보고서(Report)는 데이터를 체계적으로 정리하여 요약하고 제시하는 도구로, 주로 인쇄용으로 사용됩니다. 보고서와 폼(Form)은 비슷해 보이지만 용도가 다릅니다. 폼은 화면에서 레코드를 자세히 확인하고 데이터를 입력·편집하는 데 사용되는 반면, 보고서는 정보를 조회하고 데이터를 요약·그룹화하는 데 활용되며 일반적으로 인쇄물 형태로 출력됩니다.
Access의 보고서 디자인 도구 종류
- 보고서(Report): 현재 열려 있는 쿼리(Query) 또는 테이블(Table)의 데이터로 기본 보고서를 빠르게 생성하며, 그룹 및 합계를 추가할 수 있습니다.
- 보고서 디자인(Report Design): 디자인 보기(Design View)에서 새 빈 보고서를 만듭니다. 사용자 지정 컨트롤 추가나 코드 작성 등 고급 디자인 작업이 가능합니다.
- 빈 보고서(Blank Report): 아무 내용 없는 새 보고서를 만들어 필드를 직접 삽입하고 원하는 대로 디자인할 수 있습니다.
- 보고서 마법사(Report Wizard): 단계별 안내에 따라 간단한 사용자 지정 보고서를 손쉽게 만들 수 있는 마법사를 실행합니다.
- 레이블(Labels): 레이블 마법사를 실행하여 표준 또는 사용자 지정 우편 레이블을 제작합니다.
Microsoft Access에서 보고서 만드는 5가지 방법
1. 보고서 도구로 만들기
만들기(Create) 탭으로 이동한 후 보고서 그룹에서 보고서 버튼을 클릭합니다. 그러면 몇 초 만에 보고서가 자동 생성됩니다. 폼과 달리 보고서는 직접 편집할 수는 없지만, 열 너비를 조절해 모양을 다듬을 수 있습니다. 열을 클릭하면 노란색 테두리가 나타나는데, 이때 열 가장자리를 드래그해 원하는 길이로 조정하면 됩니다.
필요 없는 행이나 열을 삭제하려면 해당 항목을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 뒤 삭제를 선택하세요. 보고서 수정은 레이아웃 보기(Layout View)에서 진행해야 합니다.
2. 보고서 디자인으로 만들기
보고서 그룹에서 보고서 디자인을 선택하면 디자인 보기 화면으로 전환됩니다. 디자인 보기는 페이지 머리글(Page Header), 세부 정보(Details), 페이지 바닥글(Page Footer) 등의 섹션으로 구성되어 있습니다.
빈 레이아웃에 데이터를 추가하려면 먼저 속성 시트(Property Sheet)를 엽니다. 상단 드롭다운 메뉴에서 보고서를 선택한 후 데이터(Data) 탭으로 이동하세요. 레코드 원본(Record Source) 드롭다운 메뉴에서 보고서에 사용할 쿼리 또는 테이블을 지정합니다.
그다음 기존 필드 추가(Add Existing Fields)를 클릭하고, 보고서에 넣고 싶은 필드를 선택해 세부 정보 섹션으로 끌어다 놓습니다.
인쇄 미리 보기(Print Preview)로 전환하면 실제 인쇄된 모습처럼 보고서를 확인할 수 있습니다. 미리 보기 화면 왼쪽 하단에는 탐색 단추(Navigation Buttons)가 있어 보고서 페이지 사이를 이동할 수 있습니다.
디자인 보기로 돌아가려면 창 오른쪽 상단의 인쇄 미리 보기 닫기 버튼을 클릭하면 됩니다.
3. 빈 보고서로 만들기
만들기 탭의 보고서 그룹에서 빈 보고서 도구를 선택합니다.
보고서 레이아웃 도구 창 오른쪽에서 기존 필드 추가를 클릭하면 필드 목록(Field List)이 나타납니다. 원하는 필드를 클릭해 빈 공간으로 끌어다 놓으세요. 이후 인쇄 미리 보기로 이동하면 보고서가 출력된 모습을 확인할 수 있습니다.
4. 보고서 마법사로 만들기
보고서 그룹에서 보고서 마법사를 선택하면 마법사 대화 상자가 열립니다.
대화 상자에서 보고서에 포함할 테이블과 필드를 선택합니다. (>, >>, <, <<) 버튼을 이용해 필드를 추가하거나 제거할 수 있으며, 완료되면 다음을 클릭합니다.
마법사가 "그룹화 수준(Grouping Levels)을 추가하시겠습니까?"라고 묻습니다. 필요한 그룹화 수준을 선택한 후 다음을 누르세요.
드롭다운 메뉴에서 보고서의 정렬 순서(Sort Order)를 지정하고, 옆의 버튼으로 오름차순(Ascending) 또는 내림차순(Descending)을 선택한 뒤 다음을 클릭합니다.
보고서 레이아웃 방식을 선택할 수 있습니다. 열(Columnar), 표(Tabular), 양쪽 맞춤(Justified) 중 하나를 고르고, 방향(Orientation)도 세로(Portrait) 또는 가로(Landscape)로 지정한 후 다음을 누릅니다.
마지막으로 보고서 제목을 입력하고, 보고서 미리 보기 또는 보고서 디자인 수정 중 원하는 옵션을 선택한 뒤 마침(Finish)을 클릭하면 완성됩니다.
5. 레이블 만들기
- 보고서 그룹에서 레이블을 클릭하면 대화 상자가 나타납니다.
- 원하는 크기를 선택합니다. 측정 단위(Unit of Measure), 레이블 유형(Label Type), 제조업체 필터를 지정한 후 다음을 클릭합니다.
- 글꼴 이름, 글꼴 크기, 글꼴 굵기, 글자 색을 설정하고 다음을 누릅니다.
- 우편 레이블에 표시할 필드를 선택합니다.
- 필드 정렬 순서를 지정한 후 다음을 클릭합니다.
- 제목을 입력하고 레이블 미리 보기 또는 레이블 디자인 수정 중 선택합니다.
- 마침을 클릭하면 레이블이 생성됩니다.
- 인쇄 미리 보기에서 완성된 레이블을 확인할 수 있습니다.
지금까지 Microsoft Access에서 보고서를 만드는 다섯 가지 방법을 살펴보았습니다. 상황에 맞는 도구를 활용하면 데이터를 더욱 효과적으로 정리하고 전달할 수 있습니다.
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