 녹화 시작(Start Recording) 버튼을 누르세요. 그러면 회의가 녹화되고 있음을 알리는 안내 메시지가 표시되는데, 이는 동료들의 보안을 위한 알림이므로 그대로 진행하면 됩니다. 회의가 끝나 녹화를 종료할 때는 같은 메뉴에서 녹화 중지(Stop Recording)를 선택하세요.
녹화가 완료되면 Microsoft Stream에서 영상을 확인할 수 있다는 이메일을 받게 됩니다. 이메일의 링크를 클릭해 영상에 접속하거나 파일을 다운로드해 오프라인에서도 시청할 수 있습니다.
더 많은 Teams 활용 팁 확인하기
이번 글에서는 Teams 회의의 모범 사례를 중심으로 살펴봤지만, Microsoft Teams에는 알아둘 만한 기능이 훨씬 더 많습니다. 최근 몇 달간 우리는 Teams를 더 깊이 파고들며 여러 인스턴스 실행 방법, 봇(Bot) 활용법, 알림 관리 등 다양한 주제를 다뤄왔습니다. 뉴스 허브에서 더 많은 콘텐츠를 확인하고, 여러분만의 Teams 팁이 있다면 댓글로 공유해 주세요.