중소기업을 운영하다 보면 고객 정보를 체계적으로 관리할 필요가 생기기 마련입니다. 보통은 Streak CRM이나 Monday.com 같은 유료 고객 관리(CRM) 솔루션을 구독하는 경우가 많죠. 이런 서비스들은 사용자 친화적이고 깔끔한 그래픽 인터페이스를 갖춰 분명 훌륭한 선택입니다. 하지만 Microsoft Access만으로도 직접 데이터베이스를 만들 수 있다는 사실, 알고 계셨나요? 이번 Microsoft 365 가이드에서 그 방법을 자세히 소개해 드립니다.
왜 Access로 데이터베이스를 만들어야 할까?
본격적으로 시작하기 전에, 굳이 Access로 고객 서비스 데이터베이스를 만들어야 하는 이유부터 짚어보겠습니다. 답은 아주 간단합니다. 몇 번의 클릭만으로 완성도 높은 데이터베이스를 만들 수 있고, 모든 양식이 이미 사전에 준비되어 있기 때문입니다.
단순한 업무 방식을 선호하는 소규모 기업이라면 과제 배정, 우선순위, 진행 상태, 고객 정보, 해결 내역까지 모두 이 데이터베이스 하나로 관리할 수 있습니다. 물론 요구 사항이 복잡하다면 Access가 최선의 선택은 아닐 수 있지만, 기본적인 수준의 필요라면 충분히 잘 작동합니다. 게다가 Microsoft 365 구독에 이미 포함되어 있어 추가 비용도 들지 않습니다.
고객 서비스 데이터베이스 생성하기
먼저 Access를 실행한 뒤 새로 만들기(New)를 클릭하세요. 다양한 템플릿이 화면에 나타나는데, 그중에서 'Customer Service'(고객 서비스) 템플릿을 찾아야 합니다. 목록을 아래로 스크롤해 해당 템플릿을 찾은 후 클릭하면 Access가 자동으로 데이터베이스를 생성해 줍니다.
데이터베이스가 생성되면 화면 상단의 콘텐츠 사용(Enable Content) 버튼을 클릭하세요. 이제 케이스와 고객 데이터를 입력할 준비가 되었습니다. New Case(새 케이스) 버튼을 누르면 새로운 케이스를 추가할 수 있고, 열리는 양식에 케이스 제목, 담당자, 고객, 우선순위, 카테고리, 상태 등을 기록하면 됩니다. 양식을 작성하는 도중 고객 정보와 직원 정보를 함께 입력하라는 팝업이 뜨는데, 미리 채워두면 이후 관리가 한결 수월해집니다.
단순히 고객 목록이나 직원 명부만 관리고 싶다면 Customer List(고객 목록) 또는 Employee List(직원 목록) 버튼을 클릭하세요. 해당 목록이 새 탭으로 열려 바로 확인하고 편집할 수 있습니다.
보고서 센터(Report Center) 활용하기
데이터가 점점 쌓이다 보면 특정 조건으로 필터링하거나 보고서를 생성해야 할 때가 옵니다. 이것도 매우 쉽게 처리할 수 있습니다. 카테고리, 담당자, 상태별 필터 버튼이 마련되어 있어 원하는 조건의 데이터만 골라볼 수 있습니다.
또한 Open Charts(차트 열기) 기능을 사용하면 '담당자별 미처리 케이스'나 '기한 초과 케이스' 같은 실무에 유용한 보고서를 손쉽게 만들어낼 수 있습니다. 이를 통해 팀의 업무 현황을 한눈에 파악하고 우선적으로 처리해야 할 일을 빠르게 식별할 수 있습니다.
Access에는 더 많은 가능성이 있습니다!
지금까지 Access의 고객 서비스 데이터베이스를 간단히 살펴봤지만, 활용 범위는 이것뿐이 아닙니다. 통화 기록 추적기(Call Tracker), 버그 추적기(Bug Tracker), 재고 관리 추적기(Inventory Tracker), 일정 관리자(Event Manager) 등 다양한 데이터베이스를 직접 만들 수 있습니다. Access에는 탐색해볼 만한 템플릿이 정말 많으니 지금 바로 사용해 보시고, 여러분의 활용 경험을 댓글로 공유해 주세요!