소규모 비즈니스를 운영하다 보면 전담 IT 인력이 부족해 Microsoft 365에 흩어져 있는 회사 데이터와 정보가 안전하게 보호되고 있는지 수시로 확인하기 어려운 경우가 많습니다. 다행히 Microsoft는 별도 추가 비용 없이 구독에 포함된 새로운 미리보기 기능인 준수 점수(Compliance Score)를 통해 이런 고민을 덜어줍니다.
준수 점수를 활용하면 복잡한 규정 준수 표준을 간소화된 방식으로 관리할 수 있습니다. 다른 기업들은 IT 부서에 맡겨 처리하는 업계 규정 및 표준 준수를 위한 보안 조치 권장 사항까지 제공받을 수 있습니다. 지금부터 그 사용 방법을 하나씩 살펴보겠습니다.
먼저 알아야 할 핵심 용어
준수 점수를 본격적으로 살펴보기 전에 몇 가지 기본 용어를 이해해야 합니다. 먼저 컨트롤(Control)은 요구 사항, 규정, 표준 또는 정책을 의미합니다. 작업(Action)은 컨트롤을 실제로 구현하는 데 도움이 되는 활동입니다. 마지막으로 평가(Assessment)는 특정 규정, 표준 또는 정책에 속한 컨트롤들의 묶음을 뜻합니다.
또한 준수 점수를 준수 관리자(Compliance Manager)나 준수 센터(Compliance Center)와 혼동해서는 안 됩니다. 세 기능은 동일한 백엔드를 공유하지만, 준수 점수는 준수 관리자의 간소화 버전으로 조직의 현재 준수 상황을 더욱 포괄적으로 보여주고 개선 방향까지 함께 제시합니다.
Microsoft는 가장 일반적인 규정과 표준을 기반으로 초기 숫자 점수를 제공합니다. Microsoft의 설명에 따르면 이 위험 기반 점수는 "데이터 보호 및 규제 표준 관련 위험을 줄이는 작업의 완수 진행 상황을 측정"합니다.
회사와 관련된 평가를 생성하고 수행함으로써 점수를 높일 수 있습니다. 제공되는 평가를 선택하거나 수정할 수도 있고, 직접 새로 만들어 우리 회사에 중요한 항목에 집중하는 것도 가능합니다. 다만 점수가 높다고 해서 반드시 완벽하게 준수하는 것은 아니라는 점에 유의하세요. Microsoft에 따르면 이 점수는 "특정 표준이나 규정에 대한 조직의 준수 여부를 절대적으로 나타내지 않습니다."
마지막으로, 준수 상태를 개선하기 위한 빠른 작업들을 확인할 수 있다는 점도 기억하세요. 올바른 솔루션에 대한 단계별 지침이 자세히 안내되며, 이를 완료하면 점수가 향상됩니다.
홈 대시보드 활용법
Microsoft 365 앱 시작 관리자에서 규정 준수를 클릭하면 Microsoft 365 준수 센터로 이동합니다. 이 화면에서는 여러 섹션을 확인할 수 있으며, 첫 번째 섹션에는 준수 점수가 표시됩니다. 점수는 정보 보호, 액세스 제어, 디바이스 관리 등 다양한 작업 영역으로 나뉘어 제공됩니다.
이곳에서 아래에서 설명할 각 섹션으로 이동할 수 있습니다. 클라우드 앱 준수 현황이나 파일을 공유 중인 사용자 목록도 함께 확인할 수 있습니다. 또한 보안 경고, 보안을 위협할 수 있는 공유 파일 목록, 고위험 앱 섹션도 제공됩니다. 각 섹션을 클릭하면 자세한 내용과 조직 내 데이터 이동 현황을 파악할 수 있습니다.
준수 점수 확인 방법
준수 점수를 더 자세히 살펴보려면 사이드바에서 준수 점수를 클릭하세요. 전체 점수가 표시되며, 화면을 위아래로 스크롤하면 점수 산정에 반영된 데이터와 실행 가능한 주요 개선 작업을 확인할 수 있습니다.
