회사 규모와 무관하게 Microsoft 365를 도입한 조직이라면 업무 과정에서 웹 버전 Outlook을 활용하게 됩니다. 특히 팬데믹 이후 많은 기업들이 대규모·소규모를 막론하고 직원들의 재택근무를 권장하면서, 하루 중 받은 편지함에 머무는 시간이 그 어느 때보다 길어졌습니다. 그래서 오늘은 Outlook.com을 최대한 활용할 수 있도록 돕는 실용적인 팁과 요령을 정리해 보았습니다.
받은 편지함 깔끔하게 정리하기
첫 번째로 소개할 방법은 받은 편지함을 체계적으로 정리하는 것입니다. 먼저 중요 편지함(Focused Inbox) 기능을 활성화하세요. 보통 기본적으로 켜져 있지만, 비활성화되어 있다면 화면 왼쪽 상단의 설정 톱니바퀴 아이콘을 클릭한 뒤 중요 편지함 토글 스위치를 켜면 됩니다. 이 기능을 사용하면 Outlook이 중요하다고 판단한 메시지를 자동으로 분류해 주며, 기타 섹션을 클릭하면 언제든 덜 중요한 메시지도 확인할 수 있습니다.
여기서 한 단계 더 나아가 필터 기능도 함께 활용해 보세요. 중요 편지함이 켜져 있어도 불필요한 메시지가 걸러지지 않을 수 있습니다. 받은 편지함 오른쪽 상단의 필터 버튼을 누르면 읽지 않음, 나에게 보냄, 플래그 지정, 멘션, 첨부 파일 여부 등 다양한 조건으로 메시지를 손쉽게 걸러낼 수 있습니다.
중요 편지함 제대로 '학습'시키기
중요 편지함이 제 역할을 못 하고 중요한 메시지가 기타로 분류된다면, 간단한 방법으로 바로잡을 수 있습니다. 두 번째 팁은 메시지를 양쪽 폴더 사이에서 옮겨가며 중요 편지함을 '학습'시키는 것입니다. 기타에 있는 메시지를 클릭한 뒤 화면 상단의 이동 버튼을 선택하고, 항상 중요 편지함으로 이동 옵션을 고르세요. 이렇게 설정하면 해당 발신자의 메시지는 앞으로 항상 중요 편지함으로 배달되어 눈에 잘 띄게 됩니다.
키보드 단축키로 작업 시간 아끼기
| 기능 | 단축키 |
|---|---|
| 새 메시지 | Ctrl + N |
| 회신 | Ctrl + R |
| 전체 회신 | Ctrl + Shift + R |
| 전달 | Ctrl + Shift + F |
| 이전/다음 메시지 | 위/아래 방향키 |
바쁜 하루 동안 Outlook.com을 사용할 때 마우스를 일일이 움직이는 대신 키보드 단축키를 활용해 보는 건 어떨까요? Word, Excel, PowerPoint처럼 웹 버전 Outlook에도 자주 쓰는 기능을 위한 단축키가 마련되어 있습니다. 위 표의 단축키를 익혀두면 소중한 시간을 절약하고 업무 생산성도 높일 수 있습니다. 전체 목록은 Microsoft 공식 지원 페이지에서 확인할 수 있습니다.
헤매고 있다면? 설정 검색으로 빠르게 찾기
Outlook.com이 처음이라면 원하는 기능을 찾기 어려울 때가 많습니다. 받은 편지함 관련 설정이나 메시지 읽기, 보내기 옵션 등을 어떻게 변경해야 할지 모르겠다면 Microsoft가 도와줍니다. 화면 오른쪽 상단의 설정 톱니바퀴 아이콘에서 자주 사용하는 설정을 바로 검색할 수 있습니다. 테마 변경, 공유, 전달, 표준 시간대 설정 등 다양한 항목을 지원하며, 화면 하단의 링크를 클릭하면 Outlook의 모든 설정을 한눈에 볼 수도 있습니다.
메일 서명 만들기 & 부재 중 자동 답변 설정하기
마지막으로 소개할 두 가지 기능은 실무에서 특히 유용합니다. 하나는 메일 서명 만들기이고, 다른 하나는 부재 중 자동 답변 설정입니다. 서명을 추가하면 이메일에 개성을 더할 수 있고, 부재 중 자동 답변은 근무 중이 아닐 때 들어오는 메시지에 자동으로 회신해 줍니다.
서명을 설정하려면 설정 메뉴로 이동한 뒤 모든 Outlook 설정 보기를 선택하세요. 이어서 메일 → 메일 작성 및 회신 순서로 클릭하면, 이메일에 자동으로 삽입될 서명을 만들 수 있습니다. 새로 작성하는 메시지에만 적용할지, 전달하거나 회신하는 메시지에도 포함할지 선택할 수도 있습니다.
부재 중 자동 답변을 설정하려면 다시 설정 메뉴에서 모든 Outlook 설정 보기를 클릭한 후, 메일 → 자동 회신으로 이동하세요. 자동 회신 체크박스를 켜고 회신 기간의 시작 날짜와 시간을 지정한 뒤, 부재 중 안내 문구를 입력하고 저장 버튼을 누르면 완료됩니다.
더 많은 가이드가 궁금하다면?
지난 1년간 저희는 Microsoft 365와 관련된 다양한 주제를 다뤄왔습니다. 미팅 관리 방법, Outlook과 Microsoft To Do 연동 활용법 등 유용한 콘텐츠가 준비되어 있으니 전용 뉴스 허브에서 확인해 보시길 권합니다. 또한 여러분이 Outlook을 어떻게 활용하고 있는지 댓글로 알려주셔도 좋습니다.