사무실 전체가 원격 근무에 적응하는 요즘, 업무를 효과적으로 할당하고 위임하는 방법을 찾기가 쉽지 않습니다. 매일 이루어지는 화이트보드 세션이나 팀 스탠드업 미팅을 완벽하게 대체할 수는 없지만, Microsoft Planner를 활용하면 모든 팀원이 진행 상황을 파악하도록 도울 수 있습니다.
Planner가 처음이라면 본격적으로 시작하기 전에 개요 가이드를 먼저 읽어보는 것이 좋습니다. Planner는 칸반(Kanban) 스타일의 작업 보드를 제공하며, 작업은 세로 목록 형태의 카드로 정렬되고 가로 방향의 '버킷(bucket)'으로 구성됩니다. 버킷은 카테고리나 완료 상태별로 작업을 그룹화하는 데 사용됩니다.
작업에 담당자 지정하기
작업은 Planner 사용자에게 '할당'할 수 있습니다. 보드에서 아무 작업이나 클릭한 다음 제목 아래의 '+ 할당(Assign)' 버튼을 클릭하세요.
나타나는 드롭다운 메뉴에서 해당 작업을 맡길 사용자를 선택합니다. 보드로 돌아가면 담당자가 작업 카드에 표시되어, 이제 누군가 그 문제를 처리하고 있다는 사실을 모든 팀원이 한눈에 확인할 수 있습니다.
Planner 알림 설정하기
업무 할당 기능을 최대한 활용하려면 Planner 알림을 활성화해야 합니다. 오른쪽 상단의 설정(톱니바퀴) 아이콘을 클릭한 후 첫 번째 항목('Planner') 아래의 '알림(Notifications)'을 선택하세요. (참고: 설정 창 아래쪽에도 별도의 '알림' 메뉴가 있는데, 헷갈리기 쉽지만 여기서는 모든 Planner 알림을 한 번에 켜거나 끌 수 있습니다.)
알림 팝업 대화상자에서 새 작업이 할당되었을 때 알림을 받는 방식을 선택할 수 있습니다. 활성화하면 작업의 담당자로 지정될 때마다 이메일, 푸시 알림, Microsoft Teams 경고를 받게 됩니다. 또한 작업 마감일이 다가오거나 기한이 지났을 때 이메일 알림을 받도록 설정할 수도 있습니다.
차트로 팀원별 업무량 확인하기
사용자에게 작업을 할당하면 어떤 업무가 진행 중인지 더 명확하게 파악할 수 있습니다. 팀원 개개인의 업무량도 점검할 수 있습니다. Planner 화면 상단의 '차트(Charts)' 탭을 클릭하면 각 사용자에게 할당된 작업 내역을 자세히 확인할 수 있습니다. 특정 팀원에게 미완료 작업이 많다면 하루 업무를 잘 마칠 수 있도록 먼저 도움의 손길을 내미는 것도 좋은 방법입니다.