상단에는 여러 탭이 마련되어 있으며, 그중 하나가 개선 제안 탭입니다. 이 탭을 클릭하면 점수를 높이기 위해 특정 작업을 수행하는 방법을 단계별로 안내받을 수 있습니다.
또 다른 탭에는 솔루션과 평가 항목이 있습니다. 특정 솔루션이 점수에 어떻게 기여하는지 보여주며, 평가를 클릭하면 규정 준수, 보안, 개인정보 보호, 데이터 보호 표준·규정·법률 등 특정 유형에서 요구하는 데이터 보호 컨트롤을 구현하는 데 도움을 받을 수 있습니다.
데이터 분류 확인 방법
준수 센터의 세 번째 섹션은 데이터 분류입니다. 여기에서 민감한 데이터를 보호하고 거버넌스하는 데 활용할 분류자(Classifier)를 만들 수 있습니다. 이후 어떤 데이터에 레이블이 지정되었는지 살펴보면서 분류 전략을 세부적으로 조정할 수 있습니다.
개요 페이지에서는 스냅샷 형태의 요약 정보를 제공합니다. Microsoft 365 앱 전반에서 민감한 정보와 레이블이 어디에 사용되고 있는지 한눈에 파악할 수 있고, 조사를 위한 링크도 함께 제공됩니다. 콘텐츠 탐색기를 사용하면 민감한 정보 유형이나 레이블별로 필터링하여 조직 내 분류된 항목 수를 자세히 확인할 수 있습니다. 마지막으로 위치별 분류 활동과 추세를 상세하게 모니터링하고 검토할 수도 있습니다.
정책 관리 방법
정책 섹션에서는 준수 점수 향상에 도움이 되는 다양한 정책을 Microsoft 365에서 설정할 수 있습니다. 정책은 데이터, 액세스, 보안 등 유형별로 나열됩니다. 일반적으로 이러한 정책은 숙련된 사용자나 IT 관리자를 대상으로 하지만, 항목을 클릭하면 기본 개념과 준수 점수를 높이기 위해 정책을 변경하는 방법에 대한 설명을 확인할 수 있습니다. 대부분의 경우 해당 정책에 대한 Microsoft 공식 문서로 연결되는 링크도 함께 제공됩니다.
권한 관리 방법
다음은 권한 섹션입니다. 여기에서 Microsoft 365 권한과 Office 365 역할을 할당할 수 있습니다. 사용자를 전역 관리자, 데이터 관리자, 준수 관리자 등으로 추가할 수 있습니다. 단, Office 365 역할은 별도 페이지에서 관리하므로 해당 페이지로 직접 이동해야 합니다. 권한 설정에 어려움을 겪고 있다면 Microsoft 365의 다양한 관리자 역할을 다룬 가이드를 참고해 보시기 바랍니다.
카탈로그 활용법
카탈로그 섹션에서는 조직의 전반적인 준수 수준을 높이기 위해 적용할 수 있는 다양한 솔루션을 찾을 수 있습니다. 데이터 손실 방지, 정보 거버넌스, 정보 보호, 기록 관리 등의 주제가 대표적입니다. 또한 내부 위험을 식별·분석·해결하는 방법과 감사 대응, 데이터 조사 등에 관한 주제도 확인할 수 있습니다. 각 솔루션에는 단계별 가이드와 함께 시작 방법을 설명하는 동영상까지 제공되어 누구나 쉽게 따라 할 수 있습니다.
대시보드 사용자 지정 및 기타 팁
지금까지 준수 점수 확인의 기본 사항을 살펴봤지만, 그 외에도 활용할 수 있는 기능이 있습니다. 준수 대시보드의 화면 구성을 사용자 지정하고 싶다면 사이드바에서 탐색 사용자 지정(Customize navigation)을 클릭하세요. 앞서 설명한 다양한 항목을 원하는 대로 배치할 수 있으며, 변경 사항은 본인 계정에만 적용되고 다른 관리자에게는 영향을 주지 않습니다.
준수 점수 기능을 자유롭게 살펴보고, 사용 경험이 어떠한지 댓글로 알려주세요. Microsoft 365 관련 더 많은 사용법과 가이드가 필요하다면 Microsoft 365 허브도 함께 확인해 보시기 바랍니다.